Verträge mit Reiseveranstaltern (RV)

Das Fachmodul 'Verträge mit TOs' soll die Preisberechnung in Verträgen mit Reiseveranstaltern erleichtern. Jeder Vertrag wird in das Profil der Firma eingetragen, auf die er sich bezieht. Dieses Modul erfordert das 'Vouchers' Add-On, das für Ihr Abonnement aktiviert ist.

Der Vertrag hat zwei Haupteinstellungen - 'Bedingungen' und 'Raten'. Der erste Teil deckt die Preiskonditionen ab, wie sie im Vertrag erscheinen. Der zweite Teil beinhaltet die Konfiguration, wie diese Konditionen in Buchungen als auswählbare Raten angewendet werden können.

Konditionen

Jeder Vertrag ist mit einer Firma verbunden, und die Preise in diesem Vertrag sind nur in einer Währung. Außerdem muss für jeden Vertrag ein Name definiert werden (z. B. TO-X-SUM22). Diese Felder sind erforderlich.

Die Definition der Preiskonditionen des Vertrags erfolgt über die folgenden Kategorien: Zimmerkategorien und -pensionen, Jahreszeiten, Altersgruppen, Basis-Positionen, Zusatzpensionen, spezielle Unterkünfte, Gratis-Nächte, Preisnachlässe, Kurtaxe.

Stadtsteuer

Für jeden Vertrag können Sie wählen, ob Sie die Kurtaxe hinzufügen möchten oder nicht. Wählen Sie den Wert im Abschnitt Vertragsname aus. Die möglichen Optionen entsprechen den Standardeinstellungen:

• Als zusätzliche, separate Leistung für jeden Tag.
• Keine zusätzliche Leistung - es wird keine separate Belastung erhoben, aber ein separater Text wird in den Dokumenten sichtbar sein, der den Betrag der enthaltenen Kurtaxe beschreibt.

Zimmerkategorien und Tafeln

Für jeden Vertrag müssen Sie die Zimmerkategorien und Verpflegungsarten angeben, die er umfasst. Hier können Sie die Zimmerkategorien und Verpflegungsarten entsprechend der Terminologie des Reiseveranstalters - so wie sie im Vertrag geschrieben sind - festlegen. Mit dieser Terminologie haben Sie folgende Vorteile:

• Die Leistungen auf der Rechnung, die Sie dem Reiseveranstalter stellen, tragen die Terminologie des Vertrages. Dadurch wird sie für den Reiseveranstalter leichter zu interpretieren sein. Anstelle des PMS+-Namens der Zimmerkategorie können Sie zum Beispiel die im Vertrag festgelegte Bezeichnung verwenden - z. B. DBSV. Das Gleiche gilt für die Verpflegung.
• Nach einer Bedingung des Vertrages können Sie in verschiedenen Zimmerkategorien unterkommen. Zum Beispiel: Sie können im Vertrag einen Preis für 'Double' haben, den Sie mit mehreren verschiedenen Zimmerkategorien verbinden können - 'Double Sea' und 'Double Park'.

Füllen Sie die Zimmerkategorien und Verpflegungsräume im oberen linken Teil des Vertrages aus.

Im obigen Beispiel haben wir zwei Zimmerkategorien - DBL und APP - und 3 Boards - RO, BB, HB - angelegt. 

Alle Namen sind so gesetzt, wie sie im aktuellen Vertrag angegeben sind.

Altersgruppen

Wenn der Vertrag unterschiedliche Preise für Kinder enthält, müssen Sie eine oder mehrere Altersgruppen definieren. Zum Beispiel: Sie können zwei Gruppen angeben - 'Kinder unter 2' und 'Kinder unter 12'. Verwenden Sie einen kurzen, aber klaren Text für den Gruppennamen. Dieser Text wird in der Beschreibung der Leistungen erscheinen, wenn sie sich auf ein Kind beziehen. Für jede Altersgruppe müssen Sie das Höchstalter angeben, für das sie gilt. Für eine korrekte Preisberechnung müssen Sie bei jeder Buchung das Alter der Kinder angeben.

Im obigen Beispiel haben wir 2 Altersgruppen erstellt - Kleinkinder mit einem Höchstalter von 2 Jahren und Kinder mit einem Höchstalter von 12 Jahren.

Saisonen

Legen Sie die Jahreszeiten fest, in denen Sie unterschiedliche Zimmerpreise haben. Geben Sie jeder Saison einen kurzen Namen und fügen Sie die Zeiträume hinzu, die sie abdeckt. Sie können mehrere Zeiträume innerhalb einer Saison hinzufügen. Die Zeiträume der Jahreszeiten dürfen sich nicht überschneiden.

