Guest Mailer - Erläuterung der Modi und Filter für automatische E-Mails

Mit dem Guest Mailer können Sie automatisch oder manuell verschiedene E-Mail-Vorlagen für unterschiedliche Zwecke an Ihre Gäste senden. Von der Ermutigung der Gäste zum Online Check-In über das Angebot von Extraleistungen bis hin zum Versenden von allgemeinen Informationen oder Erinnerungen über den Aufenthalt - ein robustes automatisches E-Mail-System spart letztendlich Zeit für Ihre Gäste und reduziert die Arbeitsbelastung an der Rezeption, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass die Gäste alle Informationen erhalten, die sie benötigen.

In diesem Artikel werden die verschiedenen 'Senden am' Modi zusammen mit allen Filtern erklärt, die beide für automatische E-Mails anwendbar sind.

Modi

Sie können eine neue E-Mail-Vorlage mit den folgenden Schritten erstellen und einrichten:

• Navigieren Sie zum Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Gast Engagement-> Guest Mailer.
• Hinzufügen einer neuen Vorlage über die '+' Schaltfläche.

• Name (1) - Geben Sie einen Namen für die E-Mail ein, um ihren Zweck anzugeben. Dieser Name ist nur intern im System sichtbar und kann nach der Erstellung des Mailers nicht mehr geändert werden.
• Externer Editor (2) - Wählen Sie den Typ des Editors aus, den Sie zur Erstellung Ihrer Vorlage verwenden werden. Wir empfehlen, immer 'Visual builder' auszuwählen.
• Automatischer Versand (3) - wählen Sie, ob die E-Mail automatisch versendet werden soll oder nicht.

• Senden am (4)- wählen Sie das auslösende Ereignis aus, vor oder nach dem die E-Mail gesendet werden soll:
  • Nach der Erstellung der Buchung - die Anzahl der Stunden nach der Erstellung der Buchung, nach der eine E-Mail gesendet werden soll. Diese E-Mails werden nur an erwartete Buchungen gesendet.

    Hinweis: Wenn Sie einen Zeitraum von 120h (5 Tagen) einstellen, werden E-Mails am fünften Tag nach der Erstellung der jeweiligen Buchungen versendet, sofern sie noch erwartet werden.

  • Vor der Anreise - die Anzahl der Stunden vor 12:00 Uhr am Tag der Anreise. Diese E-Mails werden nur für erwartete Buchungen versandt. 

    Hinweis: Wenn Sie einen Zeitraum von 120h (5 Tagen) einstellen, erhalten Buchungen, die innerhalb von 5 Tagen vor der Ankunft erstellt werden, keine E-Mail, da der Zeitpunkt für den Versand der E-Mails verpasst wird. Außerdem wird empfohlen, keine sehr kurzen Zeiträume einzugeben, wenn Sie früh einchecken, d.h. wenn Sie ab 8:00 Uhr einchecken, sollten Sie keinen Wert unter 4 Stunden eingeben (12:00 Uhr minus 4 Stunden ergibt 8:00 Uhr). Andernfalls erhalten alle Buchungen mit frühem Einchecken keine E-Mail, da die Gäste bereits eingecheckt sind, bevor die E-Mail versendet wird.

  • Bis zur Anreise - die Anzahl der Stunden bis zur Anreise. Wenn Sie im Gegensatz zu 'Bis zur Anreise' 120 Stunden (5 Tage) einstellen, erhalten alle Buchungen, auch die Last-Minute-Buchungen, eine E-Mail. Der Versand beginnt 120 Stunden vor der Anreise, und die Last-Minute-Buchungen erhalten eine E-Mail mit ihrer Erstellung.
  • Nach der Anreise - die Anzahl der Stunden nach der Anreise (geben Sie 0 ein, wenn Sie den E-Mail-Versand sofort nach der Anreise wünschen oder geben Sie 24, 48, etc. Auf diese Weise werden E-Mails nach 1, 2 oder mehr Tagen nach der Anreise versendet. E-Mails werden nur für eingecheckte Buchungen verschickt.
  • Vor der Abreise- die Anzahl der Stunden vor der Abreise. Wie bei allen anderen Vorlagen werden die Stunden ab 12:00 Uhr mittags (am Tag der Abreise) zurückgerechnet.

    Hinweis: Wenn Sie möchten, dass die E-Mails vor der Abreise um 17:00 Uhr am Tag vor der Abreise versendet werden, müssen Sie im Feld 'Zeitbereich (Stunden)' eingeben: 19, d. h. d.h. 19 Stunden vor 12:00 Uhr am Tag der Abreise. Die E-Mails werden nur für Buchungen mit dem Status 'Eingecheckt' gesendet.

  • Nach der Abreise - die Anzahl der Stunden nach der Abreise (geben Sie 0 ein, wenn Sie möchten, dass die E-Mails sofort nach der Abreise gesendet werden, oder geben Sie 24, 48 usw. ein. Auf diese Weise werden E-Mails nach 1, 2 oder mehr Tagen nach der Abreise gesendet); E-Mails werden nur für eingecheckte Buchungen gesendet.
  • Nach der Stornierung - Richten Sie einen automatischen Versand von E-Mails für stornierte/nicht erschienene Buchungen ein, die gesendet werden, nachdem die Buchung als solche markiert wurde
• Zeitbereich (Stunden) (5) - geben Sie die Anzahl der Stunden ab dem oben gewählten Punkt ein, nach/vor denen eine E-Mail gesendet werden soll.

