Verträge mit Reiseveranstaltern (RV)

Geändert am: Mo, 11 Mär, 2024 um 8:30 VORMITTAGS

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Um die Preisberechnung für Verträge mit Reiseveranstaltern zu erleichtern, wurde ein spezielles Modul 'Verträge mit Reiseveranstaltern' entwickelt. Jeder Vertrag wird im Profil der Firma gespeichert, auf das er sich bezieht. Voraussetzung für die Nutzung dieses Moduls ist die Aktivierung des Add-ons 'Voucher' für Ihr Abonnement.

Der Vertrag hat zwei Hauptparameter: 'Bedingungen' und 'Raten'. Die Preiskonditionen, wie sie im Vertrag erscheinen, sind im ersten Teil enthalten. Wie diese Bedingungen bei Buchungen als wählbare Raten angewendet werden, wird im zweiten Teil konfiguriert.

Konditionen

Jeder Vertrag hat einen Bezug zu einer Firma und die Preise in diesem Vertrag haben nur eine Währung (z.B. Euro). Des Weiteren ist die Angabe eines Namens für jeden Vertrag erforderlich (z.B. TO-X-SUM22). Diese Felder sind Pflichtfelder.

Um die Preiskonditionen zu definieren, stehen folgende Kategorien zur Verfügung: Zimmerkategorien und -kategorien, Saisonzeiten, Altersgruppen, Grundpositionen, Extra Verpflegung, Spezialunterkünfte, Freinächte, Rabatte, Kurtaxe.

Kurtaxe

Für jeden Vertrag haben Sie die Wahl, ob Sie die Kurtaxe hinzufügen möchten oder nicht. Wählen Sie den Wert im Abschnitt Vertragsname aus. Die möglichen Optionen hängen von den Standardeinstellungen ab:

  • Als zusätzliche, separate Gebühr für jeden Tag.
  • Keine zusätzliche Gebühr - es wird keine gesonderte Gebühr erhoben, aber die Dokumente enthalten einen gesonderten Text, der den Betrag der enthaltenen City Tax angibt.

Zimmerkategorien und Verpflegung

Sie müssen die Zimmerkategorien und Verpflegungsarten angeben, die in jedem Vertrag enthalten sind. Hier können Sie die Zimmer- und Verpflegungsarten in der Terminologie des Reiseveranstalters angeben. Diese Terminologie wird im Vertrag verwendet. Durch die Verwendung der Terminologie des Reiseveranstalters haben Sie folgende Vorteile

  • Die Leistungen auf der Rechnung, die Sie dem Reiseveranstalter vorlegen, sind in der Terminologie des Vertrags zu beschreiben. Dies erleichtert dem Reiseveranstalter die Interpretation der Rechnung. So können Sie z.B. anstelle des PMS+-Namens der Zimmerkategorie den im Vertrag festgelegten Namen verwenden - z.B. DBSV. Dasselbe gilt für die Mahlzeiten (Verpflegung).
  • Sie können in verschiedenen Zimmerkategorien untergebracht werden. Zum Beispiel: Sie können im Vertrag einen Preis für ein 'Doppelzimmer' haben, den Sie mit mehreren verschiedenen Zimmerkategorien verbinden können - z. B. 'Doppelzimmer See' und 'Doppelzimmer Park'.

Im oberen linken Teil des Vertrages sind die Zimmerkategorien und die Internatszimmer einzutragen.

Im obigen Beispiel haben wir zwei Zimmerkategorien - DBL und APP - und drei Pensionen - RO, BB, HB - angelegt.

Alle Namen sind in der gleichen Reihenfolge gesetzt, wie sie im Vertrag selbst zu finden sind.

Altersgruppen

Sie müssen eine oder mehrere Altersgruppen definieren, wenn der Vertrag unterschiedliche Preise für Kinder enthält. Beispiel: Sie können zwei Gruppen eingeben: 'Kinder unter 2' und 'Kinder unter 12'. Verwenden Sie einen kurzen, aber eindeutigen Text für den Gruppennamen. Dies ist der Text, der in der Beschreibung der Gebühr im Zusammenhang mit einem Kind erscheint. Geben Sie für jede Altersgruppe das Höchstalter an. Die Angabe des Alters der Kinder bei jeder Buchung ist notwendig, damit die Berechnung der Gebühren korrekt sein kann.