Im obigen Beispiel haben wir 3 Jahreszeiten erstellt - Niedrig, Mittel und Hoch. Allerdings erstrecken sich die Niedrig- und Mittelsaison über jeweils zwei verschiedene Zeiträume.

Basispositionen

Für jede Zimmerkategorie legen Sie die Basispreise für die von Ihnen definierten Jahreszeiten fest.

• Board - wählen Sie das Board, für das der Basispreis gilt. Beginnen Sie mit der niedrigsten Platte aus dem Vertrag. Die Preise für die anderen Bretter finden Sie im Abschnitt "Zusätzliche Bretter" weiter unten.
• Preis pro Zimmer oder Bett - geben Sie an, ob die Preise, die Sie im Basis Artikel festlegen, für das gesamte Zimmer oder für jeden Gast (Bett) gelten.
• Wenn Sie 'Preis pro Bett' auswählen, können Sie für jede der Altersgruppen der Kinder unterschiedliche Preise eingeben. Sie können die Preise für Kinder als festen Betrag festlegen, aber auch einen prozentualen Rabatt vom Basispreis verwenden.
• Wählen Sie die Leistungsvorlage aus, wenn Sie alle Leistungsfelder für diesen Basis-Artikel angeben möchten - Umsatzgruppe und -kategorie, Steuer %, Zusatzfelder usw. Wenn Sie 'Preis pro Zimmer' ausgewählt haben, haben Sie eine Leistung für jeden Tag, wenn Sie 'Preis pro Bett' ausgewählt haben, haben Sie eine separate Leistung pro Gast für jeden Tag.
• Auf die Basis-Raten können Anpassungen für verschiedene Kombinationen von Erwachsenen und Kindern angewendet werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Besondere Unterkünfte unten.

Im obigen Beispiel haben wir eine Basis-Position für:

• Zimmerkategorie - DBL
• Board - RO
• Preis pro Bett
• Preise für Erwachsene - 45 in der Nebensaison; 50 in der Mittelsaison; 55 in der Hauptsaison
• Preis für Kleinkinder - 100% Rabatt in allen Fällen
• Preis für Kind - 20% Rabatt in allen Fällen

Dies zeigt an, dass die Basispreise für die Zimmerkategorie DBL für RO-Pension sind. Wenn es eine Zusatzoption für BB oder HB gibt, muss diese als zusätzliche Verpflegung hinzugefügt werden (siehe unten).

Außerdem haben wir auch eine Position für APP geschaffen, die Basisverpflegung ist jedoch BB. Das bedeutet im Wesentlichen, dass dies in unserem Vertrag mit dem TO die 'niedrigste' Tafel ist, die für die APP angeboten wird, und die einzige mögliche Ergänzung ist HB.

Zusatztafeln

Legen Sie hier die Preise für alle weiteren Platten aus Ihrem Vertrag fest. Wenn der Basis Artikel für ein bestimmtes Brett ist, bedeutet dies, dass es im Preis enthalten ist und die Berechnung nicht über diesen Abschnitt geht.

Für jede Zeile:

• Wählen Sie das Gremium aus. Wenn die Tafel nicht aufgeführt ist, fügen Sie sie zunächst im Abschnitt Zimmerkategorien und Tafeln hinzu.
• Die Preise für die Boards werden für jede Saison festgelegt. Der Preis gilt für jeden der Gäste. Geben Sie die Preise für einen Erwachsenen und die einzelnen Altersgruppen der Kinder ein.
• Leistungsvorlage - wählen Sie eine Vorlage aus, um die Parameter zu definieren, die für die Buchung dieser Tafel verwendet werden sollen. Für jeden Tag und jeden Gast wird eine eigene Leistung erstellt. Der Leistungstext enthält sowohl den Namen der Tafel als auch die Altersgruppe des Kindes, wenn es sich um Leistungen für ein Kind handelt.

Besondere Unterkünfte

Hier können Sie Bedingungen festlegen, um den Basispreis sowie den Preis der Extra Boards zu ändern. Sie können bestimmte Kombinationen von Erwachsenen und Kindern angeben, sowie die Position des Gastes im Zimmer, für die die Anpassung gilt.

• Text - Der eingegebene Text wird dem Leistungstext hinzugefügt, um deutlich zu machen, wie der Preis der Nacht gebildet wurde.
• Zimmerkategorie - für welche Zimmerkategorie die Bedingung gilt. Das Feld ist Erforderlich, Sie können mehr als eine Art auswählen.
• Erwachsene und Kinder - Für welche Kombination von Erwachsenen und Kindern die Bedingung gilt. Erforderliche Felder.
• Für welche Altersgruppe die Bedingung gilt - Erwachsene oder Kinder einer bestimmten Altersgruppe. Erforderliches Feld.
• Für welchen Gast wiederum, ob Erwachsener oder Kind, gilt die Bedingung - Wenn leer gelassen, gilt die Bedingung für alle Gäste der ausgewählten Altersgruppe.
• Preise oder Rabatte nach Saison - Wenn Sie einen Wert eingeben, wird dieser den Preis des Basis Artikels ersetzen. Wenn Sie einen Prozentsatz eingeben, wird dieser als Rabatt auf den Basispreis behandelt.
• Übernachtungspreise/Rabatte - Nur aktiviert, wenn der Basis Artikel als "Bettenpreis" definiert ist.

