Grâce à ses options de transfert, Clock PMS+ vous offre une flexibilité opérationnelle en ce qui concerne les réservations et les charges. Vous pouvez transférer les charges d'un seul folio et de plusieurs folios. Le fait de pouvoir transférer des charges vous permet de:
- gérer facilement les réservations liées et réunir leurs charges dans un folio de groupe et émettre une seule facture.
- diviser les charges en raison de la demande d'un client et émettre deux (ou plus) factures distinctes (par exemple, 1 facture pour l'hébergement; 1 facture pour les extras ou simplement chaque client de la chambre souhaitant une facture distincte).
- les charges fractionnées en raison des exigences de la législation locale (par exemple, la Taxe de séjour devant faire l'objet d'une facture séparée).
- transférer les charges des réservations liées à l'entreprise vers un folio d'entreprise.
Important: assurez-vous que le bouton " Accepter les transferts de charges " est sélectionné dans les réservations/profils d'entreprise vers lesquels vous devez effectuer le transfert.
- Les transferts sont possibles d'un folio de réservation vers un folio de société/agence/événement et vice versa.
- Les transferts sont possibles depuis un folio de non-résident vers un folio de réservation/société/agence/événement.
- Les transferts ne sont PAS possibles vers un folio de non-résident.
Transfert des charges d'un folio à un autre
Afin de transférer des charges, naviguez vers le folio et dans la section 'Charges' du folio, vous verrez les options de transfert:
- Transfert d'une seule charge
Si vous souhaitez transférer une seule charge, cliquez sur le bouton 'Transférer' à côté de celle-ci:
- Transfert de plusieurs charges
Si vous souhaitez transférer plusieurs charges, cliquez sur 'Sélectionner plusieurs' (1)->sélectionnez les charges que vous souhaitez transférer (elles apparaîtront en vert) (2)->cliquez sur 'Transférer' (3).
- Transfert de toutes les charges
Si vous souhaitez transférer toutes les charges, cliquez sur 'Transférer toutes les charges vers.....'.
Quelle que soit l'option que vous choisissez, la fenêtre suivante s'affiche:
L'objectif de cette fenêtre est de localiser le folio vers lequel vous souhaitez transférer et de compléter l'action.
- Suggestion (1) - le système va suggérer des emplacements par défaut.
- il suggérera toujours la même réservation, en vous donnant la possibilité d'ouvrir un autre folio dans la même réservation.
- si une entreprise et/ou une agence est sélectionnée dans la réservation, ces profils seront suggérés.
- Recherche (2) - vous pouvez rechercher d'autres réservations ou des profils de société/agence.
- Folios (3) - une fois que vous avez sélectionné la réservation ou le profil de société/agence vers lequel vous souhaitez effectuer le transfert, le système vous présentera les folios actuellement ouverts à cet endroit.
Important: si vous souhaitez transférer vers l'un des folios existants dans ce profil de réservation ou de société/agence, il vous suffit de cliquer sur le bouton bleu et le transfert sera effectué.
- Transfert vers un nouveau folio (4) - si vous ne souhaitez pas transférer vers des folios déjà existants dans ce profil de réservation ou de société/agence, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu " Ajouter un folio " et les charges seront transférées vers un tout nouveau folio dans ce profil de réservation ou de société/agence. En outre, vous pouvez également donner un "nom" au nouveau folio pour une meilleure lisibilité sur les différents écrans.
Transfert en masse
Outre la possibilité de transférer des données à partir d'un seul folio, vous pouvez également effectuer des transferts en masse ou par lots. Cela vous permet de gérer et d'opérer facilement avec un groupe de réservations qui nécessiteront une seule facture (par exemple, des amis ou de la famille qui ont réservé plusieurs chambres, un groupe de réservations, etc.).
La façon la plus simple d'effectuer le transfert de masse est de passer par la recherche avancée - menu Réservation->Recherche avancée.
- utilisez les filtres de la recherche avancée pour charger les réservations en question.
Conseil: les réservations de groupe ont généralement le même "numéro de référence". Utiliser ce filtre pourrait être le moyen le plus simple de les charger.
En outre, vous pouvez facilement charger toutes les réservations d'un groupe en ouvrant une des réservations et en cliquant sur le lien "... plus de réservations liées". Pour utiliser cette méthode, toutes les réservations doivent avoir le même "numéro de référence".
- sélectionnez les réservations du groupe - en cliquant sur chacune d'entre elles (elles seront surlignées en vert) ou en utilisant le bouton " Sélectionner tout ".
- cliquez sur le bouton 'Folios' au-dessus de la liste des réservations et choisissez 'Transfert'.
- Sur l'écran de transfert de folio, cliquez sur le bouton 'Toutes les charges ici' dans la ligne de la réservation où vous souhaitez transférer les charges du reste des réservations ici.
- Dans la fenêtre contextuelle, cochez les cases des groupes de recettes contenant les charges à transférer.
- Cliquez sur 'Transférer'.
Folios de groupe liés à une société
Avec Clock PMS+, vous pouvez également gérer et transférer facilement les charges des réservations liées à une société vers un folio d'entreprise. Cela facilitera votre travail et vos processus afin que vous puissiez émettre une seule facture pour un groupe de réservations liées à l'entreprise. Par exemple, votre accord avec l'entreprise consiste à lui facturer chaque mois les arrivées du mois précédent.
Pour transférer les charges des réservations liées à une société vers un folio d'entreprise:
- accédez à la page du profil de la société - menu Société->Recherche société->trouver le profil->cliquer sur " Ouvrir ".
- cliquez sur le bouton " Tous les folios et détails ".
- faites défiler vers le bas jusqu'à la section 'Folios de réservation ouverts' où ces réservations seront visualisées. Utilisez le bouton 'Afficher' pour ajuster les réservations à présenter.
- une fois que les réservations sont chargées, cliquez sur le bouton " Déplacer ", auquel cas TOUS les folios actuellement ouverts dans le profil de la société seront proposés. Il suffit de cliquer sur celui vers lequel vous souhaitez transférer les charges.
- le pop-up suivant demandera les charges de quels groupes de revenus sont à transférer. Après les avoir sélectionnés, terminez le transfert.
Remarque: vous pouvez également utiliser le bouton " Sélectionner plusieurs " pour initier un transfert pour plus d'une réservation.