Avec Clock PMS+, il suffit de quelques clics pour générer et envoyer des e-mails de confirmation de réservation basés sur un modèle d'e-mail préconfiguré. Toutes les informations relatives à la réservation figurant dans ces e-mails sont soit définies à l'avance, soit récupérées automatiquement à partir des réservations respectives dans le système.
Sections de l'e-mail de confirmation
Pour votre confort, nous avons divisé l'email de confirmation en 17 sections pour montrer comment Clock PMS+ crée un email de confirmation pour chaque réservation dans le système :
Important: Vous pouvez générer l'e-mail de confirmation dans différentes langues. Afin d'avoir du contenu dans le modèle pour chaque langue, vous devez effectuer les réglages décrits ci-dessous dans le menu Paramètres-> Tous les paramètres-> Contenu -> Traductions courantes pour chaque langue que vous avez ajoutée/utilisée.
- En-tête de page (1)- Un texte ici peut apparaître sur tous vos e-mails de confirmation de réservation, s'il est préconfiguré :
- Accédez à Paramètres-> Tous les paramètres-> Contenu -> Traductions courantes-> cliquez sur 'Confirmation de réservation - Annulation - Page' ;
- Remplissez le texte souhaité dans le champ 'En-tête de page' ;
- Nom du client (2) - Le nom ici est automatiquement rempli par Clock PMS+ en utilisant le nom du client de la réservation concernée.
- Texte de l'e-mail de confirmation (3) - Il s'agit d'un texte d'introduction qui accompagne les détails d'une réservation. Afin de le pré-configurer:
- Allez dans Paramètres-> Tous les paramètres-> Contenu -> Traductions courantes-> cliquez sur 'Confirmation de réservation - Annulation - Page' ;
- Saisissez le texte souhaité dans le champ 'Texte de l'e-mail de confirmation' ;
- 'Enregistrer' ;
- Lien vers le portail MyBooking (portail en libre-service) (4) - Ce lien apparaît sur vos e-mails de confirmation de réservation si le module complémentaire du portail MyBooking (portail en libre-service) est installé.
- Logo de l'hôtel (5) - Pour savoir comment faire apparaître le logo de votre hôtel sur vos e-mails de confirmation de réservation, consultez : Logo.
- Coordonnées de l'hôtel (6) - Les coordonnées de l'hôtel qui apparaissent dans cette section peuvent être saisies en allant dans :
- Paramètres-> Tous les paramètres-> Contenu -> Traductions courantes-> cliquez sur 'Confirmation de réservation - Annulation - Page' ;
- Remplissez ensuite le champ 'Page - Label des contacts de l'hôtel' avec les informations de contact de l'hôtel souhaitées (numéro de téléphone, adresse exacte, etc.) ;
- Numéro de confirmation (7) - Le numéro de confirmation coïncide avec le numéro de réservation dans le système.
- Nom de l'hôtel (8) - Le nom de l'hôtel dans cette section est celui défini dans le champ 'Nom de l'hôtel' de l'écran Paramètres->Tous les paramètres-> 'Infos sur le compte'.
- Détails de la réservation (9) - Ces détails de la réservation sont récupérés à partir des informations pertinentes stockées dans le système pour chaque réservation.
- Option de garantie (10) - Pour que cette section figure sur un e-mail de confirmation de réservation, une option de garantie doit avoir été sélectionnée pour la réservation..
- Dépôt requis (11) - Le montant indiqué dans cette section est automatiquement calculé selon les paramètres de l'option de garantie correspondante.
- À payer (12) - Il s'agit du montant restant de l'acompte requis à payer.
- Prix total de la réservation (13) - Clock PMS+ calcule le montant indiqué dans cette section en fonction de la chambre et des autres frais applicables à la réservation.
- Carte de localisation (14) - la carte de votre propriété sélectionnée comme 'Carte de l'hôtel' dans Paramètres->Tous les paramètres->Emplacements OU la carte sélectionnée pour le type de chambre/chambre de la réservation. Pour en savoir plus sur les emplacements, cliquez ICI.
- Titre et description de l'option de garantie (15)- Lorsqu'une option de garantie est sélectionnée sur l'écran de création/modification de la réservation, le titre et la description de l'option de garantie peuvent apparaître sur l'e-mail de confirmation de la réservation, si vous:
- Allez dans Paramètres-> Tous les paramètres-> Contenu -> Traductions courantes-> cliquez sur 'Description/Traduction de l'option de garantie'.
- Saisissez les noms d'affichage et les descriptions de vos options de garantie dans les champs correspondants ;
- " Enregistrer
- Politique de l'hôtel (16)- Suivez les étapes ci-dessous afin que la politique de l'hôtel s'affiche sur tous vos e-mails de confirmation de réservation:
- Allez dans Paramètres-> Tous les paramètres-> Contenu -> Traductions courantes-> cliquez sur 'Confirmation de réservation - Politique de l'hôtel'.
- Saisissez le titre et la description de votre politique hôtelière dans les champs correspondants ;
- " Enregistrer "
- Pied de page (17)- Comme pour la section En-tête de page, un texte ici peut apparaître sur tous vos e-mails de confirmation de réservation, s'il est préconfiguré :
- Allez dans Paramètres-> Tous les paramètres-> Contenu -> Traductions courantes-> cliquez sur 'Confirmation de réservation - Annulation - Page'.
- Remplissez le texte souhaité dans le champ Pied de page ;
- " Enregistrer
- Objet de l'e-mail - Avec Clock PMS+, l'objet de tous les e-mails de confirmation de réservation peut être défini à l'avance, comme suit:
- Allez dans Paramètres-> Tous les paramètres-> Contenu -> Traductions courantes-> cliquez sur 'Confirmation de réservation - Annulation - Page'.
- Dans le champ Objet de l'e-mail de confirmation, saisissez le texte à utiliser comme objet de vos e-mails de confirmation ;
- " Enregistrer "