Dans l'article MICE - Création de blocs (réservations de groupe), vous avez vu comment vous pouvez créer des blocs de chambres pour des événements qui nécessitent également un hébergement ou simplement pour des demandes de grands groupes. Dans cet article, vous verrez comment ces blocs peuvent être convertis en réservations.
Conversion d'un bloc via la page de l'événement
La façon la plus rapide et la plus simple de convertir des blocs en réservations est de le faire à partir de la page de l'événement. Il vous suffit de vous rendre sur la page de l'événement et d'appuyer sur le bouton "+Réserver" dans la section "Réservations". Vous verrez une liste avec vos types de chambres et les blocs. Sélectionnez le bloc à partir duquel vous souhaitez convertir une réservation et procédez à la finalisation de la réservation comme d'habitude.
Astuce: Vous pouvez utiliser le bouton "Créer plusieurs" dans la réservation pour créer plusieurs réservations attribuées au bloc.
Remarque: toutes les informations disponibles sont transférées dans la réservation. Dans le clip ci-dessus, vous voyez que les dates, le tarif, le prix manuel, le nombre de personnes, le profil de l'entreprise, l'événement et le bloc attribué sont tous automatiquement renseignés. Cela s'applique également à la conversion par le biais de la fonction Tarif et Disponibilité ou lorsque les clients convertissent eux-mêmes.
Conversion d'un bloc via l'écran Tarif et Disponibilité
Une autre option vous permettant de créer facilement des réservations est l'écran Tarif et disponibilité, menu Disponibilité-> Tarif et disponibilité. Saisissez les dates de l'événement, le nombre d'adultes et d'enfants. Vous disposez de deux options pour localiser le bloc:
- sélectionner le profil 'Société' qui organise l'événement. Une fois sélectionné, dans le champ 'Bloc', vous verrez les blocs respectifs et sélectionnerez celui que vous souhaitez convertir.
- saisissez un code de bloc. Cela peut être particulièrement utile si vous avez distribué les codes de bloc à l'organisateur/aux clients et qu'ils appellent pour finaliser leur réservation.
Une fois que vous avez vérifié la disponibilité, le système vous présente la combinaison type de chambre/tarif correspondant au bloc sélectionné ou au code de bloc saisi et vous pouvez procéder à la réservation comme à l'accoutumée.
Remarque: le nombre de chambres "libres" (2 libres dans la capture d'écran ci-dessus) indique les blocs restants, et non la disponibilité du type de chambre. En outre, le système indiquera que le tarif est compatible si la période de votre recherche est comprise dans la période de l'événement. Si votre recherche comporte au moins une nuit en dehors de la période de l'événement, le système indiquera que les tarifs ne sont pas compatibles.
Important: lors de la conversion de bloc en réservation via la page Evénement et/ou l'écran Tarif et disponibilité, le système attribue automatiquement la réservation à la société->événement->bloc afin d'épuiser correctement le bloc. Cette tâche est effectuée dans le champ Société/Événement de la réservation.
En général, vous ne devez rien modifier dans ce champ, car sinon vous risquez:
- créer une réservation attribuée à l'Événement, mais ne faisant pas partie d'un bloc. Dans ce cas, cette réservation n'épuisera aucun bloc et constituera une réservation " supplémentaire " pour l'événement, en plus des chambres déjà bloquées.
- la création d'une réservation pour un type de chambre, mais l'épuisement d'un bloc pour un autre type de chambre.
Organisateurs/clients effectuant eux-mêmes leur réservation par l'intermédiaire de BookDirect (WRS).
Une autre option pour convertir des blocs en réservations ne vous concerne que partiellement: il s'agit de l'option permettant aux clients de réserver eux-mêmes à partir du bloc par l'intermédiaire de BookDirect (WRS). Il suffit d'attribuer un tarif à un bloc et un code de bloc, puis de fournir les codes à l'organisateur/aux clients. Ceux-ci peuvent alors utiliser ces codes pour réserver leur chambre.
Le client ne verra que la combinaison type de chambre/tarif associée au code de bloc qu'il a saisi. En outre, si le client recherche une période comportant au moins une nuit en dehors de la période de l'événement/du bloc, le tarif ne sera pas proposé à la réservation.
Exemples de cas d'utilisation des codes de bloc:
- un événement avec des blocs de chambres pour lesquels l'organisateur ou les clients peuvent réserver les chambres via BookDirect.
- une réservation pour un grand groupe pour laquelle vous avez utilisé des blocs de chambres pour réserver des chambres. L'organisateur ou les clients peuvent réserver les chambres par l'intermédiaire de BookDirect, ce qui élimine la nécessité d'envoyer constamment des e-mails, de modifier sans cesse les listes des chambres et de créer manuellement les réservations.
- vous travaillez avec des sociétés ou des tour opérateurs pour lesquels vous avez des allotements stricts et vous avez utilisé des blocs de chambres pour réserver les unités. À l'aide de codes de bloc, la société/TO peut réserver elle-même les chambres de son allotement par l'intermédiaire de BookDirect.