Clock PMS+ ist auch ein Instrument zur Verwaltung von Zahlungen, das Ihnen mehrere Zahlungsmethoden in verschiedenen Währungen bietet. Trotzdem ist es sehr einfach, Zahlungen von Gästen, Firmen und außerhaus Gästen zu erfassen.
Zahlungen verbuchen
Sie können Zahlungen auf Gäste Folios wie folgt verbuchen:
- Klicken Sie im Abschnitt Rate und Folios innerhalb einer Buchung in der Zeile eines Folios auf den Button "Zahlen", ODER:
- Öffnen Sie ein Folio und klicken Sie auf dem Folio-Bildschirm auf den Button "Neue Zahlung"
- Füllen Sie mindestens die folgenden Felder aus: 'Wert', 'Währung', 'Zahlungsmittel'
- Sie können zu jeder Zahlung eine Beschreibung über das Feld "Text" hinzufügen, das im Folio und im Bericht angezeigt wird.
- Klicken Sie auf "Zahlung erstellen"
Hinweis:
- Wenn Sie eine gespeicherte Kreditkarte in der Reservierung haben und eine Zahlung vom Typ "Karte" verbuchen, werden Sie vom System aufgefordert, die Kreditkartendaten anschließend zu löschen. Um die Kreditkartendetails beizubehalten, deaktivieren Sie bitte den Button "Kreditkartendaten löschen".
- Durch Hinzufügen einer Zahlung mit einem negativen Vorzeichen können Sie an Gäste gezahlte Rückerstattungen registrieren.
Zahlungen stornieren
Wenn Sie in Clock PMS+ eine Zahlung fälschlicherweise verbucht haben oder sie sich im falschen Folio befindet oder die Zahlungsart oder der Zahlungsbetrag falsch ist, können Sie sie nicht ändern. Sie müssen die Zahlung stornieren. Zahlungen auf einem Folio werden wie folgt storniert:
- Klicken Sie in der Zeile einer zu stornierenden Zahlung auf den Button "Stornieren"
- Die stornierten Zahlungen werden im Gäste Folio ausgeblendet. Sie können die stornierten Zahlungen in einem Folio anzeigen, indem Sie auf den Link "Weitere stornierte Zahlungen anzeigen" klicken.
Korrekturen von Zahlungsfehlern und "Übertragungen"
Korrektur von falsch hinzugefügten Zahlungen
Um falsch hinzugefügte Zahlungen zu korrigieren, müssen Sie diese stornieren und die korrekten Zahlungen verbuchen:
- Stornieren Sie die fehlerhafte Zahlung auf einem Folio (siehe oben).
- Verbuchen Sie eine neue Zahlung mit korrigierten Parametern im Folio
Übertragung einer Zahlung von einem Folio auf ein anderes
- Klicken Sie im Quell-Folio auf den Button "Übertragen auf..." und suchen Sie das Folio, auf das Sie die Zahlung übertragen möchten. Schließen Sie die Übertragung ab.
- Dadurch wird im Quell-Folio eine negative Zahlung mit dem Wert des übertragenen Betrags erstellt (Zahlungsart "Übertragung (intern)".
- Im Ziel-Folio wird dasselbe passieren, die Zahlung erfolgt jedoch mit einem positiven Vorzeichen.
- Wenn Sie eine falsche Übertragung vornehmen, stellen Sie bitte sicher, dass die Zahlung für die interne Übertragung sowohl im Quell- als auch im Ziel-Folio storniert ist.
- Idealerweise sollte in Ihrem Zahlungsbericht die interne Übertragung immer 0 darstellen.
Anzahlungen zur Zahlung von Leistungen verwenden
Die Leistungen auf die Gäste Folios können auch aus den im System registrierten Anzahlungen beglichen werden:
- Öffnen Sie ein Folio
- Klicken Sie auf den Button "Anzahlung einholen", innerhalb dem Zahlungsabschnitt
- Wählen Sie ein Anzahlungsfolio aus der Buchung, falls verfügbar, oder aus einer anderen Buchung oder Firma
- Geben Sie im Popup Fenster den zu übertragenden Betrag ein
- Klicken Sie auf den Button "Übertragen"
Zahlungsverfolgung
Im 'Zahlungsbericht' können Sie die Zahlungen verfolgen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums getätigt wurden:
- In der Navigationsleiste klicken Sie auf "Steuerung"
- Wählen Sie "Zahlungen" aus
- Wählen Sie den Datumsbereich in den Feldern "Ab Datum" und "Bis Datum"
- Geben Sie eine verwendete Zahlungsart an
- Wählen Sie einen Benutzer aus
Hinweis: Wenn Sie das Feld "Zahlungsart" leer lassen, werden alle von einem Benutzer gebuchten Zahlungen innerhalb des Datumsbereichs für die ausgewählte Zahlungsart zurückgegeben. Wenn Sie das Feld Benutzer leer lassen, werden die Zahlungen aufgelistet, die von allen Benutzern für die ausgewählte Zahlungsart verbucht wurden.