В тази статия щв ви покажем няколко примера на чести автоматични настройки на Guest Mailer, които може да приложите към вашия акаунт или да използвате, за да разберете по-добре как могат да се използват режимите и филтрите.
Важно: Всички примери по-долу са на често конфигурирани имейли за автоматично изпращане. Не показваме съдържанието на съобщението, а по-скоро как Мейлъра трябва да бъде настроен и какво ще е бъде поведението му. Също така това са относително прости примери. Винаги може да създадете по-сложни мейлъри чрез употребата на по-сложни филтри за автоматично изпращане или да създадете няколко имейла от същия тип, които ще съдържат различно съдържание, например един имейл при анулиране, който да се изпраща на резервации, при които не се възстановява заплатената сума, друг (с различно съдържание) да се изпраща на резервациите с гъвкави гаранционни политики, в който случай трябва да създадете 2 различни мейлъра.
Имейл преди пристигане
Имейлите преди пристигане могат да бъдат много полезни във вашите операции, тъй като предоставят много информация на гостите, която в противен случай би била предоставена по телефона или чрез други средства, натоварване на служителите, което може да бъде спестено. От предоставянето на инструкции "как да стигнете до тук", часове за настаняване до вътрешни правила и други. Цялата тази информация може да бъде предоставена автоматично на гостите чрез имейл, вместо гостите да са в неведение и да трябва да се обаждат на вашия хотел за информация.
Настроили сме:
- Имейлът да може да бъде изпратен 72 часа Преди пристигане;
- Да бъде изпратен само на гарантирани резервации, т.е. резервации, които са покрили условията за гарантиране (предоставени данни на кредитна карта или направено предплащане).
Имейл при анулиране
Имейлите при анулиране са също толкова важни, особено в случаите, когато налагате такса при анулиране или няма да възстановите направените плащания. С Guest Mailer може да създадете различни имейли при анулиране, които да бъдат изпратени автоматично след като резервацията бъде отбелязана като анулирана/непристигнала.
Настроили сме:
- Имейлът да бъде изпращан 1 час След анулиране;
- Конкретно този ще бъде изпратен само на резервации с гаранционна политика, при която не се възстановява заплатената сума.
Причината да използваме този филтър е поради различните политики при анулиране, които се прилагат. Този имейл ще съдържа текст/съдържание, свързано с тази конкретна политика при анулиране/гарантиране. Може да създадем други имейли при анулиране с различно съдържание за други политики при анулиране/гарантиране.
Имейл за обратна връзка
Обратната връзка е важна за всеки бизнес. Може да настроите имейл, който да бъде изпращан известно време след заминаване, молещ гостите да споделят обратна връзка за престоя им при вас или с линк към вашата страница в TripAdvisor или други сайтове, насърчаващи ги да добавят своето ревю или оценка там.
Ето пример за настройка на имейл за обратна връзка:
Настроили сме:
- Имейлът да се изпраща автоматично 72 часа след заминаване;
- Имейлът ще бъде изпратен на всички резервации, освен на тези от ОТА. Пропуснали сме ОТА резервациите при изпращането на имейла, защото в повечето случаи самата ОТА също ще изпрати имейл за обратна връзка на госта и не желаем да се чувства, че получава спам за едно и също нещо.
Разбира се, това е напълно по ваш избор и може да оставите филтъра за ОТА резервации празен и да изпращате имейл на всички резервации.
Напомняне за Онлайн настаняване
Дали сте обект на самообслужване или не, да предоставяте възможност на гостите за онлайн настаняване преди тяхното пристигане определено ще намали натоварването, времето за чакане и опашките пред рецепция. Целта на този имейл е да се изпрати на резервации, които още не са се настанили онлайн, насърчавайки да го направят или дори, в зависимост от вашия бизнес, информирайки ги, че е задължително със съответните напътствия, за да се избегнат проблеми при пристигане.
Настроили сме:
- Имейлът да бъде изпратен автоматично 48 часа преди пристигане. Обърнете внимание, че използваме "Преди пристигане", вместо "До пристигане". По този начин гостите, които са резервирали 48 часа преди своето пристигане, няма да го получат. Правим го с цел гостите поне да получат съобщение за потвърждение, което ги насърчава да се настанят онлайн.
- Имейлът ще бъде изпратен на резервации, които не са преминали през процедурата за онлайн настаняване.
Писмо за добре дошли
Писмата за добре дошли привнасят допълнителен елемент към комуникацията с госта. Напомнянето на гостите, че те могат да използват портала MyBooking през целия си престой за допълнителни услуги по резервацията, заявки към хотелското домакинство и т.н. може значително да подобри операциите и да автоматизира процесите. Освен това, с използването на писма за добре дошли, можете допълнително да информирате гостите си за работното време на вашите заведения и басейни, вътрешни правила и други.
