Questa funzione permette di importare rapidamente su Clock PMS+ un elenco di prenotazioni in formato .CSV.
Per aprire la schermata, andate su "Altro" - "Impostazioni" - "Importa prenotazioni da file CSV". Lì potete anche scaricare un esempio di file .CSV (aperto da MS Excel, OpenOffice, ecc.).
Per importare con successo le prenotazioni, i relativi dettagli devono corrispondere esattamente ai nomi presenti nel sistema.
I nomi in questione sono: Tipologia di camera, Camera, Pasto, Tariffa, Azienda. Questi campi devono essere identici a quelli presenti nel sistema. Per esempio, se una tipologia di camera nel PMS è indicata come "DBL", la tipologia corrispondente nel file da importare deve essere anch'esso "DBL". I nomi sono case sensitive.
I valori consentiti per il campo "Status" sono: "expected", "checked_in".
Formato del campo "Rate": i dati presenti in questo campo si basano sul nome del piano tariffario, della tipologia di camera e sul nome della tariffa separati dallo slash (/).
Per esempio:
- Avete un piano tariffario chiamato BAR;
- Una tariffa per la tipologia DBL in questo piano tariffario;
- Il nome della tariffa è STD.
Il valore nel campo "Rate" sarà quindi BAR/DBL/STD.
Il campo "Country" utilizza la codifica a due lettere ISO 3166-1 alpha-2.
Se avete intenzione di importare prenotazioni che hanno un prezzo manuale, utilizzate i campi "Manual price" e "Manual currency" insieme.
Se viene usato solo uno di questi campi, apparirà un errore quando proverete ad importare il file:
- Se inserirete solo un prezzo, esso verrà applicato a ciascuna notte della prenotazione.
- Se desiderate applicare prezzi diversi a notte, siete pregati di inserire il prezzo di ogni notte come valore separato usando una virgola come separatore. Il numero dei prezzi deve corrispondere al numero delle notti della prenotazione. Per esempio: 100,105,100 (per una prenotazione di tre notti). Se il numero dei singoli prezzi non corrisponde con quello delle notti, apparirà un messaggio di errore nel momento in cui testerete o importerete il file.
Se i campi sono vuoti, non verranno verificati durante il test o l'importazione della prenotazione.
Se avete bisogno di importare prenotazioni in cui vi sono dei pagamenti, selezionate tutti i campi di pagamento - "Payment amount ", "Payment currency " e "Payment type".
Se uno o due di questi campi vengono lasciati vuoti, si verificherà un errore nel momento in cui proverete ad importare il file. Se tutti i campi vengono lasciati vuoti, non verranno verificati durante il test o l'import della prenotazione.
I valori consentiti per il campo "Payment type" sono: card, bank, debit, on-line, other.
I valori consentiti per i campi "Manual price" e "Payment currency" sono: qualsiasi valuta configurata sul vostro account Clock PMS+.
Se avete in mente di importare prenotazioni per le quali gli addebiti vanno trasferiti all'Azienda o all'Agenzia selezionata, potete inserire uno di questi valori nella colonna 'Rate Charges Transfer':
- to_agent = Trasferisce gli addebiti all'agenzia;
- to_company_or_event = Trasferisce gli addebiti all'azienda o all'evento;
- to_folio_billing_to_agent = Divisi per agenzia;
- to_folio_billing_to_company= Divisi per azienda;
Importante: Per utilizzare la funzione "Trasferisci", è necessario innanzitutto creare o importare il profilo dell'agenzia o dell'azienda e spuntare la casella "Accetta trasferimenti degli addebiti".
Nota: Prima di importare un file, eseguite un test per verificare che tutti i dati siano correttamente inseriti.