Много често заедно с мероприятието също така предоставяте и настаняване за участниците. Тъй като обикновено това е голяма група от хора, която отнема повече време за организиране, потвърждението за това колко стаи ще бъдат необходими не идва веднага.
Чрез раздела "Блокове" в основното събитие може да създадете блокове хотелски стаи, които в зависимост от техните статусите или статуса на мероприятията, може да повлияят и намалят наличността на стаите
Важно: Функционалността "Блокове" е особено полезна за управление на големи групи, които желаят да отседнат във вашия хотел и не организират мероприятие.
Освен това можете да прикачите тарифа към блоковете със стаи, за да генерирате цялостна ценова оферта и да прикачите код, позволяващ на организаторите/гостите сами да резервират стая от блока за през BookDirect (ОРС).
Създаване на блок
За да създадете блок, натиснете зеления бутон "Редактиране" в раздела "Блокове" на страницата на мероприятието.
Ще бъдете пренасочени към таблицата с блокове, където може да създадете блоковете:
Може да създадете блок за тип стая по два начина:
- за целия период на мероприятието, като кликнете върху синята икона (1) до името на типа стая.
- може да зададете различни стойности за същия тип стая за различни дати, като кликнете върху всяка клетка поотделно (2) и редактирате колко стаи да блокирате за конкретната дата.
Забележка: В скобите виждате броя на свободните стаи.
Технически това е всичко, което е нужно, за да създадете блок. Просто запишете и докато статусът на блока е "Активен", съответният брой стаи ще бъде изваден от наличността и резервиран за това мероприятие.
Може да видите блоковете за всеки тип стая, показан в справка "Прогнозна заетост".
Тарифи в блока
Освен че може да създавате блок и евентуално да го преобразувате в резервация, модулът за блокове предоставя и някои разширени функционалности. Може да ги зададете, като кликнете иконката "моливче" под колоната "Тарифа/Име (Код)" (4) за съответния тип стая. Ще се отвори следният прозорец:
- Статус (1) - може да промените статуса на блока на "Опционално" или "Анулирано".
Важно: Различните блокове имат различни статуси, например блок за тип двойна стая може да бъде активен, докато един за тип апартамент може да бъде опционален.
Важно: Блоковете с "Опционален" статус няма да намалят наличността на типа стая. Освен това ако цялото мероприятие е със статус "Опционален" или "Контингент", блоковете могат да бъдат само опционални.
- Име (2) - може да въведете име за блока. Използва се само за вътрешни цели.
- Код (3) - въведете код за блока. Може да предоставите този код на организатора/гостите, за да го използват самите те за създаване на резервация през BookDirect (ОРС). Прочетете ТУК.
Забележка: Понастоящем всеки блок трябва да има уникален код. Използването на един и същ код за няколко блока не се поддържа в момента.
- Тарифа (4) - изберете тарифа, разпределена към блок. Чрез избирането на тарифа в блока, ще:
- позволите на организаторите/гостите, да резервират от самите блокове в BookDirect (ОРС) в съчетание с кода (3);
- имате прогноза на очакваните приходи в справката "Прогноза и темп на заетостта/приходите".
- можете да генерирате оферта, която включва ценообразуване на стаите;
- спестите време, когато ръчно конвертирате блокове в резервации, тъй като тази информация ще бъде автоматично прехвърлена към резервацията.
- Ръчна цена (5) - ако сте договорили конкретна цена за блока, която нямате в тарифата, може да приложите ръчна цена, която ще се използва вместо цената на избраната тарифа.
- Възрастни/Деца на стая (6) - въведете за колко възрастни + деца се прилага тази комбинация от тип стая и тарифа.
Допълнителни блокове за същия тип стая
Често може да имате нужда от два блока за един и същ тип стая. Например, организаторът може да иска оферта/блок за няколко двойни стаи при цена/тарифа за 2 лица и още няколко при цена/тарифа за 1 лице. Това би означавало, че имате нужда да добавите допълнителен блок за двойния тип стаи с цени/тарифа/код за 1 лице. За да го направите, просто изберете бутон "+Блок" в дъното на таблицата и пристъпете към добавянето на блока.
Вече знаете как да създавате блокове, прилагате тарифи и кодове и много други операции. Моля, уверете се, че също сте прочели MICE - Превръщане на блокове в резервации, за да се научите как да превръщате блокове в резервации и как гостите могат сами да резервират, а ето и допълнителна информация - MICE - Документи за мероприятие, за да видите как информацията за блоковете е представена в документите за мероприятие (както вътрешни, така и предназначени за гостите).