Contrats avec les Tоur Opérateurs (TO)

Le module spécialisé "Contrats avec les TO" vise à faciliter le calcul des prix dans les contrats avec les voyagistes. Chaque contrat est saisi dans le profil de la société à laquelle il se réfère. Ce module nécessite l'activation du module complémentaire "Tour Opérateurs" dans le cadre de votre abonnement.

Le contrat comporte deux paramètres principaux : "Conditions" et "Tarifs". La première partie concerne les conditions tarifaires telles qu'elles apparaissent dans le contrat. La deuxième partie consiste à configurer la manière dont ces conditions peuvent être appliquées dans les réservations en tant que tarifs sélectionnables.

Conditions

Chaque contrat est associé à une seule entreprise, et les prix de ce contrat sont exprimés dans une seule devise. En outre, chaque contrat doit avoir un nom défini (par exemple, TO-X-SUM22). Ces champs sont obligatoires.

La définition des conditions tarifaires du contrat se fait par le biais des catégories suivantes : Types de chambres et Pensions, Saisons, Groupes d'âge, Positions de base, Pensions supplémentaires, Hébergement spécifique, Nuits gratuites, Remises de prix, Taxe de séjour.

Taxe de séjour

Pour chaque contrat, vous pouvez choisir d'ajouter ou non la taxe de séjour. Sélectionnez la valeur dans la section du nom du contrat. Les options possibles sont conformes aux paramètres standard:

• Comme une charge supplémentaire et distincte pour chaque jour.
• Pas de frais supplémentaires - aucun frais séparé ne sera facturé, mais un texte distinct sera visible dans les documents décrivant le montant de la taxe de séjour inclus.

Types de chambres et pensions

Pour chaque contrat, vous devez spécifier les types de chambre et de pension qu'il inclut. Ici, vous pouvez définir les types de chambre et de pension selon la terminologie du tour-opérateur, telle qu'elle est écrite dans le contrat. En utilisant cette terminologie, vous bénéficiez des avantages suivants:

• Les services figurant sur la facture que vous fournissez au tour-opérateur reprendront la terminologie du contrat. L'interprétation par le tour-opérateur sera ainsi plus claire. Par exemple, au lieu d'avoir le nom PMS+ du type de chambre, vous pouvez avoir celui défini dans le contrat - par exemple DBSV. Il en va de même pour les repas (pensions).
• Selon une condition du contrat, vous pouvez loger dans différents types de chambres. Par exemple : dans le contrat, vous pouvez avoir un prix pour " Double ", que vous pouvez lier à plusieurs types de chambre différents - " Double Mer " et " Double Parc ".

Remplissez les types de chambres et les chambres en pension dans la partie supérieure gauche du contrat.

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons créé deux types de chambre - DBL et APP - et 3 pensions - RO, BB, HB. 

Tous les noms sont définis comme ils sont indiqués dans le contrat réel.

Groupes d'âge

Si le contrat contient des prix différents pour les enfants, vous devez définir un ou plusieurs groupes d'âge. Par exemple : vous pouvez saisir deux groupes - "Enfants de moins de 2 ans" et "Enfants de moins de 12 ans". Utilisez un texte court mais clair pour le nom du groupe. Ce texte apparaîtra dans la description des frais s'il se rapporte à un enfant. Pour chaque groupe d'âge, vous devez indiquer l'âge maximum qu'il couvre. Pour un calcul correct des prix, vous devez indiquer l'âge des enfants dans chaque réservation.

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons créé 2 groupes d'âge - Nourrissons avec un âge maximum de 2 ans et Enfant avec un âge maximum de 12 ans.

Saisons

Définissez les saisons pour lesquelles vous avez des prix de chambre différents. Donnez à chaque saison un nom court et ajoutez les périodes qu'elle couvre. Vous pouvez ajouter plusieurs périodes dans une même saison. Les périodes des saisons ne peuvent pas se chevaucher.

