Champs du profil client - créer et modifier

Contrôle des champs du profil

Pour créer, modifier et gérer les champs de votre profil client, veuillez vous rendre dans la section Paramètres->Tous les paramètres->Profils des clients->Champs du profil du client.

Définir les champs du profil client

Dans cette section, vous pouvez passer en revue les champs de profil des clients actuellement existants. Il y a plusieurs champs système qui ne peuvent pas être supprimés. Ils sont marqués comme verrouillés dans la liste.

Vous avez toute liberté de créer vos propres champs de profil personnalisés pour répondre à vos besoins et pour pouvoir enregistrer des informations pour lesquelles un champ de profil n'existe pas par défaut 

Création d'un nouveau champ de profil

Pour ajouter un nouveau champ, cliquez sur le bouton '+'. La fenêtre ci-dessous s'affiche.

Nom du champ (1) : Saisissez un nom de champ. Ce nom n'est destiné qu'à l'arrière-plan de l'application. Vous pouvez traduire et modifier le nom du champ dans la section Langues et textes.  Caractères autorisés : a-z, '_', 0-9 (mais pas le premier caractère). Exemple : "phone_number_2".
Type de champ (2) : Vous avez le choix entre plusieurs types de champs:

• Chaîne: Ce champ permet de saisir des informations textuelles ou numériques dans une limite de 255 caractères. En outre, il est possible de définir une liste de valeurs à sélectionner au lieu de taper les données à chaque fois.
• Texte: Ce champ permet de saisir des informations textuelles ou numériques. En outre, il est possible de définir une liste de valeurs à sélectionner au lieu de taper les données à chaque fois.
• Numérique: Ce champ permet de saisir des valeurs numériques uniquement. Il est également possible d'y définir une liste de valeurs autorisées à sélectionner au lieu de les taper à chaque fois.
• Date: Ce champ est destiné aux dates, car le système ouvrira un calendrier pour sélectionner une date.
• Téléphone: Le champ est destiné aux numéros de téléphone, car leur format est vérifié par le système.
• Email: Le champ est destiné aux adresses email, car leur format est vérifié par le système.
• Pays: Un champ contenant une liste de pays au choix.
• Langue: Un champ avec une liste des langues de l'abonnement.

Crypté (3): Chacun des champs du profil client peut également être crypté. En d'autres termes :

• Crypté: Si votre législation locale (par exemple le RGPD) exige un accès spécial à un champ, vous pouvez choisir de rendre ce champ crypté. Dans ce cas, l'accès à celui-ci dépendra d'un droit spécial : Données personnelles: Accès. Les champs cryptés présentent l'inconvénient de ne pas pouvoir être utilisés dans les rapports de segmentation marketing. Exemples de champs cryptés : nom des clients, téléphone, email, adresse, numéro de passeport, date de naissance et autres données personnelles.
• Champs non cryptés: L'accès aux champs non cryptés est plus facile et peut être utilisé dans les rapports de segmentation marketing. Exemples de champs de ce type: pays, niveau du programme de fidélisation des clients, type de client, source de marketing et autres informations supplémentaires.

Important (4): Si votre législation locale (par exemple, les registres de police) vous oblige à collecter certaines données sur vos clients (par exemple, le numéro de passeport, la date de naissance, etc.), vous pouvez rendre les champs respectifs Important. Cela vous donnera une option supplémentaire pour vérifier si tous ces champs importants sont remplis par les clients. Ainsi, une réservation peut être initialement créée avec les seules coordonnées, le reste des informations devant être recueilli ultérieurement : lors du self check-in ou du check-in à la réception. 

L'option "Important" vous permet également de vérifier et d'examiner facilement si toutes les données nécessaires ont été saisies. Dans la liste des arrivées et dans la réservation elle-même, une icône indique les réservations pour lesquelles il manque des données importantes. Dans le registre, un filtre permet d'afficher tous les clients dont les données importantes sont manquantes.

Liste de valeurs (5): Vous pouvez configurer une liste de valeurs avec des valeurs prédéfinies. Voir ci-dessous pour plus d'informations.

Listes de valeurs

L'objectif de la "liste de valeurs" dans un champ de profil est de gagner du temps et d'éviter les erreurs. Les listes de valeurs peuvent être particulièrement utiles pour les établissements qui doivent communiquer des informations sur les clients aux autorités locales et qui, en outre, doivent fournir des informations écrites dans le format spécifique défini par l'autorité.

Un autre cas d'utilisation populaire de la liste de valeurs est lié au champ "Niveau" qui fait référence à une étiquette attachée au profil du client. Grâce à ce champ, vous pouvez attribuer au profil d'un client une certaine "étiquette" qui apparaîtra chaque fois que vous sélectionnerez le profil dans une réservation et qui sera visible dans le profil lui-même:

Afin de créer des listes de valeurs, naviguez dans le menu Paramètres->Tous les paramètres->Profils des clients->Champs du profil client->cliquez sur 'Modifier' le champ pour lequel vous souhaitez ajouter une liste de valeurs et ajoutez les informations dans le champ Liste de valeurs:

Lorsque vous entrez les valeurs, veuillez suivre la structure que l'exemple dans le texte explicatif présente, à savoir:

Valeur (sauvegardée dans la base de données) : Valeur (visible par les utilisateurs)

La valeur enregistrée dans la base de données sera celle utilisée pour les exportations vers les autorités locales et autres. Les deux valeurs (celle de la base de données et celle de l'utilisateur) peuvent être identiques - Passeport : Passeport - s'il n'y a pas d'exigence spécifique concernant le format des valeurs de la base de données.