Im obigen Beispiel haben wir 2 Altersgruppen erstellt: Kleinkinder bis maximal 2 Jahre und Kinder bis maximal 12 Jahre.

Saisons

Definieren Sie die Jahreszeiten, für die Sie unterschiedliche Zimmerpreise anbieten. Verwenden Sie für jede Saison einen kurzen Namen und fügen Sie die Zeiträume hinzu, die die Saison umfasst. Fügen Sie innerhalb einer Saison mehrere Zeiträume hinzu. Überschneiden dürfen sich die Zeiträume der Saisons nicht.

In dem obigen Beispiel haben wir 3 Saisons erstellt - Niedrig, Mittel, Hoch. Allerdings decken die Saisons "Low" (Niedrig) und "Mid" (Mittel) jeweils zwei unterschiedliche Zeiträume ab.

Basis-Positionen

Legen Sie für jede Zimmerkategorie die Basispreise für die von Ihnen definierten Jahreszeiten fest.

  • Verpflegung - Wählen Sie die Verpflegung, für die der Grundpreis gilt. Beginnen Sie mit der niedrigsten Tafel im Vertrag. Im Abschnitt "Zusätzliche Verpflegung" unten finden Sie die Preise für die andere Verpflegung.
  • Preis pro Zimmer oder Bett: Geben Sie an, ob die im Basisartikel festgelegten Preise für das gesamte Zimmer oder pro Gast (Bett) gelten.
  • Wenn Sie 'Preis pro Bett' wählen, können Sie für jede Altersgruppe der Kinder unterschiedliche Preise eingeben. Die Kinderpreise können als Festbetrag oder als prozentualer Abschlag vom Grundpreis eingegeben werden.
  • Wählen Sie die Leistungen, wenn Sie alle Preisfelder für diesen Basisartikel angeben möchten - Produktgruppe und -kategorie, Steuer %, zusätzliche Felder usw. Wenn Sie "Preis pro Zimmer" gewählt haben, wird eine Gebühr pro Tag erhoben, wenn Sie "Preis pro Bett" gewählt haben, wird eine separate Gebühr pro Tag und Gast erhoben.
  • Anpassungen der Basispreise können für verschiedene Kombinationen von Erwachsenen und Kindern vorgenommen werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Spezielle Unterkünfte weiter unten.

Im obigen Beispiel haben wir eine Basisposition für erstellt:

  • Zimmerkategorie - DBL
  • Verpflegung - RO
  • Preis pro Bett
  • Preise für Erwachsene - 45 in der Nebensaison; 50 in der Mittelsaison; 55 in der Hochsaison
  • Preis für Kleinkind - 100% Rabatt in allen Fällen
  • Preis für Kinder - 20% Rabatt in allen Fällen

Das bedeutet, dass der Grundpreis für die Zimmerkategorie DBL für RO-Pension gilt. Falls eine Zusatzoption BB oder HB besteht, muss diese als Zusatzverpflegung hinzugerechnet werden (siehe unten).

Wir haben auch eine Position für APP geschaffen, aber die Basisverpflegung ist BB. Das bedeutet, dass in unserem Vertrag mit dem TO dies die "unterste" Verpflegungsoption für APP ist und die einzige mögliche Ergänzung HB ist.

Extra Verpflegung

Definieren Sie hier die Preise für alle Arten von Verpflegung in Ihrem Vertrag. Wenn der Basisartikel für eine bestimmte Verpflegung gilt, bedeutet dies, dass er im Preis enthalten ist. Die Berechnung erfolgt nicht über diesen Abschnitt.