Filter

• Garantiestatus (6) - Mit diesem Filter werden E-Mails nur für Buchungen mit einem bestimmten Garantiestatus versendet. Nur für erwartete Buchungen verfügbar.
• Garantierichtlinien (7) - Die E-Mail wird nur für Buchungen mit den ausgewählten Garantierichtlinien gesendet. Lassen Sie das Feld leer, um sie an alle Buchungen zu senden, unabhängig von der Garantierichtlinie.
• Zimmer buchung (8) - Wenn auf Ja gesetzt, wird die E-Mail für Buchungen mit einem Zimmerelement (Zimmerkategorie oder Zimmer) gesendet. Wenn sie auf NO gesetzt ist, wird sie nur für Buchungen ohne ein Raumelement gesendet. Leer lassen, um an beide zu senden.
• OTA Buchungen (9) - OTA Buchungen sind diejenigen, die durch den automatischen Import des Channel Managers empfangen werden. Wenn Sie aus irgendeinem Grund eine OTA Buchung manuell eingegeben haben, können Sie die entsprechenden E-Mails dafür manuell versenden. Wählen Sie 'Ja', um die E-Mail nur an OTA Buchungen zu senden. Wählen Sie 'Nein', um die E-Mail an alle anderen Buchungen zu senden. Lassen Sie das Feld leer, um sie an beide zu senden.
• Kreditkarte (10)- Die E-Mail wird an Buchungen gesendet, die den folgenden Kreditkartentyp haben (das Feld Origin der Kreditkartendetails).
  Hinweis: Der Begriff OTA wird für die virtuellen Kreditkarten verwendet, die von den OTAs verschickt werden.

  Die möglichen Optionen sind:

  • Lassen Sie das Feld leer, um die E-Mail an alle Buchungen unabhängig von der Kartensituation zu senden.
  • Keine Karte - Die E-Mail wird nur gesendet, wenn für die Buchung keine Kreditkarte gespeichert ist.
  • Nur Gast - Die E-Mail wird nur gesendet, wenn alle Kreditkarten in der Buchung als 'Gast' markiert sind.
  • Nur OTA - Die E-Mail wird nur versendet, wenn alle Kreditkarten in der Buchung als 'OTA' markiert sind.
  • Gast und OTA - Die E-Mail wird an Buchungen gesendet, die sowohl 'OTA' (virtuelle) als auch 'Gast' Karten haben.
• Im Hotel von (11) / Im Hotel bis (12) - verwenden Sie diese Filter einzeln oder in Kombination, um die Buchungen zu filtern, für die E-Mails in Abhängigkeit vom Ankunfts- und/oder Abreisedatum der Gäste gesendet werden sollen.
• Mindestaufenthalt (13) / Max. Aufenthalt (14) - Erstellen Sie mit den Filtern Mindestaufenthalt und Max. Aufenthalt verschiedene E-Mail-Vorlagen, die an Ihre Gäste mit einer längeren oder kürzeren Aufenthaltsdauer gesendet werden sollen: Beide Filter arbeiten auf der 'included' Basis, d.h. wenn Sie Mindestaufenthalt = 3 und Max. Aufenthalt = 6 einstellen, werden E-Mails für die Buchungen für: 3, 4, 5 und 6 Nächte. Sie können die Filter auch separat verwenden, d.h. nur den Mindestaufenthalt oder den Max. Aufenthalt.
• Annahme von Marketing-E-Mails (15) - Die E-Mail wird basierend auf den Gästepräferenzen für die Annahme von Marketing-E-Mails gesendet.
• Bestätigt (16) - Wenn auf Ja gesetzt, wird die Nachricht nur für bestätigte Buchungen gesendet. Wenn sie auf NO gesetzt ist, wird sie nur für unbestätigte Buchungen gesendet. Leer lassen, um an beide zu senden.

• Online eingecheckt (17) - Wenn auf Ja gesetzt, wird die E-Mail nur für die Buchungen gesendet, die das Online Check-In Verfahren durchlaufen haben. Bei NO wird die E-Mail nur für die Buchungen versendet, die dieses Verfahren nicht durchlaufen haben.
• Eingeschlossene Firmen (18) / Ausgeschlossene Firmen (19)- wählen Sie aus, an welche Firmen die spezifische Vorlage gesendet werden soll oder nicht.
  • Eingeschlossene Firmen. In diesem Fall wird die Vorlage für die Buchungen der Firmen auf dieser Liste gesendet.
  • Ausgeschlossene Firmen. In diesem Fall wird die Vorlage für alle Buchungen gesendet, außer für die der Firmen auf dieser Liste.

Am Ende drücken Sie die grüne Schaltfläche 'Speichern', um die Erstellung und Einrichtung der erforderlichen E-Mail-Vorlage mit einem entsprechenden Namen abzuschließen.