Мероприятия - Функция "Копирай от" (Част 1)

Променена на: Thu, 15 септ, 2022 at 1:32 PM

Print

Много чест случай в рамките на MICE сегмента е да имате зададени мероприятийни пакети, които включват артикули, услуги и различни прояви, например, може да има "Дневен пакет", който включва наема на залата за мероприятието, канцеларски материали, IT оборудване, кафе-пауза и обяд. 

От друга страна може да работите с компания, с която сте се договорили, че ще блокирате 20 хотелски стаи за групи, организирани от тях за всяка събота през следващата година. 

Естествено, създаването на всички тези мероприятия от нулата, както и създаването и добавянето на всички блокове, артикули и прояви може да бъде доста времеемка и трудоемка задача.

За да улесните вашата работа с Мероприятията, сме добавили функционалност, която ви позволява да копирате цели мероприятия или части от тях към Мероприятия. 

Важно: За да копирате мероприятие, първо създайте ново мероприятие - задайте датите, име, изберете компанията/агента, който организира мероприятието. Функцията за копиране копира блоковете (със свързаните тарифи, блок кодовете НЕ се копират), резервации за зала за мероприятие и кетъринг прояви (с техните типове прояви, подредба, местоположения, описания и бележки за персонала), начисления във фолиото на мероприятието.

Веднъж създали новото мероприятие: 

  • щракнете върху бутона "Функции" и изберете "Копирай от".

  • намерете мероприятието, от което желаете да копирате елементите - може да търсите по име на мероприятието; да търсите сред мероприятията, закачени към профил на компания или мероприятия, свързани с конкретен таг.

Забележка: 3 полета за търсене работят заедно. Например, ако сте избрали "Компания" и търсите по име, системата ще търси мероприятие с това име, свързано с избрания профил на компания. 

  • Щом намерите мероприятието, от което желаете да копирате информация, щракнете върху "Избери", за да продължите напред.

  • следващата стъпка е най-важната:

  • Нови от дата (1) -  въведете на коя дата избраното мероприятие да бъде копирано. Вижте повече относно "Съотносимост на дата" по-долу.
  • Нов брой лица (2) - въведете броя на присъстващите за новото мероприятие.  Тази информация ще бъде прехвърлена към резервациите за зала за мероприятие и кетъринг.
  • Брой начисления (3) - изберете как начисленията да бъдат калкулирани за новото мероприятие. Вижте повече относно "Брой начисления" по-долу
  • Включени елементи (4)- изберете от кои елементи ще бъде копирана информация
    • Начисления към мероприятие - начисленията, регистрирани директно във фолиото на мероприятието ще бъдат копирани
    • Кетъринг - всички кетъринг прояви и свързаните начисления
    • Резервации за зала за мероприятие - всички резервации за зала за мероприятие и свързаните начисления
    • Блокове - всички блокирани стаи по типове стая и тарифи

Когато сте въвели информацията и направили селекциите, просто щракнете върху "Копирай" и информацията ще бъде копирана в новото мероприятие, с новите дати, новият брой лица и регистрираните/калкулирани начисления.

Важно: Може да копирате информация от няколко мероприятия в едно - например, копирайте резервациите за зала за мероприятие и кетъринг прояви от другото мероприятие. Просто имайте само един елемент "Резервации за зала мероприятие" избран, когато копирате от първото и само един "Кетъринг" елемент избран, когато копирате от второто. Освен това може да копирате няколко пъти от едно и също мероприятие -например, желаете да копирате Резервациите за зала за мероприятие, но методът "Брой начисления" да бъде "Директно", докато елементът "Кетъринг прояви" да бъде копиран с "Брой начисления" като "Коефициент". Отново, копирайте веднъж с избрани резервации за зала за мероприятие и "Брой начисления" - Директно; след това втори път с избран "Кетъринг" и "Брой начисления" - Коефициент.

Съотносимост на датите

Когато копирате съдържанието на едно мероприятие към друго, е много важно да знаете как работи копирането на дата.

Да изследваме задача:

  • Имали сме двудневно мероприятие, от което желаем да копираме информацията. Има елементи и начисления за 01.01.2022 г. и 02.01.2022 г.
  • Създаваме ново мероприятие за 4 дни - пристигане на 01.08.2022 г. и заминаване на 04.08.2022 г.
  • Докато копираме съдържанието, въвеждаме в полето "От дата": 01.08.2022 г.
  • Сега елементите и начисленията, копирани от старото мероприятие, където са били за 01.01.2022 г., ще получат нова дата - 01.08.2022 г.; тези, които са били за 02.01.2022 г. ще бъдат за 02.08.2022 г..
  • Още веднъж копираме от същото мероприятие, но този път въвеждаме датата 03.08.2020 г.
  • Копираните елементи и начисления на старото мероприятие, което първоначално е било за  01.01.2022 г. сега ще бъде 03.08.2022 г., а тези за 02.01.2022 ще станат за 04.08.2022 г.