Ein Beispiel: Sie können Basisartikel mit verschiedenen Arten von Verpflegung haben - DBL/RO und APP/BB - und eine Zeile im Abschnitt Extra Verpflegung für BB. Das bedeutet, dass der Preis für einen APP-Raum den BB-Raum einschließt, während der Preis für einen DBL-Raum den BB-Raum nicht einschließt. Aus der Zeile im Abschnitt Extra Verpflegung wird der Preis für BB in die Berechnung für DBL übernommen.

Für jede Zeile:

  • Wählen Sie die Verpflegung aus. Fügen Sie die Verpflegung zuerst im Abschnitt Zimmerkategorien und Verpflegung hinzu, wenn es nicht aufgelistet ist.
  • Die Preise für die Verpflegung werden für jede Saison festgelegt. Der Preis gilt für jeden Gast. Fügen Sie die Preise für einen Erwachsenen und für jede Altersgruppe der Kinder ein.
  • Leistungen - wählen Sie eine Vorlage aus, um die Parameter zu definieren, die für die Buchung dieser Tafel verwendet werden. Eine separate Gebühr wird für jeden Tag und jeden Gast erstellt. Wenn die Gebühr für ein Kind gilt, enthält der Text der Gebühr den Namen des Tisches und die Altersgruppe des Kindes.

Besondere Unterkünfte

Hier können Sie die Bedingungen für die Änderung des Grundpreises und des Preises für Zusatzleistungen festlegen. Festlegen können Sie bestimmte Kombinationen von Erwachsenen und Kindern sowie die Position des Gastes im Zimmer, für die die Anpassung gültig ist.

Tipp: Bei Ermäßigungen auf verschiedene Zimmerkategorien können Sie diese in einer Zeile beschreiben und alle Zimmerkategorien aufführen, für die die Ermäßigung gilt. Beispielsweise zahlt der dritte Erwachsene immer 80% des Preises für das Hauptbett. Auf diese Weise können Sie die Anzahl der Zeilen, die Sie eingeben müssen, reduzieren.

  • Text - der eingegebene Text wird dem Tariftext hinzugefügt, um deutlich zu machen, wie der Übernachtungspreis zustande kommt.
  • Zimmerkategorie - für welche Zimmerkategorie die Bedingung gilt. Dieses Feld ist obligatorisch, damit mehr als ein Typ ausgewählt werden kann.
  • Erwachsene und Kinder - für welche Kombination von Erwachsenen und Kindern die Bedingung gilt. Pflichtfelder.
  • Für welche Altersgruppe gilt die Bedingung - Erwachsene oder Kinder einer bestimmten Altersgruppe. Erforderliches Feld.
  • Für welche Gäste, Erwachsene oder Kinder, die Bedingung gilt. Wird das Feld leergelassen, gilt die Bedingung für alle Gäste der ausgewählten Altersgruppe.
  • Preis oder Rabatt pro Saison - Bei Eingabe eines Wertes wird dieser anstelle des Preises des Basisartikels verwendet. Bei der Eingabe eines Prozentsatzes wird dieser als Rabatt auf den Preis des Basisartikels behandelt.
  • Preise/Rabatte für die Unterkunft - Diese Option ist nur aktiviert, wenn der Basisartikel als "Preis pro Bett" definiert ist.
  • Preise/Rabatte für Verpflegung - Wenn die Verpflegung des Gastes aus der Tabelle "Zusätzliche Verpflegung" berechnet wird, kann dieser Betrag angepasst werden, indem ein fester Betrag eingegeben oder ein Rabatt gewährt wird.

In dem obigen Beispiel haben wir die folgenden spezifischen Bedingungen festgelegt:

  • Für die Zimmerkategorie DBL haben wir für ein Kind, das mit 2 Erwachsenen übernachtet, einen Rabatt von -50% auf den Preis pro Nacht festgelegt. Die Ermäßigung für zusätzliche Mahlzeiten ist nicht Teil des Preises.
  • Bei der Zimmerkategorie APP haben wir je nach Saison unterschiedliche Übernachtungspreise für den 4. und 5. Wir haben auch einen Rabatt von -20% für zusätzliche Verpflegung hinzugefügt.

