Guest Mailer - Utilisation d'un email de confirmation personnalisé

Modifié le : Mer, 12 Avr., 2023 à 2:17 H

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Indépendamment du Guest Mailer, Clock PMS+ supporte une fonctionnalité d'email de confirmation avec ses modèles pré-configurés.

Cet email de confirmation sera:

  • envoyé automatiquement aux réservations créées via le BookDirect (WRS).
  • envoyé automatiquement aux clients qui garantissent leur réservation via le portail MyBooking (SSP).
  • disponible pour être envoyé manuellement en quelques clics pour les réservations créées manuellement.

Important: cette fonctionnalité est intégrée et fonctionne par défaut, ce qui signifie que vous ne devez rien configurer dans le Guest Mailer.

Personnalisation du modèle de confirmation intégré

Comme cette fonctionnalité est intégrée et active par défaut, nous avons également préparé des modèles que le système utilise : un email de confirmation pour une réservation unique et un email de confirmation pour une réservation de plusieurs chambres.

Cependant, le contrôle que vous avez sur les modèles est principalement lié au contenu - vous pouvez ajouter des textes, des en-têtes, des pieds de page, ajouter votre logo - mais vous n'avez pas de contrôle sur la conception globale et le positionnement des informations.

Veuillez consulter CET article qui explique tout le contenu que vous pouvez modifier dans le modèle de confirmation intégré et à partir duquel vous pouvez le changer.

Création d'un modèle de confirmation personnalisé

Nous comprenons que la possibilité de modifier uniquement le contenu écrit n'est pas suffisante pour beaucoup d'entre vous et que vous souhaitez concevoir un modèle qui corresponde à votre vision et à l'identité de votre marque et qui vous permette de positionner les informations comme vous le souhaitez.

Pour créer et utiliser votre modèle personnalisé, veuillez suivre les étapes suivantes:

Étape 1

Créez un publipostage dans le "Guest Mailer" - naviguez dans le menu " Paramètres->Tous les paramètres->Guest mailer " et créez un publipostage. 

Important: Lorsque vous créez le publipostage, vous le faites uniquement pour pouvoir créer un modèle personnalisé qui remplacera le modèle intégré. Assurez-vous que l'envoi automatique est désactivé pour ce courrier, sinon les clients qui créent des réservations via BookDirect (WRS) recevront deux fois un email de confirmation.

Deuxième étape

Créez votre modèle à l'aide du Concepteur Visuel. Vous pouvez trouver comment utiliser le Concepteur Visuel ICI. Vous pouvez créer votre modèle personnalisé pour la réservation d'une seule chambre ou de plusieurs chambres.

Troisième étape

Remplacez le modèle intégré par défaut par votre modèle personnalisé. Naviguez vers Guest Mailer - menu Paramètres->Tous les paramètres->Guest Mailer et dans la section 'Modèles personnalisés de confirmation de réservation', remplacez le modèle par défaut par votre modèle personnalisé.

Remarque: La sélection d'une confirmation personnalisée de réservation unique remplacera également la confirmation de réservation multiple par défaut - chaque réservation du groupe sera affichée séparément dans le message de confirmation multiple. Afin d'utiliser la " visualisation en tableau " (ou la visualisation plus compacte) pour les réservations de groupe, veillez à créer également un modèle de confirmation de réservation multiple.

Une fois que vous aurez effectué les 3 étapes ci-dessus, votre tout nouveau modèle de confirmation personnalisé sera utilisé.

Email de confirmation et réservations OTA

Par défaut, Clock PMS+ n'envoie pas d'email de confirmation aux réservations OTA. Ceci est dû à deux raisons principales (mais pas seulement):

- l'OTA elle-même aura déjà envoyé un email de confirmation à ces clients
- lorsque les clients paient à l'OTA, la pratique courante est que l'OTA envoie au PMS les prix de ces réservations moins sa commission. Si les clients reçoivent un email de confirmation régulier de Clock PMS+, il est fort possible que les prix indiqués dans cet email ne soient pas ceux que les clients ont effectivement payés à l'OTA, ce qui peut mener à une confusion.

Si, toutefois, vous souhaitez envoyer un message aux clients, accusant réception de la réservation, vous pouvez le faire à l'aide du guest mailer. Nous vous recommandons toutefois de ne pas inclure d'informations sur les prix/tarifs dans un tel email afin d'éviter toute confusion si le client a déjà payé à l'OTA.

Nous avons configuré:

- l'email sera envoyé 1 heure après la création de la réservation
- nous avons sélectionné 'Oui' dans le filtre de réservation OTA afin que seules les réservations OTA (importées par le Channel manager) reçoivent ce message.

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