Страницата на мероприятието е отправната точка, от където можете да изпълнявате всички операции, свързани с мероприятие. Резервациите за зала за мероприятие, блокове, кетъринг прояви не могат да бъдат създадени без първо да имате страница на мероприятие . Вижте по-долу как да създадете мероприятие и каква информация може да въведете.
Основна информация
За да създадете мероприятие, отидете на меню Мероприятие -> Ново мероприятие. В страницата, която ще се отвори може да въведете данни за събитието.
- Име (1) - въведете име на мероприятието. Задължително и видимо във функционалностите, насочени към гостите.
- Гаранционен статус (2) - изберете гаранционния статус на мероприятието. Може да избирате от 4 статуса:
- Контингент - обикновено се прилага, ако използвате мероприятие за целите на управлението на договори за контингенти с компании или туроператор посредством блокове стаи. Много често тези контингенти не се реализират, ето защо блоковете в мероприятие със статус "Контингент" НЕ намаляват свободните стаи или типовете стаи и резервационните единици са налични за продажба другаде.
- Опционално - може да се използва, когато има интерес от организатори за провеждане на мероприятие, но все още няма нищо конкретно. Блокове стаи в мероприятие със статус "Опционално" НЯМА да намалят наличността на типовете стаи.
- Негарантирано - използвайте го, когато тече организирането на мероприятието, а вие очаквате гарантирането му (например, плащане на депозит). Блокове стаи в негарантирано мероприятие ЩЕ намалят наличността на типовете стаи.
- Гарантирано - използвайте го, когато всички гаранционни условия (например депозит) са били покрити. Блоковете стаи в гарантирано мероприятие ЩЕ намалят наличността на типовете стаи.
- Компания (3) - изберете профил на компания, организираща мероприятието. Задължително поле.
- Агент (4) - изберете профил на агент, посредством който събитието се организира. Опционално.
Важно: Може да сте избрали и двете (компания 'А' организира мероприятие чрез агент 'Б'). Когато мероприятието е такова, че не участва компания/агент, създайте профил на компания за целите на мероприятието. Например, ако има сватба, може да създадете профил на компания - "Сватбата на Джон и Мери".
- Лице за контакт (5) - може да изберете 'Лице за контакт' за мероприятието.
- Пристигане/Заминаване (6) - въведете началната и крайната дата на мероприятието. Задължително.
- Бележки (7) - може да въведете бележки относно мероприятието - например общо описание на вашия мероприятиен пакет. Опционални и видими във функционалностите, насочени към гостите.
- Линкове (8) - може да въведете всеки линк към уебсайт, свързан с мероприятието. Опционално.
- Релийз дни (9) - може да зададете период за освобождаване на стаите за това мероприятие. Опционално.
Например:
- Начална дата на мероприятие: 10 март . Продължителност - 3 дни.
- Релийз дни: 7
- На 4 март, неизползваните (непреобразуваните в резервации) блокове стаи за 10 март ще бъдат освободени.
- На 5 март, неизползваните (непреобразуваните в резервации) блокове стаи за 11 март ще бъдат освободени.
- На 6 март, неизползваните (непреобразуваните в резервации) блокове стаи за 12 март ще бъдат освободени.
- Релийз дата (10) - може да зададете дата, на която неизползваните (непреобразуваните в резервации) блокове стаи ще бъдат автоматично пуснати за продажба.
Допълнителна информация
Освен горното, може също така да добавите допълнителна информация:
- Сума на депозита (1) - въведете сума на задължителния депозит. Сумата е видима в офертите. Още по-важно, тя ще бъде използвана от Приложението за потвърждение на мероприятието, за да изиска плащане от организатора за потвърждаване на мероприятието. Опционално.
- Цвят (2) - изберете цвят за това мероприятие, който ще бъде използван в Календара на стаите, ако активирате показването на мероприятията.
- Разпределено на потребител (3) - изберете, на кой потребител е разпределено това мероприятие. Полезно за Търсенето на мероприятия, където може да търсите мероприятия, разпределени на определен потребител. Опционално.
- Етикети (4) - добавете етикет за това мероприятие. Полезно за търсенето на мероприятия където може да търсите мероприятия с конкретен таг. Освен това изключително полезно за Функционалността за копиране. Въведете етикет и когато съхраните, ще бъде наличен в падащото меню за избиране на други мероприятия. Опционално.
- Клиентски разходен център (5) - добавете номер на клиентски разходен център, ако организаторът изисква подобен за фактурирането. Опционално.
- Разпределено на отдел (6) - изберете на кой отдел е разпределено това мероприятие. Полезно за търсенето на мероприятия, където може да търсите мероприятия, разпределени на конкретен отдел. Въведете департамент и когато запишете, ще бъде налично в падащото меню за избиране в други мероприятия. Опционално.
- Маркетингов източник/канал/сегмент (7) - изберете Маркетинговите сегменти за това мероприятие. Опционално.
- Клиентски изисквания (8) - може да използвате това поле, за да посочите, че всичко е готово по отношение на уточняването на клиентските изисквания. В търсенето на мероприятия може лесно да намерите мероприятията, по които все още има детайли за доуточняване.