• Preise/Rabatte für Extra Boards - Wenn die Verpflegung des Gastes aus der Tabelle Extra Boards berechnet wird, kann dieser Betrag durch Angabe eines festen Betrages oder Rabatts angepasst werden.

Im obigen Beispiel haben wir die folgenden spezifischen Bedingungen erstellt:

• Für die Zimmerkategorie DBL haben wir -50% Rabatt auf den Preis pro Nacht für ein Kind, das mit 2 Erwachsenen übernachtet, festgelegt. Rabatt für zusätzliche Verpflegung ist nicht vorgesehen.
• Für die Zimmerkategorie APP haben wir unterschiedliche Preise für die Nächte nach Saison für den 4. und 5. Erwachsenen festgelegt. Wir haben auch einen Rabatt von -20% für zusätzliche Verpflegung hinzugefügt.

Freie Nächte

Hier können Sie festlegen, in welchen Fällen die Reservierung freie Nächte hat. Sie können angeben, wie viele und welche Tage frei sein sollen - die am Anfang oder am Ende des Aufenthalts.

• Text - Der eingegebene Text wird dem Leistungstext hinzugefügt, um deutlich zu machen, wie der Preis der Nacht zustande gekommen ist.
• Filter - Für welche Buchungen die kostenlosen Nächte gelten. Definieren Sie die notwendigen Filter, Sie können zwischen Mindest- und Maximalaufenthalten, Zimmerkategorien, mehreren Zeiträumen für das Ausstellungsdatum des Gutscheins, Anreisedatum der Reservierung, sowie einem Zeitraum, in dem die Buchung mindestens eine Nacht (Im Hotel) hat, kombinieren.
• Gratisnächte zu Beginn und/oder am Ende des Aufenthaltes - Sie können beide Felder ausfüllen. Der Preis für die Nächte und die Verpflegung für die ausgewählten Tage beträgt 0.
• Die Gratisübernachtungen wirken sich nicht auf die Kurtaxe aus, falls Sie eine solche Leistung gewählt haben.

Im obigen Beispiel haben wir eine 7=6 Bedingung erstellt:

• Wir haben über die Optionen Min/Max definiert, dass der Aufenthalt genau 7 Nächte betragen muss.
• Gilt für beide Zimmerkategorien, die Bestandteil des Vertrages sind.
• Gilt für Reservierungen mit Belegdatum zwischen 01.01. und 31.03.
• Keine Restriktion, wann die Anreise erfolgen muss.
• Wir haben angegeben, dass die erste Nacht mit einem Rabatt versehen wird.

Rabatte

Definieren Sie alle anderen Rabatte, die Sie bei Buchungen gewähren.

• Text - Der eingegebene Text wird dem Leistungstext hinzugefügt, um deutlich zu machen, wie die nächtliche Rate gebildet wurde.
• Filter - Für welche Buchungen der Rabatt gilt. Definieren Sie die notwendigen Filter, Sie können zwischen Mindest- und Maximalaufenthalten, Zimmerkategorien, mehreren Zeiträumen für das Ausstellungsdatum des Gutscheins, dem Anreisedatum der Buchung sowie einem Zeitraum, in dem die Buchung mindestens eine Nacht hat, kombinieren  (Im Hotel).
• Was zu rabattieren ist - Unterkunft und/oder Zusatzverpflegung.
• Anzuwenden auf - Sie können angeben, auf welche Nächte des Aufenthalts dieser Buchungen der Rabatt angewendet werden soll. Nur die Nächte, die in den Zeitraum fallen, unterliegen der Preissenkung.

• Es werden zwei Methoden für den Rabatt unterstützt: 'Ohne Kumulation' und 'Mit Kumulation'.

  • Ohne Akkumulation berechnet den Rabatt auf den bis zum Datum berechneten Basispreis, ohne Berücksichtigung anderer angewandter Rabatte. 
  • Mit Kumulierung berechnet den Rabatt, indem zunächst die zuvor angewandten Rabatte abgezogen werden und der Rabattprozentsatz auf den sich ergebenden Betrag angewendet wird. Bei diesem Modell ist die Konsistenz der Rabattberechnung wichtig, da jeder nachfolgende Rabatt von den vorherigen Berechnungen abhängt. Die Reihenfolge der Rabatte wird durch das Feld 'Bestellnummer' bestimmt

• Rabatt in Prozent - geben Sie den Prozentsatz des Rabatts an.

