Folio - Charges

Comme nous l'avons déjà mentionné, l'objectif principal des folios standard est de servir à refléter les biens et services utilisés par les clients. Nous allons maintenant examiner les options pour le traitement des charges dans les folios ouverts.

Enregistrement des frais de services et de marchandises

Dans Clock PMS+, le processus d'enregistrement des charges est vraiment facile et rapide grâce à l'utilisation de modèles de charges établis à l'avance pour des services particuliers. Pour enregistrer une charge dans un folio, vous devez d'abord y accéder. Nous avons déjà souligné que la manière la plus simple de le trouver est par le biais de son payeur (réservation, entreprise, événement). Quel que soit le type de payeur, les étapes pour enregistrer une charge sont les mêmes:

Vous pouvez utiliser le bouton rapide " Charge " dans la ligne du folio. S'il est absent, ouvrez le folio via le bouton " Ouvrir " et sélectionnez le bouton Ajouter une charge dans la section " Charges ";

• Sur l'écran d'affichage, vous verrez des groupes de modèles en fonction de vos paramètres. Chacun d'entre eux est présenté sous la forme d'un bouton. Cliquez dessus pour ouvrir les modèles de charges du groupe correspondant. Le bouton " Aucun groupe " (1) récapitule tous les modèles pour lesquels aucun groupe n'a été sélectionné lors de leur configuration.
• Cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser pour enregistrer la charge. Si le modèle possède tous les attributs nécessaires configurés, la charge sera enregistrée dans le folio. Vous verrez la nouvelle charge sur le côté droit de l'écran.
• Si pour le modèle de charges spécifique, il manque une valeur à l'un des attributs requis, par exemple le prix, un écran s'ouvrira pour vous inviter à saisir les valeurs manquantes. Lorsque vous avez terminé les étapes ci-dessus, confirmez la charge à l'aide du bouton " Enregistrer ".
• Pour revenir aux groupes de modèles, utilisez le bouton " Menu principal " (3).

Avant d'enregistrer une charge, vous pouvez utiliser les boutons au-dessus des modèles de charge pour spécifier une ou plusieurs dates pour le service et les quantités à facturer:

• Aujourd'hui (4) - sélectionné par défaut sur l'écran des charges. Si vous ne modifiez pas votre sélection, les services seront facturés pour la journée en cours.
• Autre date (5) - utilisé pour sélectionner une autre date de service.
• Dates (6) - utilisé pour la sélection de plusieurs dates auxquelles le service est à facturer. La sélection est limitée dans la période de l'événement (disponible uniquement pour les folios de réservation et d'événement).
• Champ Quantité (7) - un champ rapide pour saisir une quantité, par défaut la valeur sélectionnée est 1.

Bouton 'Charge manuelle' (2) - permet de facturer manuellement des services supplémentaires sans qu'il soit nécessaire d'avoir des modèles prédéfinis. Les champs obligatoires à remplir sont:

• Prix et devise. Les charges pour différents services supplémentaires peuvent être enregistrées dans différentes devises.
• Libellé des charges - libellé des charges à ajouter au folio et au folio comptabilisé dans les rapports;
• Groupe de revenus - sélectionner parmi les groupes de revenus disponibles;
• Confirmer la charge en cliquant sur le bouton "Enregistrer".

Imputation de charges à plusieurs réservations simultanément

En plus de facturer des services à partir d'un Folio spécifique, vous avez la possibilité de comptabiliser des charges pour plusieurs réservations à la fois. Pour ce faire, procédez comme suit:

• Trouvez les réservations, utilisez l'un des écrans suivants: Arrivées, Départs, À l'hôtel, Recherche et Recherche avancée (disponibles dans le menu de navigation);
• Pour sélectionner plusieurs réservations, cliquez sur " Sélectionner plusieurs ". Sélectionnez les réservations souhaitées;
• À partir des boutons fonctionnels situés au-dessus de la liste des réservations, sélectionnez le bouton Folios>Charge;
• Un écran familier s’affiche - 'Charge'. Sur le côté droit de l'écran, vous pouvez voir les folios sélectionnés. Vous pouvez encore désélectionner des réservations . Ensuite, vous pouvez enregistrer les charges sur les folios sélectionnés de la manière décrite ci-dessus (ceux dont les cases sont cochées).

Corrections de charges

Il est possible de corriger des charges erronées, même si elles ont été enregistrées, pendant que le folio est encore ouvert. Pour apporter des modifications, trouvez le folio et ouvrez-le pour l’éditer. Faites défiler la page jusqu'à la section " Charges " du folio et suivez les étapes suivantes:

• Dans la liste, trouvez la charge erronée et sélectionnez le bouton 'Editer' (8) dans sa ligne;
• Reflétez les modifications nécessaires et 'Sauvegarder';

OU

• Utilisez le bouton 'Sélectionner plusieurs' (10) pour sélectionner plusieurs charges dans le folio, puis cliquez sur le bouton 'Editer' au-dessus de la liste des charges;
• Pour déverrouiller les champs à modifier, cochez la case du champ que vous souhaitez corriger.
• Apportez les modifications nécessaires et confirmez par le bouton 'Enregistrer'.

Annulation de charges

En un clic, vous pouvez annuler des charges erronées sur des folios de clients, à condition qu'ils soient encore ouverts. Trouvez et ouvrez le folio à examiner. Faites défiler la liste jusqu'à la section " Charges " du folio et suivez les étapes suivantes:

• Dans la liste, trouvez les charges erronées et cliquez sur le bouton " Annuler " (9) dans sa ligne;

OU

• Utilisez le bouton 'Sélectionner plusieurs'(10) pour sélectionner plusieurs charges et cliquez sur le bouton Annuler au-dessus de la liste des charges.

Saisissez un motif d'annulation sous la forme d'un texte personnalisé et confirmez l'opération.