Guest Mailer - Режими и филтри за автоматични съобщения

С Гест мейлъра можете автоматично или ръчно да изпращате различни имейл шаблони на вашите гости за различни цели. От насърчаване на гостите през Онлайн настаняване и предлагане на допълнителни услуги до изпращане обща информация или напомняне относно престоя. Цялостното настройване на автоматичната  система за имейли ще спести време на вашите гости и ще намали натоварването на рецепция, като същевременно ще гарантира, че гостите имат цялата информация, от която се нуждаят.

Тази статия обяснява различните режими "Автоматично изпращане", заедно с всички филтри, като и двете са приложими за автоматичните имейли.

Режими

Може да създавате и настройвате нов имейл шаблон, следвайки стъпките по-долу:

• Отидете на меню Настройки -> Всички настройки -> Връзка с клиенти->Guest Mailer.
• Добавете нов шаблон чрез бутона "+".

• Име (1) - Въведете име за имейла, за да посочите неговата цел. Това име е видимо само вътрешно в системата и не може да бъде променено след създаването на мейлъра.
• Редактор (2) - изберете типа на редактор, който ще използвате, за да създадете вашия шаблон. Препоръчваме винаги да избирате "Visual builder".
• Автоматично изпращане (3) - изберете дали имейлът следва да бъде изпратен автоматично или не.

• Изпрати (4) - изберете събитието, преди или след което да бъде изпратен имейлът:
  • След създаване на резервация - броя часове след създаването на резервацията, след които следва да се изпрати имейл. Тези имейли се изпращат само на очаквани резервации. 

    Забележка: Ако сте задали период от 120 часа (5 дни), имейлите ще бъдат изпратени на петия ден след създаването на съответните резервации, при условие че  все още са очаквани.

  • Преди пристигане - броя на часове преди 12:00 часа на обяд на датата на пристигане. Тези имейли се изпращат само за очаквани резервации. 

    Забележка: Ако зададете период от 120 часа (5 дни), резервациите, създадени в рамките на 5 дни от пристигането, няма да получат имейл, тъй като моментът за изпращане на имейли е пропуснат. Също така ви препоръчваме да не въвеждате много кратки периоди, ако имате ранно пристигане, тоест ако имате настаняване от 8:00 часа, не следва да въвеждате стойност по-малка от 4 часа (12:00 часа минус 4 часа прави 8:00 часа). В противен случай резервациите с ранно настаняване няма да получат имейл, тъй като гостите ще са се настанили преди изпращането на имейла.

  • До пристигне - броят на часове до пристигане. За разлика от "Преди пристигане", ако зададете "До пристигане" на 120 часа (5 дни), тогава всички резервации, дори тези в последната минута, ще получат имейл. Изпращането ще започне 120 часа преди пристигане и дори на резервациите в последната минута ще бъде изпратен имейл при тяхното създаване.
  • След пристигане - броят на часове след пристигане (попълни 0, ако желаете незабавното изпращане на имейл след пристигане или въведете 24, 48, и т.н. По този начин имейлите ще бъдат изпратени след 1, 2 или повече дни след пристигане. Имейлите ще бъдат изпратени само на настанените резервации.
  • Преди заминаване- броят часове преди заминаване. Както с всички останали шаблони, часовете се броят назад от 12:00 часа на обяд (на датата на заминаване). 

    Забележка: Ако желаете имейлите преди заминаване да бъдат изпратени в 17:00 часа на деня преди заминаване, трябва да въведете полето "Времеви период (часове)" : 19, т.е. 19 часа преди 12:00 часа на обяд на датата на заминаване. Имейлите само се изпращат за резервации със статус "Настанени".

  • След заминаване - броят часове след заминаване (попълни 0, ако желаете изпращане на имейли незабавно след заминаване или въведете 24, 48 и т.н. По този начин имейлите ще бъдат изпратени след 1, 2 или повече дни след заминаването); Имейли ще бъдат изпратени само за изпратените резервации.
  • След анулиране - настройте автоматичните имейли за анулирани/непристигнали резервации да бъдат изпращани, след като резервацията е маркирана като такава.
• Период (часове) (5) - попълнете броя часове от момента избран по-горе, след/преди който следва да се изпрати имейл.

Филтри

• Гаранционен статус (6) - При използването на този филтър, имейли ще бъдат изпращани само за резервации с определен гаранционен статус. Налично само за очаквани резервации.
• Гаранционна политика (7) - Имейлът ще бъде изпратен само за резервации с избраните гаранционни политики.
• Резервация за стая (8) - Ако зададете ДА, имейлът ще бъде изпратен за резервации с елемент стая (стая или тип стая). Ако зададете на НЕ, ще бъде изпратен само за резервации без елемент стая.
• OTA резервация (9) - OTA резервациите са получените чрез автоматичния импорт от каналния мениджър. Ако по някаква причина сте въвели ръчно ОТА резервация, можете да изпратите съответните й имейли ръчно.
• Кредитна карта (10) - Имейлът ще бъде изпратен на резервации, които имат следният тип кредитна карта (полето "Произход" от данните на кредитната карта).

  Забележка: Терминът ОТА се използва за виртуални кредитни карти, изпратени от ОТА-та.

  Възможните опции са:

  • Без карти. Имейлът ще бъде изпратен само, ако резервациите нямат съхранена кредитна карта

  • Само гост. Имейлът ще бъде изпратен само, ако всички кредитни карти в резервацията са маркирани като "Гост".
  • Само ОТА. Имейлът ще бъде изпратен само, ако всички кредитни карти в резервацията са маркирани като "ОТА".
  • Гост и ОТА. Имейлът ще бъде изпратен, независимо от типовете 

• В хотела от (11) /В хотела до (12) - използвайте тези филтри отделно или в комбинация, за да филтрирате резервациите, за които следва да се изпратят имейли в зависимост датите на пристигане/заминаване на гостите.
• Мин. престой (13) / Макс престой (14) - Създайте различни имейл шаблони, които да бъдат изпращани на вашите гости с по-дълъг или по-кратък период на престой, като се използват филтрите Мин. престой и Макс. престой: И двата филтъра работят на база "включително", т.е. ако зададете Мин. престой = 3 и Макс. престой . 6, имейли ще бъдат изпратени за резервациите: 3, 4, 5 и 6 нощувки. Може също така да използвате филтрите отделно, т.е. само Мин. престой и Макс. престой.
• Съгласие за получаване на маркетингови имейли (15) - Имейлът ще бъде изпратен на базата на предпочитанията на госта относно приемането на маркетингови имейли.
• Потвърдени (16) - Ако зададете "ДА", съобщението ще бъде изпратено само за потвърдените резервации. Ако зададете "НЕ", ще бъде изпратено само за непотвърдените резервации. 

• Предварително регистрирани (17) - Ако зададете "ДА", имейлът ще бъде изпратен само за резервациите, които са преминали през процедурата за онлайн настаняване. Ако зададете "НЕ", имейлът ще бъде изпратен само за резервации, които не са преминали през тази процедура.
• Компании - включени  (18) / Компании - изключени (19) - изберете за кои компании конкретният шаблон да бъде или да не бъде изпращан.
  • Включени компании. В този случай шаблонът ще бъде изпратен само на резервациите на компаниите от този списък.
  • Изключени компании. В този случай шаблонът ще бъде изпратен за всички резервации, с изключение на принадлежащите на компаниите в списъка.

Накрая натиснете бутон "Запази", за да приключите създаването и настройката на необходимия имейл шаблон с подходящо име.