Les événements peuvent contenir de nombreux éléments différents : réservation de salles de réunion, restauration, réservation de chambres, etc. Il en résulte de nombreuses charges et il est important que vous compreniez comment elles apparaissent sur le folio en interne et comment elles peuvent être représentées sur la facture du client. Voici un folio qui comporte des charges pour tous les éléments susmentionnés.
Segmentation des charges
Les lignes indiquées sont ce que nous appelons la " source " des charges:
- (1) - il s'agit des charges qui ont été enregistrées directement dans le folio de l'événement - via le bouton " Charge " sur la page de l'événement.
- (2) - il s'agit des charges liées à la réservation d'une salle de réunion qui ont été enregistrées via le bouton "Charge" de la/des réservation(s) de la salle de réunion. Comme vous pouvez le voir, la ligne indique exactement la réservation de salle de réunion à laquelle ces charges sont liées.
- (3) - il s'agit de charges de restauration comptabilisées via le bouton "Charge" des activités de restauration. Comme vous pouvez le voir, la ligne indique exactement à quelle activité de restauration ces charges sont liées.
- (4) - il s'agit des charges de réservations de chambres qui ont été transférées au Folio de l'événement, car elles seront payées en même temps que le reste de l'événement. Comme vous pouvez le voir, la ligne indique exactement de quelle réservation ils proviennent.
Maintenant vous savez ce que vous, en tant qu'utilisateur de Clock PMS+, verrez sur un folio d'événement en interne et comment les charges sont séparées.
Mode de prévisualisation d'un folio/facture
Examinons maintenant le côté "client" de l'événement. Pour voir le folio/facture destiné aux clients, accédez au folio et cliquez sur le bouton 'Aperçu' dans le coin supérieur droit.
Différentes options de présentation de la charge
Comme vous l'avez vu dans nos articles sur le Folio, vous pouvez choisir entre différentes options d'affichage pour présenter la charge sur la facture en fonction de vos préférences et/ou des exigences de la législation locale. Cependant, veuillez noter quelques spécificités liées aux factures d'événements.
- les 4 premières options d'affichage (1) présentent toujours les charges séparées par leur source.
- Les deux options de visualisation " Forfaitisé par " (2) supprimeront la " source
Ces deux options d'affichage sont appelées 'Forfaitisé...' parce que vous avez la possibilité de regrouper plusieurs articles/services sur une seule ligne, pour autant qu'ils aient le même 'texte d'impression' et la même quantité.
En reprenant l'exemple ci-dessus, considérons que nous souhaitons regrouper le déjeuner et la pause-café en une seule ligne intitulée "Restauration". En interne, les deux lignes seront toujours séparées, mais pour la facture du client, elles doivent être combinées.
Pour ce faire, appliquez le même "texte d'impression" aux charges que vous souhaitez combiner.
Remarque: pour éviter toute intervention manuelle et toute modification, vous pouvez préconfigurer le "Texte d'impression" lors de la création des modèles de charge. Cependant, si vous avez le même service, mais que vous avez besoin d'afficher des textes d'impression différents pour différentes situations, vous devez soit modifier le texte d'impression manuellement dans l'événement, soit créer plusieurs modèles de charge pour le même service avec des textes d'impression différents.
Important: Les modes d'affichage "Forfaitisé par" regroupent les articles/services en fonction de leur "Texte d'impression" ET de leur "Quantité". Si deux charges ont le même texte d'impression mais une quantité différente, elles seront affichées sur des lignes distinctes.
Cela vous permet de combiner des charges calculées "par personne", tandis que les charges fixes, telles que le coût de location d'une salle de réunion, seront affichées séparément.
