Unabhängig vom Mailversand unterstützt Clock mit seinen vorkonfigurierten Vorlagen eine Bestätigungs-E-Mail-Funktionalität.
Diese Bestätigungs-E-Mail wird:
- automatisch an Buchungen gesendet, die über BookDirect (WRS) erfolgen;
- automatisch an Gäste gesendet, die ihre Reservierung über das MyBooking Portal (SSP) vorgenommen haben;
- manuell mit nur wenigen Klicks für manuell erstellte Buchungen versendet.
Wichtig: Diese Funktion ist bereits eingebaut und funktioniert standardmäßig, sodass keine zusätzliche Konfiguration im Mailversand erforderlich ist.
Anpassen der eingebaute Bestätigungsvorlage
Da diese Funktion standardmäßig eingebaut und aktiv ist, haben wir bereits Vorlagen vorbereitet, die das System nutzt: eine Bestätigungs-E-Mail für einzelne Buchungen und eine Bestätigungs-E-Mail für Gruppenbuchungen.
Die Kontrolle, die Sie über diese Vorlagen haben, bezieht sich hauptsächlich auf den Inhalt. Sie können Texte, Kopf- und Fußzeilen hinzufügen, Ihr Logo einfügen und ähnliche Anpassungen vornehmen. Allerdings haben Sie keine Kontrolle über das Gesamt-Design und die Positionierung der Informationen.
Bitte schauen Sie sich diesen Artikel an, der detailliert erklärt, welche Inhalte Sie in der integrierten Bestätigungs-E-Mail-Vorlage bearbeiten können und wie Sie diese Änderungen vornehmen.
Erstellen einer individuell gestalteten Bestätigungsvorlage
Wir verstehen, dass es für viele von Ihnen nicht ausreichend ist, lediglich den schriftlichen Inhalt zu bearbeiten. Stattdessen möchten Sie eine Vorlage entwerfen, die Ihrer Vision und Markenidentität entspricht, und die Möglichkeit haben, die Informationen nach Ihren eigenen Wünschen zu platzieren.
Um Ihre individuell gestaltete Vorlage zu erstellen und zu verwenden, folgen Sie bitte diesen Schritten:
Schritt 1
Erstellen Sie einen Mailer im Mailversand – navigieren Sie zum Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Gast Engagement -> Mailversand und erstellen Sie einen Mailer.
Wichtig: Erstellen Sie den Mailer nur, wenn Sie eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen möchten, die die eingebaute Vorlage ersetzt. Achten Sie darauf, dass die automatische Versendung deaktiviert ist, da sonst Gäste, die Buchungen über BookDirect (WRS) vornehmen, zweimal eine Bestätigungs-E-Mail erhalten würden.
Schritt 2
Erstellen Sie Ihre Vorlage mithilfe des Visual Builders. Eine detaillierte Anleitung zur Verwendung des Visual Builders finden Sie hier. Mit diesem Tool können Sie eine benutzerdefinierte Vorlage sowohl für Einzelbuchungen als auch für Gruppenbuchungen erstellen.
Schritt 3
Ersetzen Sie die standardmäßig eingebaute Vorlage durch Ihre eigene. Gehen Sie dazu zum Mailversand – Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Gast Engagement -> Mailversand und wählen Sie im Abschnitt "Buchungsbestätigung" Ihre benutzerdefinierte Vorlage aus, um die Standardvorlage zu ersetzen. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern.
Hinweis: Wenn Sie eine benutzerdefinierte Bestätigungsvorlage für die Einzelbuchungen auswählen, wird auch die standardmäßige Bestätigungsvorlage für Gruppenbuchungen ersetzt. In diesem Fall wird jede Buchung innerhalb der Gruppe separat in der Gruppenbestätigungsnachricht angezeigt. Wenn Sie die "Tabellenansicht" (oder eine kompaktere Ansicht) für Gruppenbuchungen verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie auch eine Bestätigungsvorlage für die Gruppenbuchungen erstellen.
Nachdem Sie die oben genannten drei Schritte ausgeführt haben, wird Ihre brandneue, individuell gestaltete Bestätigungsvorlage aktiv sein.
Bestätigungs-E-Mail und OTA Buchungen
Standardmäßig sendet Clock keine Bestätigungs-E-Mail an OTA-Buchungen. Dafür gibt es unter anderem zwei Hauptgründe:
- Der OTA selbst hat bereits eine Bestätigungs-E-Mail an die Gäste gesendet.
- Wenn die Gäste an den OTA zahlen, ist es üblich, dass der OTA dem PMS die Preise für diese Buchungen abzüglich seiner Provision übermittelt. Wenn die Gäste eine reguläre Bestätigungs-E-Mail von Clock erhalten, könnte es sein, dass die Preise in dieser E-Mail nicht mit den tatsächlich gezahlten Preisen übereinstimmen, was zu Verwirrung führen kann.
Wenn Sie jedoch eine Nachricht an die Gäste senden möchten, um die Buchung zu bestätigen, können Sie dies mit dem Mailversand tun. Wir empfehlen jedoch, in einer solchen E-Mail keine Preis-/Rateninformationen anzugeben, um Verwirrung zu vermeiden, falls der Gast bereits an den OTA gezahlt hat.
Wir haben folgendes konfiguriert:
- Die E-Mail wird 1 Stunde nach der Buchungserstellung gesendet.
- Wir haben 'Ja' im OTA-Buchungsfilter ausgewählt, sodass nur OTA-Buchungen (importiert durch den Channel Manager) diese Nachricht erhalten.