Il arrive souvent que l'événement s'accompagne d'un hébergement pour les participants. Étant donné qu'il s'agit généralement d'un grand groupe de personnes, ce qui prend plus de temps à organiser, la confirmation du nombre exact de chambres nécessaires n'est pas immédiate.
La section Blocs de la page principale de l'événement vous permet de créer des blocs de chambres d'hôtel qui, en fonction de leur statut ou de celui de l'événement, peuvent ou non affecter ou réduire la disponibilité des chambres.
Important: la fonction Blocs est particulièrement utile pour gérer les grands groupes qui souhaitent séjourner dans votre établissement et qui n'organisent pas d'événement, par exemple pour les allotissements des tour-opérateurs ou les séries de voyages.
En outre, vous pouvez attacher un Tarif aux blocs de chambres, afin de générer une offre tarifaire complète et d'attacher un code permettant aux organisateurs/participants de réserver eux-mêmes une chambre du bloc par l'intermédiaire de BookDirect (WRS).
Création d'un bloc
Pour créer un bloc, cliquez sur le bouton "Nouveau" dans la section "Blocages" de la page de l'événement.
Vous serez redirigé vers l'écran du tableau des blocs, à partir duquel vous pourrez créer les blocs :
Pour créer un bloc :
- appuyez sur l'icône '+' en haut à droite.
- sélectionnez le type de chambre pour lequel vous souhaitez créer un bloc.
- ensuite, il vous sera demandé de sélectionner les dates pour lesquelles vous souhaitez bloquer des chambres. Trois options s'offrent à vous :
Fixe
Reprend automatiquement les dates de l'événement et appliquera le blocage pour chaque jour de l'événement pour le type de chambre sélectionné. Une fois que vous avez sélectionné l'option Fixe, il vous est demandé d'indiquer le nombre de chambres que vous souhaitez bloquer et si vous souhaitez appliquer des jours de fermeture spécifiques à ce bloc.
Périodes
Vous pouvez saisir une ou plusieurs périodes pour lesquelles vous souhaitez bloquer des chambres. Ces périodes doivent être comprises dans la période de l'événement que vous avez créé. Cette option est extrêmement utile lors de l'application de blocs pour les allotements des Tours Opérateurs ou les Tour séries. Vous pouvez facilement bloquer des chambres pour plusieurs périodes au sein d'un même bloc/d'un même événement.
Une fois que vous avez sélectionné "Périodes", il vous est demandé de sélectionner la ou les périodes, de saisir le nombre de chambres à bloquer pour chaque période et de définir des jours limites spécifiques à chaque période.
En outre, vous pouvez copier les périodes que vous avez ajoutées et les coller dans un autre blocage, par exemple lorsque vous créez des blocages pour un autre type de chambre.
Jours
Vous pouvez bloquer un nombre différent de chambres pour les jours de l'événement. Une fois que vous aurez sélectionné "Jours", vous verrez une liste de tous les jours de l'événement.
Nous avons ajouté quelques outils pour vous aider à ajouter les blocages plus facilement, en particulier dans le cas d'événements de longue durée :
- Date (1) et Sauter à la date (2) - vous pouvez modifier la date de début de la liste.
- Mise à jour en groupe (3) - ajoutez le nombre de chambres bloquées pour l'ensemble de la période chargée dans la liste.
Détails supplémentaires du blocage
Outre la simple création d'un blocage et sa conversion éventuelle en réservation, le module Bloc offre également des fonctionnalités plus avancées. Quel que soit le mode utilisé pour appliquer un blocage (Appartement, Périodes, Jours), l'écran suivant s'affiche avant que vous ne finalisiez le blocage :
- Nom (1) - vous pouvez saisir un nom pour le bloc. Utilisé uniquement à des fins d'information interne.
- Code (2) - saisissez un code pour le bloc. Vous pouvez fournir ce code à l'organisateur/aux participants et ils peuvent l'utiliser pour créer eux-mêmes des réservations à partir du bloc par le biais de BookDirect (WRS). Pour en savoir plus, cliquez ICI.
Remarque: actuellement, chaque bloc doit avoir un code unique. L'utilisation du même code pour plusieurs blocs n'est pas possible pour le moment.
- Description (3) - you can add an extra description for internal use to be visible in the row of the block itself.
- Tarif (4)- sélectionner un tarif attribué au bloc. En sélectionnant un tarif dans un bloc, vous allez:
- permettre aux organisateurs/participants de réserver eux-mêmes des blocs sur BookDirect (WRS) en combinaison avec le code (3).
- disposer d'une prévision des revenus attendus dans le rapport Rapport Prévisions d'occupation, CA et progression.
- être en mesure de générer une offre comprenant la tarification des chambres.
- gagner du temps lors de la conversion manuelle des blocs en réservations, car ces informations seront automatiquement transférées à la réservation.
- Prix manuel (5) - si vous avez convenu d'un prix spécifique pour le bloc qui ne figure pas dans le tarif, vous pouvez appliquer un prix manuel qui sera celui utilisé à la place du prix du tarif sélectionné.
- Adultes/Enfants par chambre (6) - indiquez pour combien d'adultes + d'enfants cette combinaison de type de chambre et de tarif s'applique.
- Statut (7) - vous pouvez modifier le statut du bloc pour qu'il soit " Optionnel" ou "Annulé".
Important: Des blocs différents peuvent avoir des statuts différents. Par exemple, un bloc pour une DBL peut être actif, tandis qu'un bloc pour un APP peut être facultatif.
Important: les blocs ayant le statut "Optionnel" ne réduiront pas la disponibilité du type de chambre. En outre, si le statut de l'ensemble de l'événement est “Optionnel” ou “Allotement”, les blocs ne peuvent être que "Optionnels".
Résultat
Techniquement, c'est tout ce dont vous avez besoin pour créer un bloc. Cliquez simplement sur Enregistrer et tant que le statut du bloc est "Actif", le nombre correspondant de chambres sera retiré de la disponibilité et réservé pour cet événement.
Vous pouvez voir les blocs pour chaque type de chambre indiqué dans le Prévisionnel d'occupation.
Blocs supplémentaires pour le même type de chambre
Il arrive souvent que vous ayez besoin de deux blocs pour le même type de chambre. Par exemple, l'organisateur peut vouloir une offre/un bloc pour plusieurs chambres DBL à un prix/tarif de 2 PAX et plusieurs autres à un prix/tarif de 1 PAX, ce qui signifie que vous devez ajouter un bloc supplémentaire pour les DBL avec le prix/tarif/code de 1 PAX. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur le bouton "+Bloc" en bas du tableau et de procéder à l'ajout du bloc.
Vous savez maintenant comment créer des blocs, appliquer des tarifs et des codes, etc. N'oubliez pas de lire également MICE - Convertir les blocs en réservations pour savoir comment convertir les blocs en réservations et comment les clients peuvent réserver eux-mêmes, ainsi que MICE - Documents d'événements, pour voir comment les informations relatives aux blocs sont représentées dans les documents d'événements (internes