Фактуриране

Променена на: Fri, 18 ноем, 2022 at 3:43 PM

Print

Процесът по фактуриране преминава през няколко стъпки. От изключителна важност е да спазвате описаната последователност и да се придържате към разписаната процедура.

Подготовка за фактуриране

  • Заредете резервациите от конкретното пристигане в Разширеното търсене на резервации. Използвайте бутон “Колони” за да включите необходимите полета (референтен номер и дата, тарифа, пансион, трансферно фолио при напускане, брой възрастни и деца, възраст на децата). Разпечатайте списъка;
  • Преизчислете резервациите - така ще си гарантирате, че цената на всяка резервация отразява всички промени до момента. Маркирайте резервациите и изберете бутон Тарифа->Начисли тарифата отново;
  • Изпълнете отново функцията за трансфер ( Фолиа->Трансфер към фолио при напускане);

Проверка на резервациите и техните суми

  • Отворете фолиото за фактуриране през профила на Компанията;
  • Разпечатайте фолиото в изглед “По резервации”;

  • Съпоставете списъка с резервации, разпечатан в предходаната съпка и разпечатаката на фолито. Проверете дали всяка резервация от съответното пристигане е включена във фолиото и коректна ли е нейната сума.
  • Ако при проверка на фолиото не намерите някоя резервация от списъка или липсват част от нейните услуги, отворете резервацията и проверете:
    • Дали всички нейни данни са попълнени коректно (Компания, Раздели по Компания, Трансферно фолио при напускане). При нужда от промени, спазвайте стъпките описани в Промяна на резервация; 
    • Проверете съдържанието на нейните фолиа. Следвайте стъпките за трансфер, описани в Подготовка на предстоящите пристигания,  за да прехвърлите нощувките към фолиото за фактуриране. 
  • Ако сумата за някоя резервация е грешна:
    • Прегледайте резервацията дали коректно са въведени всички параметри, които рефлектират върху цената. Направете нужните корекции;
    • За коригираната резервация изпълнете функция “Начисли тарифата отново”;
    • Ако в резервацията се появи ново фолио с получател Компанията, изпълнете функцията за трансфер към фолиото за фактуриране. 

Отстъпка по договор (такса маркетинг)

Когато сте проверили всички резервации и сте сигурни, че това е окончателната сума за пристигането, може да добавите във фолиото отрицателно начисление за размера на маркетинговата такса, ако има такава. 

  • Ако таксата е процентна, използвайте бутон Функции→% Отстъпка (секция “Начисления” във фолиото ), за да я изчислите и начислите;
  • Ако таксата е твърда сума, просто добавете ново отрицателно начисление за съответния размер (препоръчваме да имате предварително подготвен шаблон за това начисление. Как се настройват шаблоните вижте в статия “Шаблони за Начисления - Създаване и Редакция”).

Приспадане на аванс

Последната стъпка е да приспаднете предплатения аванс, ако има такъв. Използвайте бутон “Приспадане на аванс” (секция “Начисления” във фолиото). При приспадане на авансите се придържайте към модела "Приспадане на начисленията". Повече информация за обработката на авансите може да намерите в Депозити и депозитни модели.  

Печат на проформа и приключване на фолиото

След като сте приключили с проверка на сумите по ваучерите, отразили сте маркетинговата такса и аванса, ако има такива, може да предоставите документ на ТО.

  • Проформа - разпечатайте отвореното фолио във формат “По резервации” и го изпратете на ТО. По този начин ще минимизирате вероятността да се издават множество корекционни документи за конкретното пристигане. Ако искате да запазите копие на изпратената проформа, може да експортирате разпечатката в PDF формат.
  • Фактура - преди да приключите фолиото се уверете, че крайната сума съвпада със сумата на проформата, ако сте изпратили такава на ТО. Ако има някакво разминаване, повторете отново всички стъпки от Проверка на резервациите и техните суми. Ако сте сигурни в крайната сума, приключете фолиото и издайте окончателната фактура. Най-удобният изглед за ТО е “По резервации”. За нуждите на вашия счетоводен отдел, може да изберете някой от останалите изгледи (повече информация за различните изгледи на фолиата ще намерите в статия “Разпечатки на фолиа и опции за групиране на шаблони за начисление” ).

Did you find it helpful? Yes No

Send feedback
Съжаляваме, че не успяхме да бъдем полезни. Помогнете ни да подобрим тази статия с вашите отзиви.

На тази страница