Съотносимост на количествата

Когато копиране съдържанието, имаме две опции как начисленията да бъдат копирани:

  • Директно - количеството на всички начисления ще бъде директно копирано, както са си. С други думи, ако начисление от първоначалното мероприятие е имало количество 10, начислението на новосъздаденото мероприятие също ще има количество 10.
  • Коефициент - ще бъде приложен модел, при който новите количества ще следват пропорцията между стария брой лица и нововъведените брой лица.

Например: Имате мероприятие с кетъринг дейност за 10 лица и начисления:

  • Вода - 2 евро x 10
  • Coca-Cola 1.5 l - 4 евро x 2
  • Fanta 1.5 l - 4 евро x 1

Когато създаваме новото мероприятие и копираме, въвеждаме в полето "Лица": 20. 

Коефициентът между новия и стария брой лица е 20 / 10 = 2. По този начин копираните начисления ще имат следните стойности:

  • Вода - 2 EUR x 20 – Начислението за вода ще има количество - 20 (10 * 2)
  • Кока-кола 1.5 l - 4 евро x 4 – Начислението за кока-кола ще има количество - 4 (2*2)
  • Фанта 1.5 l - 4 евро x 2 - Начислението за фанта ще има количество - 2 (1 * 2)

Същата логика ще бъде използвана, ако новият брой лица е по-малко от стария. Моля, обърнете внимание, че начисленията, регистрирани директно във фолиото на мероприятието (не през резервациите за зала или кетъринг прояви) се копират 1:1.

Блокирани стаи

В процеса на копиране на блокове се следват принципите за съотносимост на датите, но броят на копираните стаи е 1:1. По този начин това, което е било въведено в първото мероприятие, това ще бъде копирано в новото мероприятие, като само датите ще се променят в съответствие с модела за съотносимост на датите. Моля, обърнете внимание, че не може да копирате Блокове, които имат по-дълга продължителност от мероприятието, към което са копирани. В този случай продължителността на блока ще надхвърли периода на новото мероприятие, водещо до грешка.

Примери

За да илюстрираме как може да използвате функцията "Копирай от" и различни сценарии, нека разгледаме няколко примера.

Пример 1

Да приемем, че вземем местния Ротари клуб за техните регулярни срещи с вечеря и настаняване. Имали сме вече едно мероприятие и желаем да резервираме второто. Всичко между двете мероприятия едно и също, освен датата и броя на присъстващите. Видеото по-долу показва действията, които предприехме:

А именно:

  • намерихме първото мероприятие на Ротари, което сме имали и започнахме да копираме информацията от него.
  • въвели сме новия брой лица - 100 лица.
  • избрахме да копираме всичко без начисленията/информацията за зали за мероприятие.
  • избрахме "Коефициент" за количество начисления - това ще измени количеството на начисленията в новото мероприятие и ще има стойност за 100 лица вместо 59 лица, както бяха в оригиналното мероприятие.
  • направихме друго копие и копирахме само информацията за залите за мероприятие.
  • използвахме "Директно" за количеството начисление - по този начин начисленията за резервация за зала за мероприятие ще бъдат копирани 1:1. Причината за това е, защото начисленията са статични и не зависят от броя лица - наемането на залата за мероприятие e с плоска цена; наемането на оборудването е плоска цена (в нашия случай). Те са регистрирани с количество 1 и трябва да останат с количество 1.
  • резултатът е, че имаме копирани блоковете с хотелски стаи; имаме копирани кетъринг проявите, заедно с начисленията за 100 души; имаме резервация за зала за мероприятие, копирана заедно с плоски цени за наемане. Всичко това ни спести значително количество време, защото не трябва да въвеждаме всяка отделна информация и ръчно да правим начисления.

Пример 2

В този случай нямам реално мероприятие. Договорили сме се с местна компания, която ще блокира за тях 12 хотелски стаи за всяка събота за групите, които организира. Използваме модула за мероприятия и блоковете, за да резервираме стаите.

Нека изясним какво направихме:

  • създадохме новото "мероприятие", за да приложим блоковете.
  • започнахме процедурата по копиране и намерихме първото мероприятие.
  • само копирахме блоковете, тъй като има само блокове от хотелски стаи в оригиналното мероприятие.
  • от тук нататък, можем да продължим със създаването на останалите мероприятия, за да блокираме стаите за всяка втора събота.

Did you find it helpful? Yes No

Send feedback
Съжаляваме, че не успяхме да бъдем полезни. Помогнете ни да подобрим тази статия с вашите отзиви.

На тази страница