Opérations Housekeeping - Générer les tâches de la journée

Modifié le : Mar, 11 Juill., 2023 à 2:00 H

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Une partie intégrante des opérations quotidiennes consiste à s'assurer que le département Housekeeping dispose de directives claires sur ce qui doit être fait le jour même, quelles chambres doivent être nettoyées, y a-t-il des tâches spéciales/ocasionnelles qui doivent être effectuées et plus encore.

Important: Cet article explique comment gérer les opérations quotidiennes du Housekeeping dans Clock PMS+, cependant, vous devez vous assurer que le module Housekeeping est correctement configuré. Veuillez consulter Module Housekeeping - Activités, Secteurs et Crédits et Module Housekeeping - Programmes d'activités pour toutes les informations de réglage.

Tâches Housekeeping

Comme le module Housekeeping met en œuvre une approche "basée sur les tâches", les tâches ménagères constituent l'élément le plus important de l'opération.

Important: faites la distinction entre les activités Housekeeping et les tâches Housekeeping. Une tâche Housekeeping est une tâche particulière qui définit quand, où et par qui certaines activités doivent être réalisées.

Voyons ce qui peut générer des tâches Housekeeping

  • Tâches issues de programmes d'activités - Les tâches Housekeeping seront principalement générées sur la base de votre configuration des programmes d'activités Housekeeping. Pour plus d'informations sur la configuration, cliquez ICI.
  • Tâches provenant de programmes connectés à un modèle de facturation - Des tâches peuvent être générées si un programme est attaché à un modèle de facturation. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour automatiser la génération de tâches liées aux lits supplémentaires et aux lits bébé, ainsi qu'au stockage de consommables spéciaux liés à divers Forfaits. Vous trouverez plus d'informations sur cette fonctionnalité ICI.
  • Activité Housekeeping à l'arrivée - Si une réservation nécessite une certaine préparation spéciale de la chambre, vous pouvez la spécifier dans la réservation elle-même. Par exemple, des consommables VIP ou une thématisation festive de la chambre. Pour appliquer une telle activité à l'arrivée, modifiez la réservation et sélectionnez l'activité dans le champ 'Activités Housekeeping à l'arrivée'.

  • Tâches ajoutées manuellement - À tout moment, un utilisateur peut également ajouter manuellement une tâche Housekeeping. Cela peut se faire via un certain nombre d'écrans différents - Rapport Housekeeping ; écran de gestion des tâches Housekeeping ; Suivi en direct du Housekeeping ; via une réservation ; Planning des chambres et plus encore. Pour plus d'informations, cliquez ICI.

Générer les tâches de la journée

Au début de chaque journée, définissez les tâches pour cette journée. Allez dans le menu Housekeeping->Tâches Housekeeping-> et cliquez sur 'Générer'. Vous verrez combien de tâches seront créées. Confirmez. Les tâches sont créées comme "non assignées", c'est-à-dire qu'il n'est pas défini qui doit effectuer une certaine tâche. Veuillez noter que si vous avez défini des tâches pour l'arrivée, les réservations d'arrivée doivent avoir des chambres attribuées, car la règle veut que chaque tâche soit liée à une chambre. Ce n'est qu'ensuite que vous pourrez voir les informations relatives aux tâches liées à la réservation.

Attention: En règle générale, vous devez générer des tâches une fois par jour (généralement au début de la journée). Générer à nouveau les tâches plus tard dans la journée actualisera TOUTES les tâches, même celles qui ont déjà été accomplies pour la journée.

Important: veuillez noter que les tâches restent dans les rapports et les écrans jusqu'à ce qu'elles soient terminées. Elles ne disparaissent pas une fois que vous avez généré les tâches pour la nouvelle journée.

Important: si, lors de la génération des tâches quotidiennes, certaines situations requièrent l'attention du service housekeeping, une tâche spécifique doit être ajoutée manuellement pour la chambre concernée.