Freinächte

In welchen Fällen die Buchung freie Nächte hat, können Sie hier festlegen. Sie können angeben, wie viele und welche Tage frei sein sollen, d.h. an welchen Tagen der Aufenthalt beginnt und an welchen er endet.

  • Text - Der eingegebene Text wird an den Tariftext angehängt. Dadurch wird deutlich, wie der Preis der Nacht zustande kommt.
  • Filter - Für welche Buchungen gelten die Gratisnächte? Definieren Sie die gewünschten Filter. Sie können Mindest- und Höchstaufenthalte, Zimmerkategorien, mehrere Zeiträume für das Gutscheinausstellungsdatum, das Buchungsankunftsdatum und einen Zeitraum, in dem die Buchung mindestens eine Nacht umfasst (im Hotel), kombinieren.
  • Freinächte zu Beginn und/oder am Ende des Aufenthalts - Sie können beide Felder ausfüllen. Der Preis für Unterkunft und Verpflegung ist für die ausgewählten Tage 0.
  • Die Gratisübernachtungen haben keinen Einfluss auf die Kurtaxe, falls Sie eine solche gewählt haben.

Im obigen Beispiel haben wir eine 7=6 Bedingung erstellt:

  • Der Aufenthalt muss genau 7 Nächte betragen. Wir haben die Min/Max-Optionen festgelegt.
  • Gilt für beide Zimmerkategorien, die Teil des Vertrags sind.
  • Gilt für Reservierungen, bei denen das Datum des Gutscheins zwischen dem 1. Januar und dem 31. März liegt.
  • Keine Einschränkung bezüglich des Anreisedatums.
  • Wir haben angegeben, dass die erste Nacht die ermäßigte Nacht ist.

Rabatte

Definieren Sie alle anderen Rabatte, die Sie auf Buchungen gewähren.

  • Text - Der eingegebene Text wird an den Tariftext angehängt. Dadurch wird deutlich, wie der Nachttarif zustande kommt.
  • Filter - Für welche Buchungen der Rabatt gilt. Definieren Sie die gewünschten Filter. Sie können zwischen einer Mindest- und einer Höchstaufenthaltsdauer, den Zimmerkategorien, mehreren Zeiträumen für das Ausstellungsdatum des Gutscheins, dem Ankunftsdatum der Buchung und einem Zeitraum, in dem die Buchung mindestens eine Übernachtung umfasst (im Hotel), kombinieren.
  • Was soll rabattiert werden - Unterkunft und/oder zusätzliche Verpflegung.
  • Anwenden auf - Sie können angeben, auf welche Aufenthaltsnächte dieser Buchungen der Rabatt angewandt werden soll. Nur die Nächte, die in den Zeitraum fallen, erhalten den Rabatt.
  • Es werden zwei Rabattmethoden unterstützt: 'Ohne Kumulation' und 'Mit Kumulation'.
    • Bei 'Ohne Akkumulation' wird der Rabatt auf den bisher berechneten Basispreis berechnet, ohne dass andere angewandte Rabatte berücksichtigt werden.
    • Bei 'Mit Akkumulation' wird der Rabatt berechnet, indem zunächst die zuvor angewendeten Rabatte abgezogen werden. Auf den resultierenden Betrag wird dann der Rabattprozentsatz angewendet. Dieses Modell erfordert eine konsistente Rabattberechnung, da jeder nachfolgende Rabatt von vorherigen Berechnungen abhängt. Die Reihenfolge der Rabatte wird durch das Feld 'Bestellnummer' bestimmt.
  • Rabattprozentsatz - geben Sie den Rabattprozentsatz ein.

Raten

Wie Sie die Preisbedingungen für den Vertrag festlegen, haben wir im ersten Teil besprochen. In diesem Teil werden wir uns mit der Darstellung des Vertrags in Form von Raten beschäftigen, die in Buchungen auswählbar sind. Speichern Sie den Vertrag und wählen Sie die Schaltfläche 'Raten' (oben rechts). Für diesen Schritt müssen Sie im Abschnitt "Zimmerkategorien und Verpflegung" nur die Zimmerkategorien und Verpflegung eingegeben haben. Das System schlägt Ihnen die Produktkombinationen (Raten) vor, die Sie auf dieser Grundlage erstellen können.