Настроили сме: писмото за добре дошли да бъде изпратено незабавно след пристигане.
Имейл преди заминаване
Имейлите преди заминаване могат да бъдат полезен елемент, който да напомня на гостите относно часовете за напускане, употребата на портала MyBooking за плащане на сметката им и дори самостоятелно напускане. Насърчаването на гостите да използват портала MyBooking за уреждане на плащането на сметката им значително ще ускори процеса и дори в още по-голяма степен, ако позволите самостоятелното напускане.
Настроили сме: имейлът да бъде изпратен 18 часа преди заминаване. Тук Guest Mailer използва 12 часа на обяд на деня на заминаване като отправна точка. Това означава, че имейлът ще бъде изпратен около 18:00 часа на предния ден.
Напомняне за забавено плащане на депозит
Целта на този тип имейл е да служи като напомняне, че изискваната гаранция (например плащане на депозит или предоставяне на данни на кредитна карта) за резервацията още не е предоставена и крайният срок за уреждането на въпроса е изтекъл. Моля, обърнете внимание, че в повечето случаи резервациите ще бъдат гарантирани - тези направени през BookDirect (освен ако не предлагате опция за банков превод) и тези през OTA ще бъдат автоматично гарантирани. Ръчно създадените резервации, обаче, не се гарантират автоматично - те трябва да бъдат маркирани като такива от потребител или гарантирани посредством портала MyBooking от госта.
Ето примерен случай:
- Гост се обажда на телефона, за да резервира стая;
- Изисквате данни на кредитна карта и 50% предплащане;
- Гостът не се чувства комфортно да предостави данните за кредитната си карта по телефона;
- Създавате резервация и информирате госта, че има, например 3 дни, за да предостави сигурно данните за кредитната си карта през портала MyBooking и да извърши плащането;
- 4 дни са изминали, а гостът не е последвал вашите указания, в който случай резервацията ще бъде отбелязана с изтекла гаранция.
Този имейл ще бъде автоматично изпратен на подобни резервации малко преди пристигане, за да напомни относно гаранцията и дори да ги предупреди, че може да анулирате резервацията, ако не предприемат нужните действия.
Настроили сме:
- Имейлът да бъде изпратен автоматично 72 часа преди пристигане.
- Имейлът да бъде изпратен до резервациите, които са направени на базата на "Гъвкава" гаранционна политика и имат статус "С изтекъл срок за потвърждаване" към този момент.
ОТА съобщение за потвърждение
Изпращането на съобщения за потвърждение на ОТА резервации е деликатна тема поради (но не само) 2 основни причини:
- Самата OTA ще е изпратила съобщение за потвърждение на тези гости.
- Когато гостите плащат на ОТА, честа практика е ОТА-та да изпрати на PMS-а цените за тези резервации минус тяхната комисиона. Ако гостите получат обичайното съобщение за потвърждение от Clock PMS+, тогава е много вероятно цените в този имейл да не са тези, които гостите реално са платили на ОТА-та, водещо до объркване.
По подразбиране Clock PMS+ няма да изпрати имейл за потвърждение, когато ОТА резервация е импортирана поради горните причини.
Ако обаче желаете да изпратите някакво съобщение на гостите в потвърждение на резервацията, можете да го направите с Гест Мейлъра. Препоръчваме, обаче, да не включвате информация относно цените/тарифата в подобен имейл, за да избегнете объркването, ако гостът вече е платил на ОТА-та.
Настроили сме:
- Имейлът да бъде изпратен 1 час След създаване на резервация.
- Избрали сме "Да" във филтъра "ОТА резервация", така че само OTA резервациите (импортирани през Каналния мениджър) ще получат това съобщение.
Имейл "Престой по време на празниците"
Много неща се случват през празниците - мероприятия се провеждат в хотела и в близост до него; заведенията са променили работното си време, има специални оферти за закупуване. Всичко това трябва да стигне до гостите по един или друг начин. С Guest Mailer можете да зададете имейл, който да бъде изпратен на гостите, които отсядат в хотела в даден период. С нашия пример желаем да изпратим имейл на гостите, които отсядат в хотела през Коледните празници.
Настроили сме:
- Имейлът да бъде изпратен 24 часа До пристигане. Обърнете внимание, че използваме филтъра "До пристигане", така дори резервациите в последната минута да го получат;
- Имейлът да бъде изпратен само на резервациите, които ще бъдат в хотела между 24 - 27 декември.