MICE - Documents des Événements

Modifié le : Mer, 7 Févr., 2024 à 12:44 H

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Comme pour chaque opération et chaque vente, la documentation est un élément important du processus. Il est essentiel de disposer de documents complets et corrects afin que votre personnel et votre point de vente soient préparés d'une part, et que tout ce que vous avez discuté et convenu avec les organisateurs soit confirmé par écrit d'autre part.

Par défaut, dans Clock PMS+ vous avez 3 types de documents que vous pouvez utiliser, chacun avec son propre modèle préconfiguré. Vous pouvez prévisualiser chacun des documents à partir du bouton 'Aperçu' sur la page d'un événement:

Remarque: Les documents via le bouton 'Aperçu' utilisent toujours le modèle intégré par défaut (créé par Clock PMS+). De plus, comme il s'agit d'un aperçu, vous ne pouvez pas éditer le document. Vous avez la possibilité de créer vos propres modèles de documents et de les modifier avant de les envoyer au client/département. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ci-dessous.

Fiche de fonction

La fiche de fonction est conçue pour l'organisation interne de l'événement. La mise en page est bien structurée, chaque jour de l'événement étant placé sur une page distincte. Il est ainsi plus facile de voir les tâches à accomplir pour la date correspondante. En outre, elle contient toutes les informations relatives à l'événement, aux réservations de salles de réunion et aux activités de restauration, constituant ainsi une source d'information complète pour votre personnel.

Bon de Commande Banquet

Le Bon de Commande Banquet (BEO) est conçu à des fins de correspondance avec les clients. Il contient les prix, les calculs et les montants. Pour le plus grand confort des clients, il a été conçu comme une représentation de l'événement dans son ensemble. Le BEO peut être considéré comme l'offre pour l'événement que vous pouvez envoyer à l'organisateur. L'un des principaux avantages du BEO est qu'il contient les prix des blocs de chambres (si un tarif/prix est associé au bloc).

Facture d'information

La facture d'information est similaire au BEO, mais dans un format plus compact. Toutefois, il ne contient pas les prix des blocs de chambres.

Section Document de l'événement

Comme indiqué précédemment, le bouton "Aperçu" vous permet uniquement de générer les documents dans notre modèle intégré. Vous ne pouvez pas envoyer le document par e-mail ni apporter de modifications à son contenu.

Toutes ces actions sont toutefois possibles dans la section "Document de l'événement" de la page de l'événement.

Cette section peut être utilisée à plusieurs fins:

  • générer une offre (BEO) et l'envoyer à l'organisateur pour examen et éventuellement signature et paiement d'un acompte (si vous utilisez l'application de confirmation d'événement en ligne).
  • générer une fiche de fonction et l'envoyer par exemple à votre Directeur MICE/Service Evénementiel.
  • générer tout autre email que vous avez créé pour les événements (voir ci-dessous) et les envoyer à l'organisateur, en conservant une archive des emails envoyés sur la page de l'événement.
  • documenter et enregistrer (même sans l'envoyer au client) chaque étape des négociations avec le client, ce qui vous donne un historique de la façon dont les exigences/prix/conditions de l'événement ont changé tout au long des négociations.

Pour générer un document, il vous suffit de cliquer sur le bouton "+Ajouter" dans la section Document d'événement, de sélectionner le modèle que vous souhaitez générer/envoyer (les modèles intégrés et vos modèles personnalisés vous seront proposés) et la langue dans laquelle le modèle doit être généré.

Remarque: les modèles intégrés sont traduits dans un certain nombre de langues (allemand, bulgare, espagnol, français, italien, néerlandais, russe et autres). Si vous utilisez des modèles personnalisés, vous devez veiller à les créer pour chaque langue que vous utiliserez.

Lorsque vous passez à l'étape suivante, vous pouvez ajouter les coordonnées de la personne à qui ce document est destiné et ajouter une description interne et/ou modifier le sujet. Après avoir cliqué sur "Créer", le document sera généré avec toutes les informations. À ce stade, vous pouvez apporter des modifications au modèle. Une fois que vous avez vérifié que tout est correct, cliquez sur "Enregistrer".

Remarque: si une "personne de contact" est associée à l'événement, ses coordonnées seront automatiquement renseignées ici.

L'écran suivant affiche le document final, les coordonnées de la personne de contact, la description interne, etc. Vous pouvez l'envoyer par email à l'organisateur, le modifier, l'imprimer ou simplement le conserver en interne à titre d'information.

Modèles personnalisés

Vous avez la possibilité de créer toutes sortes de messages/documents liés aux événements, que vous pouvez utiliser en interne ou pour communiquer avec les organisateurs. Il peut s'agir de versions personnalisées de nos documents intégrés - BEO et fiches de fonction - ou de modèles complètement différents qui répondent à vos besoins.

Pour créer des documents personnalisés, naviguez dans le menu Paramètres-> Tous les paramètres->section MICE-> Modèles de documents d'événements.

  • Ajouter'+' (1) - sélectionner pour ajouter un nouveau modèle.
  • Nom (2) - saisir un nom pour le modèle (interne)
  • Éditeur (3) - sélectionnez l'éditeur que vous utiliserez pour construire votre modèle. Nous recommandons généralement d'utiliser le Stripo - 'Concepteur Visuel' car il s'agit d'un outil puissant et convivial pour créer des modèles (voir plus d'informations ci-dessous). L'éditeur 'd’origine' nécessite une expérience en HTML et en codage.

  • Langues (4) - vous verrez chaque langue que vous avez ajoutée dans Clock PMS+ et vous pouvez créer un modèle pour chaque langue.
  • Objet de l'email (5) - saisissez l'objet de l'email qui sera utilisé lors de l'envoi.
  • Modèle de corps d'email (6) - cliquez sur "Corps" pour commencer à créer votre modèle.

  • Exemples (7) - cliquez pour voir des exemples de modèles prêts à l'emploi
  • Appliquez vos exemples de conception (8) - vous pouvez trouver le code HTML de deux documents que vous pouvez utiliser dans les éditeurs visuel et d’origine.
  • Exemples structurels complets (9) - exemples supplémentaires de documents, qui ne peuvent toutefois être utilisés que dans l'éditeur plain_text.

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