Операции с Аванси

Като аванси се третират всички начисления в авансови фолиа. Авансовото фолио може да бъде създадено по три начина - чрез приключване на депозитно фолио, създаване на аванс на база конкретни услуги и създаване на аванс на база налично плащане. Наличните аванси се консумират в стандартните фолиа, чрез специално начисление с отрицателна стойност, като по този начин намаляват дължимата сума за конкретните услуги.

Регистриране на аванс

Чрез депозитно фолио

Използвайте този метод, когато авансът е предназначен за голям брой услуги и ще се консумира поетапно в различни фолиа. За да създадете аванс е нужно да имате отворено депозитно фолио:

• Намерете и отворете обекта, за който искате да регистрирате аванс (резервация, компания или мероприятие);
• Създайте депозитно фолио:
  • За Резервация и Мероприятие от секция “Тарифи и Фолиа” изберете бутон “Добави депозитно фолио”;
  • За Компания в секция Фолиа->Депозити изберете бутон “Добави депозитно фолио”.
• Ако клиентът вече е платил сумата на аванса, отразете плащане в депозитното фолио. Плащането не е задължително, може да пропуснете тази стъпка и директно да издадете документ за аванс, който да изпратите на клиента, за да бъде платен. Неплатените авансови документи се следят в справка “Отложени плащания”;
• Изберете бутон “Издаване на аванс”;
• Начислете съответния брой авансови услуги като укажете точната им сума и данъчна група. За да оптимизирате начисляването, предварително подгответе съответните шаблони, които трябва да бъдат към приходна група "Предварително фактуриран депозит”;
• След като отразите услугите, преминете напред с бутон ”Продължи”
• Изберете вида на документа, който желаете да издадете и приключете фолиото.

На база конкретни услуги

Може да приложите този метод в случаите, когато авансът ще се консумира наведнъж за услугите, за които е предназначен. За да регистрирате аванс на база конкретни услуги е нужно да имате стандартно фолио и съответните услуги да са начислени в него. Сумата на аванса се калкулира като процент от избраните услуги. Следвайте стъпките:

• Отворете фолиото с услугите, за които ще регистрирате аванс;
• В ред “Начисления” изберете бутон “Детайли”;
• Отбележете с отметки услугите, за които ще регистрирате аванс. Ако авансът е за всички услуги от фолио продължете към следващата стъпка;
• От бутон “Функции” изберете “Създай аванс” или от група “Избраните начисления”, или от група “Всички начисления” (според вида на аванса);
• Изберете опция "Процент" и въведете процента за изчисление на аванса;
• Изберете шаблон, който да се използва за начисленията, които ще се породят от регистрирането на аванса. Допълнителният текст е опционален и ви дава възможност да въведете текст, който ще се използва в печатния изглед. Изберете вида на документа и потвърдете издаването му.
• Системата създава ново Авансово фолио, в него автоматично се копират избраните начисления с нова сума (спрямо избрания процент) и с приходна група “Предварително фактуриран депозит”. Текстовете и детайлността на оригиналните начисления се запазва. При този метод, избраният шаблон не се прилага за начисленията в авансовото фолио, а за консумацията във фолиото с услугите (вижте по-долу). 
• След като авансът е регистриран, системата ще ви върне в основното фолио. В горната част на екрана се появява връзка, чрез която може да отворите авансовото фолио и ако сумата вече е платена да отразите плащането.

На база налично плащане

Използвайте този метод, когато стойността на авансовата фактура трябва да отговаря на конкретно платена сума, ясно е точно за кои услуги е предназначена и се очаква да се консумира наведнъж. За да издадете авансовата фактура, първо отворете фолиото с услугите, за които е предназначено плащането. Следвайте стъпките:

• Регистрирайте платената сума във фолиото с услугите;
• Влезте в екрана с детайли за начисленията;
• Изберете услугите, за които е предназначено плащането, например само нощувките (ако плащането е за всички услуги от фолиото, пропуснете тази стъпка)
• От бутон "Функции" изберете "Създай Аванс" (изберете опцията в зависимост от това дали плащането е за всички или конкретни услуги от фолиото);
• Изберете опцията "Съществуващо Плащане";
• Изберете платената сума и преминете напред с "Продължи";
• Изберете шаблона, от който да се изтегли текста за начисленията в авансовото фолио, имате опция да добавите и допълнителен текст, който се използва в печатния изглед;
• Изберете вида на документа и потвърдете издаването на авансовата фактура.
• Системата създава ново Авансово фолио, в него автоматично се отразяват необходимите начисления. Броят на начисленията в авансовото фолио зависи от данъчните групи на услугите, за които е предназначен авансът (по едно начисление за всяка данъчна група). Сумата за всяка данъчна група е автоматично изчислена чрез прилагане на пропорция, изчислена по специален алгоритъм. Всички начисления са от приходна група “Предварително фактуриран депозит”, а техните текстовете са изтеглени от избрания шаблон.
• Плащането от фолиото с услугите се премества в авансовото фолио, като се запазват всички негови детайли. Авансовото фолио е балансирано.