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons créé 3 saisons - basse, moyenne et haute. Cependant, les saisons Basse et Moyenne couvrent chacune deux périodes différentes.

Positions de base

Pour chaque type de chambre, définissez les prix de base pour les saisons que vous avez définies.

• Pension - sélectionnez la pension à laquelle le prix de base s'applique. Commencez par la pension la plus basse du contrat. Pour connaître les prix des autres pensions, consultez la section Pensions supplémentaires ci-dessous.
• Prix par chambre ou par lit - indiquez si les prix que vous avez définis dans l'élément de base s'appliquent à la chambre entière ou à chaque client (lit).
• Si vous sélectionnez "Prix par lit", vous pouvez renseigner des prix différents pour chacune des tranches d'âge des enfants. Vous pouvez définir les prix pour les enfants comme un montant fixe, mais vous pouvez également utiliser un pourcentage de remise par rapport au prix de base.
• Sélectionnez le modèle de frais si vous souhaitez spécifier tous les champs de frais pour cet élément de base - groupe et catégorie de revenus, % de taxe, champs supplémentaires, etc. Si vous avez sélectionné "Prix par chambre", vous aurez une charge pour chaque jour, si vous avez sélectionné "Prix par lit", vous aurez une charge distincte par client pour chaque jour.
• Des ajustements peuvent être appliqués aux tarifs de base définis pour différentes combinaisons d'adultes et d'enfants. Consultez la section Hébergement spécifique ci-dessous pour plus d'informations.

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons créé un poste de base pour: 

• le type de chambre - DBL
• La pension - RO
• Prix par lit
• Prix pour les adultes - 45 en basse saison ; 50 en moyenne saison; 55 en haute saison.
• Prix pour le nourrisson - 100 % de réduction dans tous les cas.
• Prix pour l'enfant - 20% de réduction dans tous les cas.

Cela indique que le prix de base pour le type de chambre DBL est pour la pension RO. S'il existe une option de supplément pour BB ou HB, elle doit être ajoutée en tant que pension supplémentaire (voir ci-dessous).

En outre, nous avons créé une position pour APP également, mais la pension de base est BB. Cela signifie essentiellement que dans notre contrat avec le TO, il s'agit du tableau le plus bas proposé pour l'APP et que le seul supplément possible est HB.

Pension supplémentaire

Définissez ici les prix de toutes les autres pensions de votre contrat. Si l'élément de base est pour une pension particulière, cela signifie qu'il est inclus dans le prix et que le calcul ne passera pas par cette section.

Pour chaque ligne:

• Sélectionnez la pension. Si la pension n'est pas répertoriée, ajoutez-la d'abord dans la section Types de chambre et pensions.
• Les prix des pensions sont fixés pour chaque saison. Le prix s'applique à chacun des clients. Saisissez les prix pour un adulte et pour chacune des tranches d'âge des enfants.
• Modèle de frais - sélectionnez un modèle pour définir les paramètres à utiliser pour l'affichage de cette pension. Une charge distincte sera créée pour chacun des jours et des clients. Le texte de la charge indique à la fois le nom de la pension et la tranche d'âge de l'enfant, si la charge concerne un enfant.

Arrangements spécifiques

Vous pouvez définir ici des conditions pour modifier le prix de base ainsi que le prix des pensions supplémentaires. Vous pouvez spécifier des combinaisons spécifiques d'adultes et d'enfants, ainsi que la position du client dans la chambre à laquelle l'ajustement s'applique.

