Routage vers le profil de la société ou de l'agence

Fonctions "Transférer vers le profil par défaut de la société ou de l'agence"

Lorsque vous travaillez avec des sociétés ou des agences, il est fréquent que vous ayez à transférer les charges tarifaires des réservations vers le profil d'une société. Cela peut être dû à l'accord de facturation que vous avez conclu avec eux (par exemple, facturer toutes les arrivées du mois précédent) ou à d'autres raisons.

Cette fonction vous permet de gagner du temps en demandant au système de transférer automatiquement les charges tarifaires vers le profil de la société/de l'agence lors de la création de la réservation.

Transfert de charges

Actuellement, si cette fonction est utilisée, les charges tarifaires seront transférées vers le Folio ouvert le plus ancien disponible dans le profil de la société.

Cependant, comme le folio ouvert "le plus ancien" change dynamiquement, cela peut poser des problèmes lors de l'audit.

Pour y remédier, vous pouvez sélectionner un folio "par défaut" dans les paramètres du profil de la société, vers lequel toutes ces charges seront transférées. Pour ce faire, accédez au profil de la société et modifiez-le, puis, dans le champ "Folio par défaut", sélectionnez un folio existant dans le profil.

Veuillez noter qu'une fois sélectionné, il est conseillé de ne pas fermer le folio par défaut. Utilisez-le plutôt comme centre de "routage" - les charges provenant des réservations y sont toujours transférées et, de là, vous pouvez effectuer un transfert vers le folio spécifique (par exemple, pour les arrivées du dernier mois) qui sera facturé.

Fonctions " Répartition par société " et " Répartition par agence "

Afin de mieux organiser les comptes débiteurs des tour-opérateurs, des agences et des sociétés, nous avons créé un type spécial de transfert à partir des réservations - "Répartition par société" et "Répartition par agence".  Contrairement à la fonctionnalité "Transfert vers le folio par défaut de la société ou de l'agence" qui transfère les charges vers un seul folio de la société ou de l'agence, ce type de transfert vous permet de mieux contrôler l'endroit où les charges sont transférées. Cette approche permet de conserver les charges le plus longtemps possible dans l'enregistrement, où elles peuvent être facilement trouvées et contrôlées. 

Le transfert lui-même est effectué automatiquement lors du Check-out de la réservation. Pour une plus grande flexibilité, vous avez également la possibilité d'initier manuellement le transfert avant que les réservations ne soient marquées comme étant parties.

Comment ça marche?

• Lorsque vous créez les réservations, vous pouvez sélectionner un profil de société et l'une des options "Répartition par agence" ou "Répartition par société" (1) (en fonction du rôle de la société dans la réservation). Après avoir enregistré la réservation, deux folios seront créés - un pour l'agence/la société avec les charges tarifaires et un second folio pour les charges de la réservation elle-même.

• Créez des folios dans le profil de la société en fonction de la manière dont vous allez facturer les réservations, par exemple par Arrivées, Promotions, Marchés, etc,
• Dans le champ "Checkout du folio de transfert" de la réservation (2), vous pouvez choisir parmi tous les folios ouverts de la société/l'agence sélectionnés dans la réservation, à l'exception des folios de dépôt et de correction. Vous devez sélectionner ici le folio vers lequel les charges des réservations doivent être transférées après le checkout.

• Pour sélectionner une valeur de champ pour plusieurs réservations, utilisez la recherche avancée de réservation. Trouvez les réservations et sélectionnez celles vers lesquelles vous souhaitez transférer leurs charges sur l'ensemble des folios de la société. Utilisez la fonction de mise à jour en bloc pour définir le Folio de transfert pour les réservations sélectionnées, bouton Folio->Check-out du folio de transfert. Par défaut, la liste proposera la première société sélectionnée dans la réservation à partir du haut de la liste. 
• Lors du checkout, si le Check-out du folio de transfert est activé pour la réservation, le système transférera les charges de tous les folios de la réservation dont le destinataire est le même que celui du folio de Checkout. Les folios de réservation ne seront PAS transférés, ils doivent être payés à la réception.
• Si vous souhaitez lancer le transfert avant le checkout de la réservation, vous pouvez le faire à partir de la recherche avancée. Sélectionnez les réservations pour lesquelles vous souhaitez exécuter le transfert et sélectionnez la fonction Folios->Transférer vers le folio de check-out maintenant.
• Pour simplifier le processus de traitement des réservations, vous pouvez utiliser le filtre Sans transfert de folio au départ à partir de Réservations->Recherche avancée - ainsi, vous trouverez facilement toutes les réservations pour lesquelles aucun folio de transfert n'a été défini.

