След като вече знаете как се отразяват начисления и плащания във фолио, сега ще разгледаме как се издава окончателният документ. Документ може да издадете като приключите фолиото. Ето как да направите това:
Документ на гост
Както вече знаете фолио на резервация, най лесно ще намерите като отворите резервацията за преглед. Намерете фолиото в секция “Тарифи и фолиа”. Ако НЕ се налагат корекции по съществуващите начисления или данните за неговия получател, може да приключите фолиото директно от тук:
- Чрез бутон ”Плащане” (1) може да добавете плащане, ако фолиото е небалансирано;
- Приключете фолиото с бутон “Затвори”(3). Системата ще ви предложи да изберете измежду възможните видове документи, които са настроени;
- Изберете вида на документа и сте готови;
ИЛИ
- Отворете (2) фолиото за преглед;
- В секция “Получател” (4) може да промени данните на получателя на фолиото. С бутон “Редактиране” (6) може да коригирате данните на текущия, а с бутон “Промени” (7) да изберете нов;
- В секция “Плащане”, добавете плащане ако е нужно;
- Ако са нужни корекции по начисленията, направете ги преди да приключите фолиото;
- Когато сте готови приключете фолиото през бутон Издай->Затвори (8);
- Системата ще ви предложи да изберете измежду възможните видове документи, които са настроени. Изберете съответния вид за да приключите фолиото;
- Ще видите формат на документа за отпечатване. Може да го разпечатате с бутон “Печат” или да го изпратите на клиента по имейл през бутон “Изпрати”;
Забележка: В приключени фолиа не могат да бъдат правени промени по начисленията. Не е възможна и смяна на Получателя, позволена е само редакция на данните на съществуващия. Единствено е разрешено добавяне на плащания.
Документ на Фирма
Ако фолио е създадено към профил на Компания, тя автоматично е избрана като негов получател. Ако обаче фолиото е на резервация, за да издадете документ на фирма е нужно преди да приключите фолиото, да смените неговия получател. Ето как да направите това:
- Отворете фолиото за преглед;
- За да изберете нов получател кликнете върху бутон “Получател” (5) или “Промени” (7) в секция “Получател” ;
- Изберете Компания (9). Ако в резервацията има избрана Компания, тя ще ви се предложи за избор. В противен случай:
- Използвайте търсачката за да проверите дали в базата данни търсената компания е налична. Най-бързо ще направите това чрез идентификационния ѝ номер;
ИЛИ
За да добавите нова компания използвайте бутон “Нов/а” (10).
- Потвърдете избора на компанията с бутон "Маркирай" (11);
- Следвайте познатите стъпки за да добавите плащане във фолиото.
- Приключете фолиото през бутон Издай->Затвори (8);
Документ на Външен клиент
Вече споменахме, че фолиата на Външни клиенти са предвидени за случаите, когато трябва да начислите услуги и издадете документ на лице, което не е гост на хотела. За да добавите фолио:
- От менюто за навигация изберете Други Функционалности->Външни клиенти;
- Използвайте бутон "Добави фолио" за да създадете ново фолио;
- Отразете начисленията и плащанията във фолиото по познатия ви начин;
- Преди да издадете документа, ако се налага може да промените получателя, по начина описан по-горе;
- Приключете фолиото по описания по-горе начин.