• Texte - Le texte saisi sera ajouté au texte de la charge pour faire apparaître clairement comment le prix de la nuitée a été formé.
• Type de chambre - à quel type de chambre la condition s'applique. Le champ est obligatoire, vous permet de sélectionner plusieurs types.
• Adultes et enfants - à quelle combinaison d'adultes et d'enfants la condition s'applique. Champs obligatoires .
• À quel groupe d'âge la condition s'applique - adultes ou enfants d'un groupe d'âge spécifique. Champ obligatoire.
• À quel client tour à tour, adulte ou enfant, la condition s'applique - Si elle est laissée vide, la condition s'applique à tous les clients de la tranche d'âge sélectionnée.
• Prix ou remises par saison - Si vous renseignez une valeur, elle remplacera le prix de l'article de base. Si vous renseignez un pourcentage, il sera traité comme une remise par rapport au prix de base.
• Prix/remises pour l'hébergement - Activé uniquement si l'élément de base est défini comme " Prix du lit ".
• Prix/remises pour les pensions supplémentaires - Si la pension du client est calculée à partir du tableau des pensions supplémentaires, ce montant peut être ajusté en spécifiant un montant fixe ou une remise.

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons créé les conditions spécifiques suivantes:

• Pour le type de chambre DBL, nous avons défini -50% de remise sur le prix par nuit pour un enfant séjournant avec 2 adultes. La remise pour la pension supplémentaire n'est pas définie.
• Pour le type de chambre APP, nous avons fixé des prix différents pour les nuits par saison pour le 4ème et le 5ème adulte. Nous avons également ajouté une remise de -20% pour la pension supplémentaire.

Nuitées gratuites

Vous pouvez définir ici dans quels cas la réservation bénéficie de nuits gratuites. Vous pouvez préciser combien et quels jours doivent être gratuits - ceux du début ou de la fin du séjour.

• Texte - Le texte saisi sera ajouté au texte de facturation pour faire apparaître clairement comment le prix de la nuit a été formé.
• Filtres - À quelles réservations s'appliquent les nuits gratuites. Définissez les filtres nécessaires, vous pouvez combiner entre les séjours minimum et maximum, les types de chambres, plusieurs périodes pour la date d'émission du bon, la date d'arrivée de la réservation, ainsi qu'une période dans laquelle la réservation comporte au moins une nuit (à l’hôtel).
• Nuits gratuites au début et/ou à la fin du séjour - Vous pouvez remplir les deux champs. Le prix des nuits et des pensions, pour les jours sélectionnés, sera de 0.
• Les nuits gratuites n'affectent pas la taxe de séjour, si vous avez choisi d'en être facturé.

Dans l'exemple ci-dessus, nous avons créé une condition 7=6:

• ● Nous avons défini que le séjour doit être exactement de 7 nuits grâce aux options Min/Max.
• Applicable aux deux types de chambres faisant partie du contrat.
• Applicable aux réservations dont les dates de bon d'échange sont comprises entre le 01 janvier et le 31 mars.
• Aucune restriction sur la date à laquelle l'arrivée doit avoir lieu.
• Nous avons indiqué que la première nuit sera celle qui bénéficie de la réduction.

Réductions

Définissez toutes les autres remises que vous accordez sur les réservations.

• Texte - Le texte saisi sera ajouté au texte de la charge pour indiquer clairement comment le tarif de la nuitée a été formé.
• Filtres - Les réservations auxquelles la remise s'applique. Définissez les filtres nécessaires, vous pouvez combiner entre les séjours minimum et maximum, les types de chambres, plusieurs périodes pour la date d'émission du bon, la date d'arrivée de la réservation ainsi qu'une période dans laquelle la réservation comporte au moins une nuit (à l’hôtel).
• Ce qu'il faut réduire - L'hébergement et/ou les pensions supplémentaires.
• Appliquer à - vous pouvez préciser à quelles nuits du séjour de ces réservations la remise doit être appliquée. Seules les nuits tombant dans la période sont soumises à la réduction de prix.
• Deux méthodes d'actualisation sont prises en charge : 'Sans accumulation' et 'Avec accumulation'.
  • Sans accumulation calculera la remise sur le prix de base calculé à ce jour, sans tenir compte des autres remises appliquées.
  • Avec accumulation calculera la remise en soustrayant d'abord les remises précédemment appliquées et en appliquant le pourcentage de remise au montant résultant. Dans ce modèle, la cohérence du calcul de la remise est importante, car chaque remise successive dépend des calculs précédents. La séquence des remises est déterminée par le champ " Numéro de commande ".

