Депозитните фолиа са предназначени за да отразите предварителни плащания от клиентите. Те се поддържат за резервации, компании и мероприятия. След като отразите плащането може да закриете фолиото и да издадете фактура. В депозитното фолио не може да се начисляват услуги. Използваните услуги се начисляват в стандартни фолиа на резервации, компании и мероприятия. Сумите в депозитни фолиа може да се използват за плащане на услуги, начислени в стандартните фолиа. Остатъците в депозитните фолиа се следят в справките.
Създаване на депозитно фолио и регистриране на депозит
Независимо от депозитния модел, който сте избрали, стъпките по създаване на депозитното фолио и регистриране на самия депозит, са еднакви.
1.Депозитно фолио в резервация
- Намерете резервацията и я отворете за преглед;
- Изберете бутон “Добави депозитно фолио” в секция "Тарифи и фолиа";
- В новосъздаденото фолио изберете бутон “Ново плащане”(5) и въведете платената сума;
- Затворете фолиото за да издадете фактура, бутон “Издай->Затвори”(1);
Внимание: За да издадете фактура за депозита се изисква да имате предварително дефиниран шаблон за начисление към група приходи “Предварително фактуриран депозит”. Ако приемате депозити за услуги с различни данъчни ставки, трябва да подготвите отделен шаблон за всяка ставка. За повече информация прегледайте “Шаблони за начисление”
2. Депозитно фолио към компания
- Намерете компанията и я отворете за преглед;
- В секция “Фолиа” изберете бутон “Добави депозитно фолио”;
- Следвайте същите стъпки както при резервацията за да добавите плащане и издадете фактура.
3. Депозитно фолио към мероприятие
- Намерете мероприятието и го отворете за преглед;
- В секция “Фолиа” изберете бутон “Добави депозитно фолио”;
- Следвайте стъпките, описани по-горе за да добавите плащане и издадете фактура.
Операции с депозитни фолиа
Позволените операции с депозитни фолиа са:
- Анулиране на депозитно фолио - изпълнява се от екрана на фолиото, бутон “Издай->Анулирай”(4) - анулира цялото фолио и всички плащания в него;
- Сторно - може да се приложи само за закрити фолиа, изпълнява се от екрана на фолиото, бутон “Издай->Сторно”(3). Създава се корекционно(кредитно) фолио за пълния размер на депозита. За да активирате корекционно то фолио, изберете бутон “Издай->Затвори”(1). Отрицателно плащане трябва да бъде добавено в основното депозитно фолио. Използвайте опцията за сторно, когато трябва да върнете цялата сума на клиента и да издадете кредитно известие към фактурата, с която сте регистрирали депозита;
- Изравняване на депозита - може да приложите само за закрити фолиа, бутон "Издай->Изравняване на депозита"(2). Позволя издаване на корекционно фолио (положително или отрицателно). Функцията е активна само ако депозитното фолио не е балансирано, т.е. след затварянето му е добавено ново плащане (положително или отрицателно). Според вида на промяната (положителна/отрицателна), системата издава и приключва корекционно фолио, съдържащо начисление със съответния знак. Може да използвате функцията в случаите, когато се налага да възстановите част от сумата на клиента;
- Анулиране на плащане - ако сте сгрешили плащането, изберете бутон “Анулирай”(6) в реда на съответното плащане, в екрана на депозитното фолио;
Справки
За да може лесно да проследявате операциите с депозити и тяхното състояние, сме предвидили нужните отчети. Справките може да достъпите като от менюто за навигация изберете Справки->Всички справки. Информация за депозитните фолиа ще намерите в:
- Плащания - детайлна информация за плащанията, регистрирани в депозитни фолиа;
- Закрити Фолиа - детайлна информация за закрити депозитни фолиа;
- Закрити фолиа - обобщено - обобщена информация за закрити депозитни фолиа;
- Дневник „Депозити“ - детайлна информация за движението в депозитни фолиа;
- Trial balance - обобщена информация за движението в депозитни фолиа;
- Оставащи депозити - детайлна информация за налични суми в депозити фолиа.