Très souvent, et en particulier pour les événements de longue durée, il y a des activités de restauration qui sortent du cadre habituel du petit-déjeuner, du déjeuner ou du dîner que vous proposez dans vos points de vente. Vous pouvez enregistrer chacune de ces activités de restauration dans la page Événement, ce qui vous permet d'avoir toutes les informations en un seul endroit, d'envoyer des offres incluant la restauration et de fournir les informations nécessaires sur une activité de restauration à votre personnel par le biais des fiches de fonction.
Ajout d'activités de restauration
Pour ajouter une activité, accédez à la page de l'événement et, dans la section "Restauration", cliquez sur "+Ajouter".
Sur la page suivante, il vous sera demandé de remplir les informations relatives à l'activité:
- (1) - sélectionnez pour indiquer si cette activité de restauration est optionnelle ou éventuellement annulée.
Remarque: si l'ensemble de l'événement a le statut "Optionnel" ou "Allotement", les activités de restauration ne peuvent être que "Optionnelles".
- (2) - saisissez l'heure de début et de fin de l'activité de restauration.
- (3) - sélectionnez/entrez l'emplacement de l'activité de restauration. Vous pouvez créer des "restaurants" à partir du menu Paramètres->Tous les paramètres->Repas. Vous pouvez sélectionner un "Restaurant" et saisir des informations supplémentaires sur le "Lieu". Vous pouvez également ne pas saisir de lieu.
Astuce: En tant que "Restaurant", vous pouvez créer n'importe quel endroit où une activité de restauration pourrait avoir lieu - jardin arrière ; hall d'entrée ; les salles de réunion actuelles ; une zone spécifique du restaurant, etc.
- (4) - sélectionnez le type d'activité - par exemple, pause-café ; petit-déjeuner buffet ; collations en salle l'après-midi, etc. Vous pouvez créer les types d'activité à partir du menu Paramètres->Tous les paramètres->Type d'activité.
- (5) - sélectionnez le style de mise en place de l'activité - par exemple, style buffet ; Style en U ; Style conférence, etc. Vous pouvez créer les styles de mise en place à partir du menu Paramètres->Tous les paramètres->Style de mise en place des activités.
- (6) - entrez le nombre de personnes participant à cette activité de restauration. Il s'agit d'une information particulièrement importante, veillez à toujours la saisir.
- (7) - entrez une description de cette activité de restauration. Cette description est disponible dans le modèle d'offre par défaut et peut être utilisée dans tous les modèles de documents personnalisés que vous créez.
- (8) - saisissez des notes internes concernant cette activité de restauration. Elles sont visibles dans la " Fiche de fonction " par défaut destinée à votre personnel.
- (7) - une fois que vous avez créé l'activité, vous pouvez la modifier et créer des tâches à accomplir spécifiquement liées à cette activité de restauration.
Lorsque vous avez saisi toutes les informations relatives à cette activité de restauration, cliquez simplement sur 'Créer' pour enregistrer. Procédez à la création et à l'ajout de toutes les activités de restauration proposées/réservées pour cet événement.
Astuce: s'il y a une pause-café de 9h00 à 10h00 et un petit-déjeuner de 10h00 à 11h00, créez deux activités de restauration distinctes. Cela vous permettra d'ajouter des informations spécifiques à l'activité et ne créera pas de confusion potentielle (ce qui pourrait se produire si l'activité était unique - de 9h00 à 11h00).
Ajouter des charges
Jusqu'à présent, vous avez vu comment créer une activité de restauration et entrer toutes les informations. Cependant, vous n'avez pas vu comment ajouter les charges pour l'activité de restauration.
Important: l'annulation de l'activité de restauration n'annule pas les charges qui y sont liées. Si des charges doivent être annulées, veillez à le faire manuellement.
Une fois les activités créées, vous verrez le bouton "Charge" à côté de chacune d'entre elles:
Il vous suffit d'enregistrer les charges pour les activités de restauration correspondantes. Ces charges seront ajoutées au Folio de l'événement principal et vous disposerez d'une ventilation des charges et de l'activité correspondante:
En outre, la même ventilation sera visible dans les feuilles de fonction:
Vous trouverez plus d'informations sur les fiches de fonction ICI.
En ce qui concerne le côté client de ces charges, vous avez la possibilité de les afficher séparément, comme illustré ci-dessus, ou de les combiner. Veuillez consulter CET article qui explique les différentes options de présentation des charges sur le Folio de l'événement.