Tâches générées automatiquement

Nous avons créé un algorithme supplémentaire pour l'automatisation des tâches Housekeeping liées aux départs anticipés des clients et aux changements de chambre pendant leur séjour. Pour éviter toute confusion avec les tâches quotidiennes déjà générées, les tâches automatiques sont créées dans les cas suivants:

  • Changement de chambre - à chaque changement de chambre (également dans les cas de marquage d'un changement de chambre comme " Fait "), une tâche est créée pour l'ancienne chambre. L'ancienne chambre est marquée comme sale, et la description de la tâche spécifiera la chambre dans laquelle le client est déplacé (Chambre changée en: ...). De cette façon, si nécessaire, vous pouvez déplacer le stock spécifique de la chambre conformément à la réservation.
  • Checkout - avec le checkout de la réservation, un checkout anticipé ou normal, si, pour une raison quelconque, la chambre est propre, une tâche Housekeeping est créée pour la chambre avec le statut " Sale " et la description suivante: " Divergence de checkout ".

Priorité des tâches

Chaque tâche a une certaine priorité. Celle-ci peut être déterminée automatiquement ou manuellement. Le niveau de priorité des tâches affecte la disposition des tâches dans les rapports destinés aux femmes de chambre (Tâches Housekeeping), de sorte qu'elles sont informées des tâches les plus prioritaires. Pour les tâches créées automatiquement, la priorité est déterminée en fonction de l'indication d'une arrivée anticipée ou d'un départ tardif dans une réservation. En cas d'arrivée anticipée, les tâches de nettoyage ont une priorité élevée. Un départ tardif réduit le niveau de priorité des tâches de nettoyage, et les autres tâches ont un niveau de priorité normal. En outre, les tâches pour les chambres dans lesquelles il y a un départ->arrivée le même jour auront aussi automatiquement une priorité élevée.

En outre, la priorité peut être modifiée manuellement dans l'écran de réservation, le rapport de ménage et le Suivi en direct.

Attribution des tâches 

Comme mentionné et vu ci-dessus, une fois que vous avez généré les tâches pour la journée, elles sont initialement "non assignées". Vous avez la possibilité de les attribuer manuellement ou d'utiliser l'attribution automatique.

Attribution manuelle

Une fois les tâches générées, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant un crayon à côté de chaque tâche et de désigner la femme de chambre qui doit l'effectuer.

Attribution automatique

Il est évident qu'assigner les tâches une par une peut prendre beaucoup de temps, c'est pourquoi nous avons ajouté une option d'assignation automatique.

Vous pouvez choisir parmi combien de femmes de chambre les tâches doivent être réparties. 

Deux algorithmes permettent de déterminer comment les tâches seront réparties entre les femmes de chambre: l'ordre optimal ou l'ordre stable.

  • Optimal: Il s'agit d'un algorithme vous permettant de tirer parti de la répartition égale des tâches entre les femmes de chambre ; cependant, il arrive qu'elles reçoivent des tâches dans des secteurs de ménage différents.
  • Ordre stable: Il s'agit d'un algorithme plus ancien donnant la priorité à l'ordre des secteurs housekeeping, cependant, il arrive que les femmes de chambre ne se voient pas attribuer des tâches de manière égale.

Le système utilisera le numéro de femme de chambre que vous avez donné pour répartir les tâches et créer une liste de tâches pour chacune de ces femmes de chambre. Le système attribue également un numéro consécutif à chaque liste: 1, 2, 3, etc. Vous pouvez ensuite remplacer le numéro de la liste par le nom d'une femme de ménage. Veuillez noter qu'il s'agit simplement d'échanger un numéro avec un texte (nom). Il ne s'agit pas d'utilisateurs réels dans Clock PMS+.

Testez les deux méthodes de distribution et choisissez celle qui vous convient le mieux.

Vous pouvez choisir laquelle des méthodes sera la méthode par défaut en allant dans Réglages-> Tous les réglages->Crédits Housekeeping->Algorithme d'assignation des tâches Housekeeping.

Voici un peu plus d'informations sur le fonctionnement de la distribution automatisée des tâches:

  • Les tâches non assignées sont classées par numéro de chambre en suivant l'ordre de tri des chambres que vous avez défini. Si les chambres ont des secteurs Housekeeping assignés - les tâches seront distribuées par secteurs.
  • Lors de la distribution des tâches, le système vise à répartir uniformément la charge de travail entre le nombre donné de femmes de chambre tout en tenant compte du nombre défini de crédits.
  • S'il y a plus d'une tâche pour une chambre, toutes ces tâches sont confiées à une seule et même femme de chambre.

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