Dans cet article, nous allons expliquer ce qu'il faut faire lorsque vous avez besoin de transférer une facture d'un POS (restaurant, bar, etc.) vers un folio dans Clock PMS+.
Configuration et conditions
Paramètres
Avant d'utiliser la fonction, il faut tout d'abord activer les transferts dans Clock PMS+ :
- Connectez-vous au compte Clock PMS+ vers lequel vous souhaitez transférer les charges et allez dans le menu Paramètres -> Tous les paramètres -> Autoriser les transferts de charges, puis sélectionnez le compte Clock POS et enregistrez.
- Si vous souhaitez pouvoir effectuer une recherche par nom de client lors du transfert de factures, sélectionnez l'option 'Autoriser le transfert par nom de client' en bas de la page et enregistrez. Sinon, vous ne pourrez effectuer une recherche que par numéro de chambre.
Exigences
En cas de transfert vers une réservation, celle-ci :
- doit être 'enregistrée' ;
- Doit avoir une période de séjour incluant la date calendaire actuelle ;
- Doit avoir l'option 'Transfert de charge' activée (elle est activée par défaut). Vous pouvez modifier cette option en éditant la réservation ;
En cas de transfert vers un profil d'entreprise, le profil :
- doit avoir l'option 'Accepter les transferts de charges' activée (elle n'est pas activée par défaut). Vous pouvez modifier cette option en éditant le profil de l'entreprise.
L'utilisateur qui transfère la facture doit :
- Avoir accès au compte Clock POS (il n'est pas nécessaire d'avoir accès au compte Clock PMS+).
- Avoir le droit d'utilisateur 'Transfert de compte croisé' accordé.
Utilisation
Transfert vers un folio de réservation
Ouvrez la facture souhaitée dans Clock POS et cliquez sur le bouton 'Commander / Régler' en haut de la page, puis :
- Cliquez sur le bouton 'Sélectionner une chambre' pour indiquer, si la facture doit être transférée vers une chambre.
- Dans le cas où ce compte POS est connecté à plusieurs comptes PMS+, il vous sera demandé de sélectionner le compte PMS+ vers lequel vous souhaitez effectuer le transfert.
- Pour effectuer un transfert vers la facture d'une chambre, recherchez-la (1) et sélectionnez-la dans le menu déroulant. Vous pouvez également rechercher un client par son nom, son e-mail ou son téléphone (2), si l'option " Autoriser le transfert par le nom du client " mentionnée ci-dessus est activée.
- Après avoir localisé la réservation, sélectionnez-la et à ce stade, vous aurez 2 options :
- ● Transférer maintenant (1) - cette option permet d'effectuer le transfert immédiatement. Ceci enregistrera les éléments dans la facture de la chambre Clock PMS+, tout en clôturant la facture dans le POS avec un type de paiement du système - Transfert de compte croisé.
- ● Enregistrer la chambre (2)- si vous sélectionnez cette option, la facture est connectée à la chambre mais n'est toujours pas transférée. Par conséquent, la facture est toujours active dans Clock POS et vous pouvez y ajouter d'autres charges ou l'annuler.
- Si la mauvaise chambre a été sélectionnée, vous pouvez la désélectionner en cliquant sur le bouton bleu clair affichant le nom du client, puis sur 'Détacher'.
- En utilisant le même bouton bleu clair affichant le nom du client, vous pouvez terminer le transfert.
Transfert vers un folio d'entreprise
Le transfert vers un folio d'entreprise suit les mêmes étapes :
- cliquez sur le bouton 'Sélectionner une société' sur la facture.
- repérez le profil de l'entreprise
- sélectionnez l'un des folios ouverts existants dans le profil ou créez-en un nouveau
- le profil sera sauvegardé et vous devrez cliquer sur le bouton bleu dans la facture pour terminer le transfert (comme avec l'option " Enregistrer la chambre " expliquée ci-dessus).
Conseil : Au cas où vous utiliseriez des appareils à écran tactile dans votre établissement, nous vous recommandons vivement de recueillir la signature du client par le biais de l'appareil avant de procéder au transfert. La signature sera imprimée sur le reçu lors de la fermeture de la facture. Si vous n'utilisez pas de tels dispositifs ou si vous ne recueillez tout simplement pas la signature numériquement, une ligne de signature sera prévue sur le reçu pour que le client puisse la signer.
Résultats du transfert
Dans Clock POS
- un paiement du système égal au total de l'addition sera enregistré avec un mode de paiement - Transfert de compte croisé.
- la facture sera clôturée
Dans Clock PMS+
- les articles de la facture POS seront enregistrés dans le folio PMS+ avec toutes les informations - noms des articles, prix, % taxe, devise,
- les articles transférés conservent le groupe de revenus et la catégorie avec lesquels ils ont été créés dans Clock POS.
- si nécessaire, les utilisateurs du PMS+ peuvent facilement voir la facture à partir de Clock POS (y compris la signature numérique) en cliquant sur le lien dans le folio (image ci-dessus). Ils n'ont pas besoin d'avoir accès au compte POS pour la voir.
Annuler un transfert
L'annulation d'un transfert peut être nécessaire dans le cas où vous avez effectué un transfert vers la mauvaise réservation au départ ou si le client a soudainement décidé de payer en espèces ou par carte. Si vous devez annuler un transfert :
- localisez la facture clôturée dans Clock POS à partir de Gestion -> 'Factures clôturées’ (si la facture a été fermée le même jour) ou 'Factures clôturées - recherche', si la facture a été clôturée/transférée un jour précédent.
- accéder à la facture
- cliquez sur le bouton rouge "Annuler le transfert".
- une fois que vous aurez annulé le transfert, le paiement du "transfert entre comptes" sera supprimé et la facture clôturée sera impayée. Vous devrez appliquer un paiement (en espèces ou par carte) pour la solder ou refaire le transfert vers la réservation correcte.
Important:
- Cela n'est possible que si le folio dans Clock PMS+ est encore ouvert.
- Annuler les éléments dans Clock PMS+ (au lieu d'utiliser la fonction " Annuler le transfert ") ne permet pas de revenir sur le transfert ou d'annuler la facture dans Clock POS.
- Annuler la facture dans Clock POS (au lieu d'utiliser 'Annuler le transfert') n'annulera pas le transfert ou les articles dans le folio Clock PMS+.