Le calendrier des salles de réunion est un outil utile qui vous permet de connaître en un coup d'œil la disponibilité et les réservations de vos salles de réunion. Pour faciliter les opérations, vous pouvez créer une réservation de salle de réunion directement à partir de cet écran et l'attacher à un événement existant ou créer un tout nouvel événement.
Pour ouvrir le calendrier, naviguez vers le menu Événement->Calendrier des salles de réunion.
- Période (1) - sélectionnez la date de début du calendrier et la durée de la période que vous souhaitez voir (cliquez sur "Voir" pour charger).
- Plage horaire (2) - sélectionnez la plage horaire que le calendrier affichera pour chaque salle et chaque jour. Par défaut, il est réglé sur 08:00 - 21:00.
- Salles (3) - choisissez si vous souhaitez que toutes les salles de réunion soient affichées dans le calendrier ou seulement certaines d'entre elles.
- Zoom (4) - vous pouvez modifier la visualisation du calendrier pour qu'il soit plus compact ou plus large.
- Descriptions (5) - Vous voyez les descriptions du personnel de chaque salle de réunion. En cliquant sur la flèche bleue, vous ouvrez la description complète.
- Réservations (6)- chaque réservation de salle de réunion sera visualisée sur le calendrier, montrant les informations les plus importantes sur la réservation. Un clic sur la case ouvrira la page de réservation de la salle de réunion. Les cases peuvent avoir l'une des 3 couleurs suivantes:
- Vert - il s'agit d'une réservation active (non optionnelle).
- Jaune - la réservation ou l'ensemble de l'événement sont marqués comme "Optionnel".
- Rouge - ne peut se produire que si l'événement a le statut "Non garanti" et que la réservation de la salle de réunion a une date de "Confirmation jusqu'au" qui est dépassée.
Important: le calendrier affiche les réservations des salles de réunion. Il n'affiche pas les événements, car certains événements peuvent ne pas impliquer de réservation de salle de réunion..
Création de réservations via le calendrier
Pour faciliter et accélérer vos opérations, vous pouvez également créer des réservations de salles de réunion via le calendrier.
- cliquez sur le calendrier de la salle de réunion, du jour et de l'heure concernés pour lancer le processus.
- l'écran de réservation de la salle de réunion s'ouvre et vous permet de procéder normalement à la réservation de la salle de réunion.
- veillez à sélectionner l'organisateur "Société" et à sélectionner l'événement si cette réservation concerne un événement déjà existant.
- si l'événement n'existe pas encore, utilisez le champ "Nouvel événement" pour le créer.