Spécificités:

• Si, après avoir créé une réservation, vous sélectionnez l'option "Répartition par Société" ou "Répartition par Agence", les charges ne seront PAS automatiquement transférées et vous verrez un message "Les charges existantes ne seront PAS automatiquement transférées". Cependant, l'option sera prise en compte pour les nouvelles charges - par exemple lors de la modification du séjour de la réservation.
• Si des paiements figurent dans le Folio de l'agence/de la société dans la réservation, le transfert de charges ne sera pas autorisé. Supprimez les paiements avant de procéder au checkout de la réservation;
• Seules les charges des folios ouverts seront transférées;
• Une fois laissé vide, l'ancien folio est annulé;

Fonction "Transfert vers le folio de la société/de l'agence

Nous avons ajouté un outil permettant de mieux gérer les charges de réservation liées aux sociétés/agences. Grâce à cette option, vous pouvez facilement transférer toutes les charges provenant du Tarif vers un folio de votre choix appartenant à une société/agence spécifié dans la réservation. Contrairement aux autres options de transfert, le transfert peut être effectué dans le cas d'une réservation déjà existante.

Comment ça marche?

• Pour charger les services de réservation directement dans un folio d'une agence/société, sélectionnez l'option Transfert vers le folio de la société/agence (3) et indiquez le folio de transfert spécifique (4). Sur la liste, tous les folios ouverts de la Société et/ou de l'Agence sélectionnés dans la réservation seront visualisés.  Pour chaque réservation, vous pouvez sélectionner un folio de transfert. Les folios liés à des arrivées spécifiques ou à des réservations anticipées peuvent être créés à l'avance.

• Vous pouvez appliquer l'option de transfert à plusieurs réservations à la fois. À cette fin, utilisez le rapport Charges des réservations des Sociétés par le Rapport de Référence. Par le biais des filtres du rapport, chargez les réservations auxquelles vous souhaitez appliquer l'option de transfert. Après avoir généré les résultats dans le rapport à l'aide du bouton "Mise à jour en masse" (6), indiquez le folio de transfert qui sera ajouté à toutes les réservations sélectionnées dans la liste (5). Les charges tarifaires (nuitées et forfaits) qui se trouvent dans des folios ouverts seront automatiquement transférées vers le folio sélectionné. Si nécessaire, vous pouvez interrompre le processus en cliquant sur le bouton 'STOP' (7). De cette façon, vous arrêtez les modifications de toutes les réservations qui n'ont pas encore été mises à jour.

Spécificités:

• À tout moment, vous pourriez sélectionner l'option et/ou changer le folio de transfert, et les charges existantes, si elles se trouvent dans un folio ouvert, seront automatiquement transférées vers le nouveau folio choisi.
• Les modifications liées aux charges transférées, par exemple un changement de période de séjour, de Tarif, etc. sont directement reflétées dans le folio de transfert. Toutes les charges nouvellement apparues seront créées dans le folio de transfert.
• Si de nouvelles charges apparaissent ou si vous devez modifier les charges existantes, mais que le folio de transfert est déjà clôturé, vous recevez un message d'erreur, car l'opération ne peut pas être achevée. Dans ce cas, vous pouvez sélectionner un nouveau folio de transfert pour la réservation où les modifications doivent être prises en compte ou vous pouvez supprimer l'option de transfert. Dans ce cas, les corrections seront effectuées dans le folio de réservation.