Sie sehen eine Tabelle. In dieser Tabelle sind alle Zimmerkategorien und Verpflegung des Vertrags kombiniert. Wenn die Tabelle leer ist, bedeutet dies, dass im Vertragsabschnitt "Zimmerkategorien und Verpflegung" keine Daten eingegeben wurden. Um die Raten zu erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen 'Vorschläge zum Hinzufügen von Raten' und klicken Sie auf 'Raten automatisch hinzufügen'. Das System wird versuchen, unter Berücksichtigung von Faktoren wie früheren Verträgen, gebräuchlichen Begriffen für die Namen der Tafeln und passenden Namen für die Zimmerkategorien automatisch die richtigen Raten zu erstellen.
  • Verwenden Sie nicht die Option 'Vorschläge zum Hinzufügen von Raten machen', wenn die automatische Option unter Ihren Umständen nicht gut funktioniert. Das System fügt Raten für alle leeren Positionen hinzu. Sie müssen die Zimmerkategorie, die Mahlzeiten und den Namen für jede Rate auswählen.
  • Mit Hilfe der Schaltfläche '+' können Sie eine Rate für eine bestimmte Kombination von Zimmerkategorie und Verpflegung hinzufügen. Bitte beachten Sie, dass Sie mehrere Raten für eine einzige Kombination aus Zimmerkategorie und Verpflegung hinzufügen können, z. B. für verschiedene Zimmerkategorien (Doppelzimmer Meer/Doppelzimmer Park).
  • Sie können eine Rate löschen, indem Sie auf die Schaltfläche '-' klicken. Die Rate kann dann nicht mehr in der Reservierung ausgewählt werden. Wenn die Rate bereits in einer Buchung verwendet wird, wird er gelöscht und aus der Buchung entfernt.
  • Über die Schaltfläche 'Stopp' kann der Verkauf der Rate gestoppt werden, er bleibt aber weiterhin verfügbar.

Wir haben bis zu zwei Raten für jede Kombination der Zimmerkategorien DBL/Pension hinzugefügt. Wir haben eine Rate für jeden Doppelzimmertyp in einem Double Park/Double Sea Hotel erstellt.

Nicht synchronisierte Raten

Wenn Sie Raten für Zimmerkategorien und Verpflegungsleistungen angelegt haben und eine Zimmerkategorie oder eine Verpflegungsleistung aus den Vertragskonditionen entfernen, erscheint ein neuer Abschnitt mit Raten, für die keine Preiskonditionen existieren. Sie können diese Raten löschen, anhalten oder verschieben. Sie können eine neue Kombination aus Zimmer- und Verpflegungsart auswählen, für die diese Rate gelten soll, indem Sie auf die Schaltfläche Verschieben klicken.

Speichern Sie Ihre Änderungen, wenn Sie mit den Raten fertig sind.

Die Firma (Reiseveranstalter), die Zimmerart und die Verpflegung wählen Sie in den Reservierungen aus. Die entsprechende Tarifkombination wird in der Tarifliste vorgeschlagen. Bei Double Sea/Double Park kann es mehr als einen Vorschlag geben.

Verträge kopieren

Sie haben die Möglichkeit des Kopierens der Bedingungen Ihres Vertrages und damit der schnellen Erstellung eines neuen Vertrages. Dies kann der Fall sein bei der Erstellung eines Vertrags mit demselber Firma für die neue Saison oder bei der Erstellung eines Vertrags mit einem anderen Firma mit denselben/ähnlichen Bedingungen. Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche 'Als Kopie speichern'. Es öffnet sich ein Fenster. Dort können Sie den neuen Vertragsnamen eingeben und die Firma auswählen.

Wichtig: Nur die 'Bedingungen' werden kopiert.‘Raten" werden nicht kopiert. Nach der Erstellung des neuen Vertrags müssen Sie diesen bearbeiten, um die neuen 'Raten' zu erstellen.


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