На екран ще получите потвърждение за издаването на документа, може да последвате връзката към него, за да го отворите. 

Консумация на аванс

Приспадането на авансово платените суми се инициира от фолиото с услугите, следвайте стъпките:

• Отворете стандартното фолио и в ред “Начисления” изберете бутон “Детайли”;
• Изберете бутон Функции->Приспадни аванс;
• Ще се зареди екран за избор на авансово фолио, първо изберете платеца на фолиото:
  • Предложения:
  • За резервационно фолио тук ще се заредят текущата резервация и всички останали резервации, които имат същия референтен номер, заедно с профилите на Компанията и Агента,избрани в резервацията ( ако има такива);
  • За фолио на Компания и Мероприятие ще се предложат съответно Компанията и Мероприятието;
  • Търсене - имате възможност да потърсите авансово фолио от друга Компания, Мероприятие или несвързана резервация. 

• След като сте избрали платеца, системата ще намери наличните авансови фолиа и ще ги предложи за избор в поле “Фолио”. Изберете авансовото фолио и преминете напред с бутон “Продължи”.
• На следващия екран ще се покажат наличните аванси във фолиото, разделени по данъчни групи. Изберете съответната данъчна група, ако е нужно коригирайте каква част от сумата желаете да използвате.
• Изберете шаблона, чрез който да се приложат начисленията отразяващи консумацията на аванса във фолиото с услугите. Допълнителният текст е опционален и се използва в печатния изглед на фолиото;
• Потвърдете с бутон “Приспадни”.

Приспадната сума ще се начисли във фолиото с услугите със съответния текст (изтеглен от избрания шаблон) като начисление с отрицателна стойност. В стандартното фолио имате ясна информация от кое фолио е изконсумиран авансът, както и бърза връзка за достъп.

Аванси базирани на конкретни услуги и налично плащане

Консумацията на тези аванси се отразява отново с начисление с отрицателна стойност. С цел да автоматизираме процеса по обработката им, още при тяхното регистриране, системата автоматично създава Консумация във фолиото, за чиито услуги са предназначени. По този начин елиминираме възможността да бъде пропусната консумацията на аванса и опростяваме процеса по приключване на фолиото за услугите. 

Начисленията за консумация са сумарни по данъчни групи, техните текстове са изтеглени от шаблона, който е избран при регистриране на аванса. 

Анулиране на консумация

Независимо по какъв начин е създаден и изконсумиран аванс, докато фолиото, в което е използван е отворено, във всеки един момент можете да анулирате консумацията. За целта:

• Отворете фолиото с услугите и влезте в детайли за начисленията;
• Намерете услугите, с които е изконсумиран конкретния аванс (начисленията с отрицателна стойност с приходна група “Предварително фактуриран депозит”) и ги изберете;
• Изберете бутон Функции->Анулирай.

Операцията ще премахне консумацията и ще възстанови сумата налична в авансовото фолио.

Връщане на аванс

Информация за състоянието на аванса ще намерите в авансовото фолио, от тук може да проследите всички консумации и ако се налага да възстановите сумата на клиента.

• Отворете авансовото фолио;
• В ред “Оставащ аванс” виждате информация за неизползваната сума. Добавете негативно плащане за размера на сума, която трябва да бъде възстановена;
• Изберете бутон “Върни аванс”;
• В следващия екран ще видите остатъците от аванса по данъчни групи. За всяка от данъчните групи попълнете сумата, която трябва да бъде възстановена на клиента.
• Изберете шаблона, който ще се използва за начисленията в кредитния документ и потвърдете с бутон “Върни аванс”.

Системата ще създаде корекционно фолио към авансовото фолио, ще начисли в него услуги за указаната сума и ще издаде съответния кредитен документ.