Il arrive que les clients aient besoin de quitter l'hôtel avant la fin de leur séjour. Nous examinons ici comment vous pouvez gérer correctement de telles situations.
Départ sans déduction de la différence de prix
Si, malgré le départ anticipé, le client paie l'intégralité du séjour, procédez comme suit:
- Ouvrez la réservation et vérifiez si le folio contenant les services de nuitée est fermé;
- Fermez le folio de la réservation, si ce n'est pas déjà fait;
- Ouvrez la réservation pour l’éditer;
- Vérifiez si un prix manuel par jour est défini pour la réservation. Si oui, supprimez les prix des jours pour lesquels il n'y aura pas de ventes;
- Modifiez la date de départ, afin qu'elle corresponde au jour du départ effectif du client;
- Enregistrez les modifications.
Le système va essayer de recalculer le prix de la réservation. Si vous avez fermé le folio, les modifications n'y seront pas reflétées. Un nouveau folio sera créé qui contiendra la différence de prix.
- Annulez le folio avec les corrections survenues, car le montant ne sera pas déduit;
- Effectuez le check-out de la réservation.
Folio - nouvelle version
Folio - ancienne version
Décompte avec déduction de la différence de prix.
Si vous devez facturer les clients uniquement pour les nuitées effectuées, suivre les étapes en fonction du statut du folio de réservation:
Le folio contenant les nuitées est ouvert.
- Ouvrez la réservation pour l’éditer et vérifiez la présence de prix manuels par jour. Le cas échéant, supprimez les prix pour les jours non pertinents;
- Modifiez le séjour de la réservation et enregistrez les modifications.
- Après avoir modifié le séjour de la réservation, le système annule les services de nuitée pour les jours abandonnés;
- Fermer le folio et facturer le client pour le séjour réel;
- Effectuer le check-out de la réservation;
Le folio contenant les nuits est fermé.
Dans ce cas, la correction doit d'abord être répercutée dans le folio clôturé, puis le séjour de réservation doit être modifié:
- Ouvrez le folio contenant les nuitées de la réservation;
- Ajoutez un paiement négatif correspondant à la somme qui doit être remboursée au client;
- Cliquez sur le bouton "Créer" dans la ligne "Corrections" (sur l'écran du folio réorganisé);
- Sur l'écran de création des corrections, annulez toutes les lignes de services relatives aux jours que l'invité n'utilisera pas et émettez (1) le folio de correction.
- Ouvrez l'écran de modification de la réservation et corrigez le séjour. Suivez les mêmes étapes que pour le folio ouvert;
- Effectuez le check-out de la réservation.