• Pourcentage de remise - définissez le % de la remise.

Tarifs

Dans la première partie, nous avons vu comment définir les conditions tarifaires du contrat. Dans cette partie, nous allons voir comment représenter le contrat sous forme de tarifs qui peuvent être sélectionnés dans les réservations. Enregistrez le contrat et sélectionnez le bouton "Tarifs" (en haut à droite). Pour cette étape, il suffit d'avoir saisi les types de chambres et les pensions dans la section "Types de chambres et pensions". Sur cette base, le système vous proposera les combinaisons de produits (tarifs) à créer.

Vous verrez un tableau dans lequel sont combinés tous les types de chambres et les pensions du contrat. Si le tableau est vide, cela signifie que les données nécessaires n'ont pas été remplies dans la section "Types de chambres et pensions" du contrat. Pour créer les tarifs, vous avez les options suivantes:

• Ne décochez pas la case "Faire des suggestions pour ajouter des tarifs" et cliquez sur " Ajouter automatiquement un tarif ". Le système tentera de créer automatiquement les tarifs corrects, en tenant compte de facteurs tels que : les contrats précédents, les termes courants pour le nom des pensions et les noms de type de chambre correspondants.
• Si l'option automatique ne fonctionne pas bien dans votre cas, n'utilisez pas 'Faire des suggestions pour ajouter des tarifs'. Le système ajoutera des tarifs pour tous les éléments vides, et vous devrez sélectionner le type de chambre, les repas et le nom de chaque tarif.
• Vous pouvez utiliser le bouton '+' pour ajouter un tarif pour une combinaison spécifique de type de chambre et de pension. Pour rappel, vous pouvez ajouter plusieurs tarifs contre une même combinaison Type de chambre/Pension du contrat, par exemple pour différents types de chambre (situation Double Mer/Double Parc).
• Vous pouvez supprimer un tarif en cliquant sur le bouton " - ". De cette façon, il ne sera pas sélectionnable dans les réservations. Si le tarif est déjà utilisé dans une réservation, il sera supprimé et retiré de la réservation.
• Avec le bouton 'Stop', vous pouvez empêcher la vente du tarif, mais le garder comme disponible.

Pour chaque combinaison de type de chambre DBL et la pension, nous avons ajouté jusqu'à deux tarifs. Nous avons créé un tarif pour chacun des types de chambre double dans un hôtel Double Parc/Double Mer.

Tarifs non synchronisés

Si vous avez créé des tarifs pour des types de chambres et des pensions, et que par la suite, vous supprimez ce type de chambre ou de pension des conditions tarifaires du contrat, une nouvelle section apparaîtra avec les tarifs pour lesquels il n'existe pas de conditions tarifaires. Vous pouvez supprimer, arrêter ou déplacer ces tarifs. Avec le bouton Déplacer, vous pouvez sélectionner une nouvelle combinaison de type de chambre et de pension à laquelle ce tarif s'applique.

Sauvegardez vos modifications une fois que vous avez terminé avec les tarifs.

Dans les réservations, sélectionnez la Société (tour opérateur), le Type de chambre et le Repas. Dans la liste des tarifs, la combinaison tarifaire correspondante sera suggérée. Il peut y avoir plus d'une suggestion, dans le cas de la situation Double Mer/Double Parc.

Copier les contrats

Vous avez la possibilité de copier les conditions de votre contrat et d'en créer un autre très rapidement. Cette opération pourrait être nécessaire pour créer un contrat avec la même entreprise pour la nouvelle saison ou pour créer un contrat pour une autre entreprise dont les conditions sont identiques/similaires. En bas de page, utilisez le bouton "Enregistrer comme copie" qui ouvrira une fenêtre dans laquelle vous pourrez saisir le nom du nouveau contrat et sélectionner la société.