Maintenant que vous savez comment enregistrer des charges et des paiements sur le folio, nous pouvons examiner comment le document final est émis. Le document peut être émis après la fermeture du folio. Voici comment procéder:
Document client
Le moyen le plus simple de trouver un folio de réservation est d'ouvrir la réservation pour édition. Trouvez le folio dans la section "Tarifs et folios". Si AUCUNE correction des charges existantes ou de la facturation aux détails n'est nécessaire, vous pouvez fermer le folio directement à partir d'ici:
- Grâce au bouton " Payer " (1), vous pouvez ajouter un paiement si le folio n’est pas soldé;
- Fermer le folio grâce au bouton " Fermer " (3). Le système vous propose de faire votre choix parmi les types de documents possibles déjà paramétrés;
- Sélectionnez le type de document et le tour est joué;
OU
- Ouvrez (2) le folio pour l'examiner;
- Dans la section 'Facturation à' (4), vous pouvez modifier les détails du destinataire du folio. Grâce au bouton 'Modifier' (6), vous pouvez apporter des corrections aux détails de celui qui est en cours, et grâce au bouton 'Modifier' (7), vous pouvez en sélectionner un nouveau;
- Dans la section " Paiement ", ajoutez un paiement, si nécessaire;
- Si des corrections aux charges sont nécessaires, faites-les avant de fermer le folio;
- Lorsque vous êtes prêt, fermez le folio par le bouton Émission->Fermeture (8);
- Le système vous proposera de faire votre choix parmi les types de documents possibles déjà paramétrés. Sélectionnez le type respectif pour fermer le folio;
- Vous verrez apparaître le format d'impression du document. Vous pouvez l'imprimer via le bouton 'Imprimer' ou l'envoyer au client par e-mail via le bouton 'Envoyer';
Document de société
Si un folio est créé pour un profil société, celle-ci est automatiquement sélectionnée comme destinataire. Cependant, s'il s'agit d'un folio de réservation, il est nécessaire de changer les détails du destinataire de la facturation avant de fermer le folio, afin de pouvoir délivrer un document à la société. Voici comment procéder:
- Ouvrez le folio pour le consulter;
- Pour sélectionner un nouveau destinataire, cliquez sur le bouton " Facturation à " (5) ou " Modifier " (7) dans la section " Facturation à ";
- Sélectionnez la société (9). Si la réservation a une société déjà sélectionnée, elle sera suggérée pour la sélection. Sinon:
- Utilisez le moteur de recherche pour vérifier si l'entreprise recherchée figure dans la base de données. Le moyen le plus rapide d'y parvenir est son numéro d'identification;
OU
- Pour ajouter une nouvelle société, utilisez le bouton " Nouveau " (10).
- Confirmez votre sélection de société à l'aide du bouton 'Sélectionner' (11);
- Suivez les étapes familières pour ajouter un paiement au folio.
- Fermez le folio à l'aide du bouton Émission->Fermeture (8);
Document pour non-résidents
Nous avons déjà mentionné que les folios de non-résidents sont destinés aux cas où vous devez émettre un document à une personne n'étant pas un client de l'hôtel. Pour ajouter le folio:
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Autres fonctionnalités->Folios non-résidents;
- Utilisez le bouton " Ajouter un folio " pour créer un nouveau folio;
- Enregistrez les frais et les paiements dans le folio de la manière déjà connue;
- Avant de délivrer le document, si nécessaire, vous pouvez modifier les détails de la Facturation à de la manière décrite ci-dessus;
- Fermez le folio de la manière décrite ci-dessus.