Raten

Im ersten Teil haben wir uns angesehen, wie man die Preiskonditionen des Vertrags festlegt. In diesem Teil sehen wir uns an, wie man den Vertrag als Raten darstellt, die in Buchungen ausgewählt werden können. Speichern Sie den Vertrag und wählen Sie die Schaltfläche 'Raten' (oben rechts). Für diesen Schritt reicht es aus, wenn Sie die Zimmerkategorien und die Bretter im Bereich "Zimmerkategorien und Bretter" eingegeben haben. Darauf aufbauend bietet Ihnen das System die zu erstellenden Produktkombinationen (Raten) an.

Sie sehen eine Tabelle, in der alle Zimmerkategorien und Boards aus dem Vertrag zusammengefasst sind. Wenn die Tabelle leer ist, bedeutet dies, dass im Abschnitt 'Zimmerkategorien und Bretter' des Vertrages die erforderlichen Daten nicht ausgefüllt wurden. Um die Raten zu erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Lassen Sie das Kontrollkästchen 'Vorschläge zum Hinzufügen von Raten machen' aktiviert und klicken Sie auf 'Auto Add Rate'. Das System wird versuchen, automatisch die richtigen Raten zu erstellen und dabei Faktoren wie frühere Verträge, gängige Begriffe für den Namen der Bretter und passende Namen von Zimmerkategorien berücksichtigen.
• Wenn die automatische Option unter Ihren Umständen nicht gut funktioniert, verwenden Sie nicht 'Vorschläge zum Hinzufügen von Raten machen'. Das System fügt Raten für alle leeren Artikel hinzu, und Sie müssen für jede Rate die Art des Zimmers, die Mahlzeiten und den Namen auswählen.
• Mit der Schaltfläche '+' können Sie eine Rate für eine bestimmte Zimmerkategorie/Board-Kombination hinzufügen. Zur Erinnerung: Sie können mehrere Raten für eine einzige Zimmerkategorie/Board-Kombination aus dem Vertrag hinzufügen, z.B. für verschiedene Zimmerkategorien (Double Sea/Double Park Lage).
• Sie können eine Rate löschen, indem Sie auf die Schaltfläche '-' klicken. Auf diese Weise wird er in den Reservierungen nicht auswählbar sein. Wenn die Rate bereits in einer Buchung verwendet wird, wird sie gelöscht und aus der Buchung entfernt.

• Mit der Schaltfläche 'Stop' können Sie den Verkauf der Rate stoppen, sie aber als verfügbar behalten.

Für jede Kombination der Zimmerkategorien DBL/Pension haben wir bis zu zwei Raten hinzugefügt. Wir haben eine Rate für jede der Zimmerkategorien in einem Doppelpark/Doppelmeerhotel erstellt.

Unsynchronisierte Raten

Wenn Sie Raten für Zimmerkategorien und Pensionen angelegt haben und anschließend diese Zimmerkategorie oder Pension aus den Vertragspreiskonditionen entfernen, erscheint ein neuer Abschnitt mit den Raten, für die es keine Preiskonditionen gibt. Sie können solche Raten löschen, stoppen oder verschieben. Mit der Schaltfläche Verschieben können Sie eine neue Kombination von Zimmer- und Verpflegungsart auswählen, für die diese Rate gilt.

Speichern Sie Ihre Änderungen, sobald Sie mit den Raten fertig sind.

Wählen Sie bei der Reservierung die Firma (Reiseveranstalter), die Zimmerkategorie und die Mahlzeit aus. In der Liste der Tarife wird die entsprechende Rate-Kombination vorgeschlagen. Im Falle von Double Sea/Double Park kann es mehr als einen Vorschlag geben.

Verträge kopieren

Sie haben die Möglichkeit, die Konditionen Ihres Vertrages zu kopieren und sehr schnell einen neuen zu erstellen. Dies kann der Fall sein, wenn Sie einen Vertrag mit derselben Firma für die neue Saison oder einen Vertrag für eine andere Firma mit denselben/ähnlichen Bedingungen erstellen möchten. Unten auf der Seite finden Sie die Schaltfläche 'Als Kopie speichern', die ein Fenster öffnet, in dem Sie den neuen Vertragsnamen eingeben und die Firma auswählen können.

Vertragsarchivierung

Nachdem die Vertragslaufzeit abgelaufen ist und Sie die zugehörigen Raten nicht mehr nutzen, können Sie diese archivieren. Um dies zu tun:

• Wählen Sie im Navigationsmenü Einstellungen -> Raten;
• Wählen Sie in der Leiste am unteren Bildschirmrand Mehr -> Raten;
  Suchen Sie den Tarif, der dem Namen des Vertrags entspricht, und archive it.